Сортировка и поиск данных

Электронные таблицы позволяют осуществлять сортировку данных, то есть производить их упорядочение - по возрастанию или по убыванию.

Сортировать можно числа, текст, даты, логические значения. При сортировке по возрастанию текст выстраивается в следующем порядке: числа, знаки, латинский алфавит, русский алфавит.

При сортировки необходимо выделить столбец, по которому проводится сортировка, вместе со связанными с ним данными. Если в столбце, по которому проводится сортировка, имеются одинаковые значения, задается сортировка по второму столбцу (вложенная сортировка). Тогда ячейки, имеющие одинаковые значения по первому столбцу, будут упорядочены по второму. (Данные -Сортировка).

В электронных таблицах можно осуществлять поиск данных (строк) в соответствии с заданными условиями. Такие условия называются фильтром. В результате будут найдены те строки, которые удовлетворяют условию. (Данные - Фильтр - Автофильтр, Данные - Фильтр - Расширенный фильтр).

Построение диаграмм и графиков

Excel дает возможность представлять информацию не только в виде таблиц, но и в виде диаграмм, которые отображают данные нагляднее, облегчают восприятие и помогают при анализе и сравнении данных.

Изменение данных в таблице приводит к изменению диаграммы и наоборот

Диаграммы могут быть различных типов (линейчатые, круговые, точечные, кольцевые и др.) Очень важно правильно подобрать тип создаваемой диаграммы. Например, линейчатые диаграммы обычно используют для сравнения по нескольким признакам, гистограммы - для наблюдения изменений во времени, круговые диаграммы наглядно отображают отношение частей и целого.

Диаграммы можно строить на одном листе с исходной таблицей, либо на отдельном рабочем листе. В этом случае листы называются Диаграмма1, Диаграмма 2 и т.д.

Создавать диаграмму можно с помощью Мастера диаграмм, который по шагам с помощью диалоговых окон помогает выбрать все необходимые параметры.

Внедренная на рабочий лист диаграмма может находиться в режимах:

• Просмотра - диаграмма выделена по периметру прямоугольником;

• редактирования - диаграмма выделена по периметру прямоугольником с маленькими квадратиками - маркерами.

Редактирование диаграммы - это изменение ее положения на листе, размера, типа, изменение текста и шрифта, добавление и удаление данных, легенды и т.д. В диаграмме можно выделить и самостоятельно обрабатывать различные ее компоненты. Редактируют диаграмму с помощью панели инструментов Диаграммы или использовав контекстно-зависимое меню, вызываемое правой кнопкой мыши.

Построение графиков - частный случай построения диаграмм. Графики выбирают в тех случаях, когда необходимо отобразить изменение данных за равные промежутки времени.

Нарисовать и подписать.

Область диаграммы: название диаграммы, название осей, легенда, область построения. Легенда: элемент легенды, ключ легенды. Область построения: ось У, ось Х, ряды данных, метки данных

Списки в Excel

Данные на рабочем листе можно представлять в виде списка. Список состоит из строк с однотипными данными (например, перечень сотрудников отдела, в котором столбцы имеют соответствующие имена: ФИО, адрес, Сумма к выдаче и т.д.). Такой список данных о сотрудниках называют базой данных. В БД строки называют записями, столбцы - полями.

В списках можно автоматически подсчитывать разнообразные итоги по группам записей - промежуточные итоги, и по всему списку в целом - общий итог. (Например, в списке сотрудников большого предприятия подсчитать сумму денежных средств, необходимую на зарплату сотрудникам по каждому отделу - пром. итог и по всему предприятию - общий итог). Для этого используется команда Данные-Итоги. Подводить итоги можно только по отсортированным спискам.

Excel предоставляет возможность объединять и связывать рабочие листы или файлы электронных таблиц таким образом, чтобы в результате ввода значений в одну таблицу изменялось содержимое другой таблицы, а выполнение вычислений в одном файле приводило бы, например, к выдаче сообщений в другом.

Объединять листы рабочей книги можно с помощью консолидации электронных таблиц, а также созданием сводных таблиц с помощью Мастера сводных таблиц.

Консолидация позволяет объединять данные из нескольких исходных листов в одном итоговом листе. При этом могут быть использованы различные функции: суммирования, расчета среднего значения, подсчета максимального и минимального значений и др. Часто при консолидации создаются связи с исходными данными, при этом консолидированные данные на итоговом листе будут автоматически обновляться при внесении изменений в исходных таблицах (Данные-Консолидация).

Мощный инструмент для обработки больших списков данных - Мастер сводных таблиц. С его помощью можно создать сводную таблицу на основе нескольких исходных таблиц, при этом выбрать поля для будущей таблицы, ее строение, тип вычислений, а также сразу выполнить сортировку, фильтрацию, консолидацию и подвести итоги (Данные - Сводная таблица).