Лекция №17

Архив электронных документов

Понятия "электронный архив", "архив электронных документов", их функции пока не получили должного освещения в литературе.

В специализированных изданиях, посвященных проблемам информатизации, под "электронным архивом" понимается в узком смысле - базы и хранилище данных, системы резервного копирования, библиотеки носителей электронной информации."*1 Термин "архивирование" вызывает устойчивые ассоциации с уплотнением электронных данных на машинном носителе при помощи специализированной программы. Архив - место, где располагаются документы, вышедшие из оперативного использования. О других функциях и задачах архива они даже не задумываются.

Архивисты, касаясь вопросов хранения и использования ЭД, не раскрывают понятие "архивирование ЭД", вероятно, как само собой очевидное. Между тем содержательное наполнение этого понятия имеет вполне конкретное теоретическое, методическое и практическое значение. Оно выражается в формах организации работы с ЭД в архивах, в последовательности и специфике проводимых операций и процедур.

Архивирование электронных документов архивисты определяют как практическое воплощение применительно к этому виду документации принципов и методов, выработанных в отечественном архивоведении, по отбору и организации документов, подлежащих долговременному и постоянному архивному хранению, обеспечению их сохранности, системе научно-справочного аппарата, организации их всестороннего использования, а также совершенствование организационных и структурных форм архивных учреждений. В более широком смысле целью архивирования ЭД является обеспечение условий, при которых по истечении длительного времени пользователям будут гарантированы доступ к общественно значимым электронным документам и их юридическая сила. При этом "обеспечение доступа" следует трактовать как систему мер, направленных на отбор, учет, описание, поддержание читабельности и предоставление ЭД в разрешенное пользование, а "обеспечение юридической силы" - как гарантию аутентичности проведенных с ЭД преобразований.

В методическом отношении архивирование ЭД предполагает рассмотрение следующих вопросов: организационные формы и типология государственных архивов электронной документации; экспертиза ценности ЭД и комплектование ими архивов; фондирование ЭД; их систематизация и учет в архиве; описание и составление ПСА; обеспечение сохранности как самих документов, так и машинных носителей, на которые они записаны; формы использования архивной электронной документации.

Таким образом, анализ литературы показывает, что специалисты в области информатики под архивированием понимают уплотнение "сжатие" файлов с целью экономии места на материальном носителе информации (дискете, диске и т.п.).

Архивисты же под архивированием понимают создание "электронных архивов", обеспечивающих хранение и использование электронных документов.

Появление ЭВМ и магнитных носителей информации практически сразу поставили вопрос о долговременном хранении как обрабатываемых данных, так и результатов их обработки. На Западе первые архивы машиночитаемых данных появились еще в начале 1960-х гг.; в СССР с середины 1970-х гг. данные хранились в вычислительных центрах ведущих министерств и ведомств. В настоящее время архивы электронных документов - вполне сложившиеся институты, входящие в состав архивных служб наиболее развитых стран мира.

Специфику электронных документов и специфику их хранения, отличного от хранения бумажных материалов, архивисты осознали не сразу. Отношение к машиночитаемым данным изменялось и развивалось параллельно и под воздействием изменения и развития самой электронной техники. В то же время широкое обращение электронных данных в делопроизводственной практике и общественной жизни, их усложнение и административная значимость совершенно изменили представления о функциях, структуре и ответственности архивов. Понимание этого пришло не сразу, а в ходе многолетних дискуссий, которые велись и ведутся практически по всем аспектам деятельности архивов.

Поначалу все казалось предельно простым. В 1960-х годах машиночитаемые документы появлялись в результате работы "больших" ЭВМ и представляли собой взаимосвязанный комплекс, состоящий из первичных данных, программ управления данными и результатов их обработки. Данные записывались и хранились на магнитных дисках или, чаще всего, на магнитных лентах. Так как в документоведении того времени под "документом" подразумевался материальный носитель данных (бумага, кино- и фотопленка, магнитная лента, перфокарта и т.п.) с записанной на нем информацией, то архивы, которые первыми начали прием на хранение машиночитаемых данных, сосредотачивались на проблемах, связанных с носителями такой информации: сохранением их для будущего, т.е. обеспечением необходимых физических условий. Они попросту переносили на электронные документы методики хранения, апробированные при хранении документов на бумажных или фотоносителях. "Поскольку архивы не имели необходимого оборудования для работы с такой информацией, они должны были прибегать к внешним услугам, - вспоминает Стефан Фогельвик из Стокгольмского городского архива. - В этой ситуации не удивительно, что "сохранение носителей", согласно правилам инструкций, что делать и как хранить катушки с пленкой, стал более острым вопросом для архивов, чем содержимое файлов".*1

Очень быстро выяснилась бесперспективность такого подхода. Необходимость обращения к архивированным машиночитаемым данным в ходе решения административных задач вынудила архивистов вспомнить, что, кроме сохранения документов, в функции архива входит обеспечение доступа к ним. С этих пор создание условий для быстрого поиска информации становится приоритетным при подготовке машиночитаемых данных для долговременного хранения. Описание должно было содержать данные о данных и о контексте создания документа, которые позволяли бы не только облегчить поиск документов (т.е. описывать содержимое файла и административный контекст его создания), но и, что не менее важно, раскрыть их технологическую составляющую (тип компьютера, язык программирования, количество и названия переменных, типы данных и их характеристика и т.п.), чтобы облегчить воспроизведение информации в приемлемой для человека форме. Оснащение архивов компьютерами способствовало адаптации западных архивистов к новым условиям труда.

Типичный архив машиночитаемых данных 1960-1970-х гг. представлял собой специализированное хранилище. В задачи его сотрудников входило обеспечение сохранности магнитных носителей, описание поступающих материалов и поддержание их в читабельном состоянии, т.е. периодическое переписывание их на новые магнитные носители. Штат архива зависел от объема и сложности работ и в него входили не только профессиональные архивисты, но и техники, и квалифицированные программисты.*1

_____

Приблизительно с середины 1970-х гг. западные архивы машиночитаемых данных вступили во второй этап своего развития, который ознаменовался "тихим", "ползучим" кризисом. Он был вызван все более ускорявшимся темпом развития информационных технологий и сменой технологических парадигм. С каждым годом рынок пополнялся все большим количеством разнообразного компьютерного оборудования и функционально специализированных программ, росла мощность компьютеров, появлялись целые отрасли технологий. Наконец, в начале 1980-х гг. западные страны охватила "лихорадка" микрокомпьютерной революции.

Все это сделало неизбежным стремительное переоснащение информационных центров коммерческих и государственных организаций. Новые возможности - высокопродуктивные машины и программы, локальные и глобальные сети, модемная связь, сканирование, обработка оцифрованных образов и т.п. - породили уверенность во всесилии информационных технологий. Идеи о безбумажных "офисах будущего" казались вполне реальными и легко осуществимыми.

Эйфория продолжалась до тех пор, пока не выяснилось, что продолжавшаяся смена технологий не обеспечивает преемственность в воспроизведении машиночитаемых записей, сделанных ранее. Без дополнительных (и порой, существенных) материальных и интеллектуальных затрат не только программное обеспечение, но и компьютерное оборудование не позволяло читать электронные документы, созданные в 1960-1970-х гг. Известен случай, когда американские архивисты попытались ознакомиться с данными по переписи населения 1960 г., хранившимися на магнитных носителях. Оказалось, что эти данные могли быть прочитаны только с помощью двух компьютеров, один из которых находился в США, а другой - в Японии.

Модель архива машиночитаемых документов, основанная на поддержании данных в оригинальном формате в единстве с оригинальной операционной средой и программами управления, перестала отвечать целям долговременного хранения. Рано или поздно это ощутили архивные учреждения большинства стран.

Озабоченность архивистов судьбой электронных данных вскоре разделили специалисты по компьютерным технологиям. Вместе была разработана концепция хранения документов в программно независимых форматах, т.е. хранение содержимого документов в отрыве от конкретного программного продукта. Для этого, например, числовые данные преобразовывались в так называемые "плоские файлы" путем удаления любых иерархических или реляционных отношений, полей с переменной длиной, специальных кодов формата и т.п. Содержание текстовых файлов записывалось в виде текста без всяких структурных или логических отношений. Проблема совместимости и преемственности форматов, конечно, оставалась, но ее острота снижалась, так как вопрос сводился к выбору одного или нескольких наиболее распространенных стандартов. Обсуждением преимуществ и недостатков ряда национальных и международных стандартов архивисты занимались на протяжении 1980-х и в начале 1990-х гг. Наиболее приемлемым стандартом хранения как числовой, так и текстовой информации во многих европейских и американских архивах был признан ASCII (American Standard Code for Information Interchange).

Практически все архивы машиночитаемых документов, существовавшие на начало 90-х гг., строили свою работу уже на принципах хранения данных в программно независимых форматах.*1 Однако ряд архивов пошел по несколько иному пути: преобразование данных в форматы, используемые в архиве на момент приема, и последующее их преобразование в более современные форматы при обновлении машинного парка архива.

Хранение данных в программно независимом формате, лишь отчасти смягчило проблему совместимости. В конце 80-х гг. обозначился новый кризис в развитии электронных архивов, который был вызван очередным прорывом в области информационных технологий.

Восьмидесятые годы стали рубежными в развитии электронного документооборота. Компьютеры становились все более компактными и дешевыми. Новое программное обеспечение, типа текстовых процессоров и электронных таблиц, сделали их доступными и полезными для широкого круга пользователей. Частные и правительственные организации "все чаще стали внедрять автоматизированные системы управления документооборотом (СУД). Появились

комбинированные, географические информационные, мультимедийные и т.п. компьютерные приложения, в которых одновременно можно было осуществлять вычисления, проводить обработку текстовой или графической информации. Документы, созданные в таких программах, являлись результатом сложных взаимосвязей записей разных форматов. Нарушение этих взаимосвязей нарушало целостность документа, что часто делало невозможным его воспроизведение на мониторе и при распечатке. Таким образом, содержание документа напрямую зависело от структуры составляющих его элементов, а сохранение документа означало поддержание этой структуры.

По мере того, как компьютерные приложения выполняли все большее количество административных процедур, производимые ими электронные записи приобретали большее сходство с традиционными документами и меньшее с числовым файлами данных. Наконец, когда производители предложили программы, выполняющие функции электронных замков, печатей и подписей, электронные документы получили последние атрибуты, гарантирующие подлинность информации. В правительственных кругах вновь заговорили о наступлении "эры безбумажного делопроизводства". В 1987 г. в докладе Национального архива США о воздействии компьютерных систем на практику делопроизводства отмечалось, что "в пределах нескольких лет большое количество записей будут сохраняться только в электронной форме". Когда в 1993 г. Министерство обороны США приступило к разработке собственной СУД, предполагалось, что к 2003 г. практически все документы ведомства будут храниться в электронном виде.*2

С самого начала внедрения СУД в административно-управленческие системы архивисты столкнулись с ограничениями применявшихся методов для архивирования циркулировавших в них документов. Документы стали настолько сложными, что сохранение их содержимого в программно независимых форматах стало недостаточным и даже бессмысленным без сохранения их оригинальной структуры, делопроизводственного, административного и юридического контекстов. Снова актуальными оказались такие традиционные архивные концепции, как происхождение и связывание документов в деловых процессах, пришло понимание того, что "необходимо сохранять оригинальную структуру информации, иначе можно потерять событийную ценность документа".*1 Электронные документы стали рассматриваться как единство содержания, структуры и контекста, каждое из которых должно быть некоторым способом сохранено. Архивисты и разработчики информационных систем теперь должны были заботиться о целостности и подлинности электронных документов в той же мере, как о сохранности их содержания.

_____

Другой отличительной чертой третьего, современного этапа развития архивов электронной документации на Западе - включение архивистов в группы разработчиков новых информационных систем. В США подобная практика существует уже около десяти лет. Так, например, при разработке упоминавшейся СУД для Министерства обороны США в проектную группу входили специалисты из Центра электронной документации Национального архива США, Международного совета по архивам, Комитета по электронным документам, Департамента архивоведения (archival studies) университета Британской Колумбии (Канада).*1 В Дании и Канаде национальные архивы активно участвуют в разработке законов и инструкций, регулирующих делопроизводство в стране, и в обсуждении программных и технических стандартов .

Если же говорить о влиянии информационных технологий конца 1980-х гг. на концепцию и модель электронных архивов, то первым фактором, приведшим к их пересмотру, стало появление оптических дисков. Обладая плотностью записи, сравнимой с магнитными лентами, оптические диски не требовали особых условий для своего хранения, а, самое главное, были несравненно более долговечны.*1 Отпадала необходимость технического обслуживания носителей машиночитаемой информации. Стоимость организации и содержания электронного архива резко снижалась, что не могло не способствовать их распространению.

Одновременно с этим концепция специализированного национального архива машиночитаемых, документов становилась архаичной, так как появилась возможность хранить их в там же, где находятся бумажные документы фондообразователя. Этим самым восстанавливались изначальные принципы комплектования архивов - принцип происхождения документов и неделимость архивного фонда. Уже в 1988 г. на Международном конгрессе архивов в Париже звучали выступления в поддержку именно такой модели хранения машиночитаемых данных.*1 Сегодня же это распространенная точка зрения, по крайней мере среди тех архивистов, кто поддерживает концепцию централизованного хранения электронных документов.

Современный уровень компьютеризации "традиционных" западных архивов позволяет принимать на хранение документы на оптических дисках. В этих условиях роль уже существующих архивов машиночитаемых данных может свестись к роли передаточного звена между организациями и "традиционными" архивами. Они превратятся в специализированные информационные центры, где будет проводиться обработка электронных документов и их подготовка для использования в архиве: контроль качества, перевод в современные форматы, описание, запись на оптические диски и т.п.

Однако не все архивисты согласны, что развитие архивов машиночитаемых данных пойдет именно по такому пути. С начала 1990-х гг. значительную популярность приобрела концепция распределенных электронных архивов. Суть ее состоит в том, чтобы документы хранились в тех организациях, которые их создали. На организации после проведения экспертизы ценности и отбора электронных документов (под контролем национального архива) возлагались бы обязанности по хранению, обслуживанию и обеспечению доступа к ним. Архивные учреждения превращаются при этом в органы, хранящие информацию о местонахождении документов и выполняющие функции по контролю за их сохранностью и доступу к ним.

Идея распределенных архивов возникла в связи с поисками новых способов архивирования электронных данных. Как уже отмечалось, прежние методы, ориентированные на переформатирование электронных записей в программно независимые форматы и хранение их как плоских файлов, оказались недейственными. Чтобы хранить новые виды документов, архив должен иметь возможность воспроизводить их структуру и связывать ее с первоначальным контекстом. Это требует постоянного хранения того программного обеспечения, в котором документ был создан, или перенесение документа в другое программное обеспечение, которое может обеспечить те же самые функциональные возможности, как и первоначальное. Итак, для того, чтобы организовать надежное и постоянное хранение электронных документов, архив должен или превратиться в музей устаревающей техники и программных средств, или обеспечить миграцию документов в новые компьютерные системы.

Создание музеев аппаратных и программных средств обсуждается архивистами давно, но обычно откладывается как слишком дорогой проект. Дорогим кажется не только приобретение и поддержание в рабочем состоянии разнообразной техники и программ, но и содержание штата уникальных специалистов-техников. К тому же такая модель архива не решает проблемы доступа к информации: ее все равно придется конвертировать в современные форматы. Поэтому миграция электронных документов из старых программных продуктов в современные, большинство архивистов рассматривает как единственную возможность сохранения документов на срок более 10 лет.

Необходимость миграции документов поставила вопрос о замене концепции "постоянной ценности документов на магнитных носителях" на концепцию их "долговременной ценности". По мнению Ч. Доллара, "хранение машиночитаемых данных требует перевести усилия архивистов с обеспечения сохранности носителей информации на обеспечение читабельности", которая может быть достигнута "путем периодического перекопирования документов, обеспечивающего прочтение средствами ныне существующей технологии и техники".*1 Превращая оригинал, имеющий "долговременную ценность", в так называемую имитационную копию, мы продлеваем жизнь электронного документа гораздо дольше, чем сохраняя его на "постоянных" магнитных носителях.

_____

Предлагаются несколько подходов к миграции документов. Один из них основывается на использовании в офисных системах стандартов, широко распространенных на рынке информационных услуг. Другой способ связан со скорым внедрением стандартов так называемых открытых систем.*1 Третий рассматривает возможность появления специального программного обеспечения по архивированию документов.*2 Наконец, в качестве варианта, альтернативного хранению документации в электронном виде, предлагается СОМ-технология (Computer Output Microfilming) - перевод документов на микро-формы.

При выборе любого варианта хранения электронных документов процедуры по их миграции, как считается, будут весьма не дешевы и доступны не всякому архиву. Именно с этих позиций начался пересмотр основополагающей архивной концепции централизованного хранения электронных документов. На этой позиции стоит Ч. Доллар, который считает, что "машиночитаемые документы будут приниматься на централизованное хранение лишь в случае отказа организаций, их создавших, от дальнейшего хранения и перевода на новые технологии".

Приводятся и другие аргументы в пользу распределенных архивов электронной документации: экономическая нецелесообразность дублирования программного обеспечения в централизованном архиве и в организациях; готовность создателей электронных документов хранить свои документы в течение длительных периодов времени при условии ясной юридической ответственности; создатели электронных записей обладают несравненно большими знаниями относительно их содержания, структуры и контекста, чем архивисты, а потому смогут более квалифицированно проводить экспертизу ценности и трансформации с документами.*1 Утверждается также, что густая сеть современных телекоммуникаций обеспечивает возможность надежного удаленного доступа к хранилищам электронной документации. "В электронной среде не имеет значения, где и кем хранятся данные, - отмечает Питер Доорн из Нидерландского архива машиночитаемых данных по истории (Netherlands Historical Data Archive). - Главное, чтобы было известно, где они находятся".*2

_____

Однако у концепции распределенных архивов оказалось немало противников. Они приводили свои доводы в пользу централизованного хранения электронных документов. Кеннет Тибодо (Национальный архив США) высказал сомнение относительно целесообразности хранения электронных записей их первоначальными владельцами, которыми они легко могут быть изменены или стерты.*1 Высказывались сомнения в способности организаций обеспечить свободный доступ к машиночитаемым данным.*2 Восторги по поводу возможностей Internet уместны также далеко не всегда и не везде. Если даже опустить проблему несанкционированного доступа через Internet к засекреченной информации, то возможности организации распределенного архива ограничиваются качеством, разветвленностью и стоимостью национальной электронной инфраструктуры. Это замечание в полной мере относится к России. В целом, сторонники традиционной централизованной модели электронных архивов едины в том, что концепция распределенного хранения преждевременна.

_____

Отражая выпады оппонентов, Маргарет Хедстром, например, доказывает, что "идея децентрализованных архивов с разделенной ответственностью за хранение между первоначальным владельцем и архивной службой не является отказом от ответственности со стороны архивов". Если архив принимает подобную стратегию, то важно изначально установить четкие границы при определении форматов хранения, конкретных хранителей и их ответственности.

Некоторые американские архивисты отстаивают идею распределенных электронных архивов в связи с пересмотром представлений о жизненном цикле электронных документов. Вместо традиционного двухфазового цикла бытования (оперативное использование и "неактивный" период существования в архиве) для документов предлагается "непрерывный жизненных цикл". В основе этой концепции - убеждение, что условия современной административной практики и менеджмента делают подобное деление документов ненужным. Если раньше управленцы стремились избавиться от отслужившей документации и лишь незначительную ее часть отправляли в архив, то теперь залогом успеха считается оперативное получение информации, в том числе и архивной. Само понятие "неактивный" документ становится анахронизмом, так как потенциально все хранящиеся документы имеют оперативную ценность.

Идеи "непрерывного" жизненного цикла и распределенного хранения электронных документов легли в основу исследовательского проекта, который разрабатывался в 1993-1996 гг. в Питтсбургском университете (США) группой под руководством Ричарда Кокса и при деятельном участии Дэвида Бирмана. Преимущество концепции "непрерывного" жизненного цикла Дэвид Бирман видит в том, что она позволяет миновать работы, связанные с организацией доступа, обработкой и описанием документов после их миграции, а значит позволяет обойтись без специализированного архивохранилища. Все операции по управлению, трансформации, описанию и архивированию информационная система производит автоматически по заранее сформулированным (в том числе и архивистами) сценариям. Таким образом, обеспечивается возможность долговременного хранения документов в руках их первоначальных владельцев. Такая модель распределенного архива должна удовлетворить всех: управленцы оперативно получают необходимые справки, а архивисты осуществляют дешевое и квалифицированное хранение электронных данных.

Канадские исследователи подвергли сомнению методологические основы концепции "непрерывного жизненного цикла". С их точки зрения, эта концепция игнорирует четыре фундаментальных вопроса управления документами в долгосрочной перспективе. Во-первых, какая-то классификация документов по степени "активности" все равно должна существовать, так как необходимо сохранять контекст завершенных делопроизводственных процессов. Если документы будут мигрировать из одного "дела" в другое, то невозможным окажется формирование и описание устойчивых единиц хранения. В новый делопроизводственный процесс должен включаться не сам документ из "стабилизировавшегося дела", а лишь копия или ссылка на него. Во-вторых, существует определенная специфика архивного описания документов для облегчения последующего их поиска. Часто важно учитывать исторический контекст бытования документов и организаций, создавших их. Подобным образом документы описывают на уровне серий (описей, подфондов) или выше. Ни одна информационная система не справится с такой задачей. Ее решит только специалист. В третьих, принципы отбора документов. Первоначальный владелец документов стремится провести отбор, исходя из своих "узковедомственных" интересов, а их социальную или историческую значимость может не учесть. В четвертых, функции обеспечения доступа и распространения документов совершенно не свойственны создателям документов - у них другие задачи .

Л. Дуранти и ее коллеги отстаивают традиционную концепцию жизненного цикла электронных документов. "Сегодня функции хранения в большей степени, чем когда-либо, должны находиться в компетенции профессиональных архивистов", - утверждают они. Главный аргумент, к которому они прибегают - необходимость поддержания аутентичности электронных документов.

Действительно, смысл хранить документы имеется только в одном случае: если есть твердые гарантии их подлинности. В условиях, когда ни один электронный документ не может существовать в оригинальной форме более десятка лет и его формат должен постоянно модернизироваться, характер проводившихся процедур и, подтверждение подлинности документа должны каждый раз тщательно протоколироваться. Лучше всего с этой задачей справились бы профессиональные архивисты. "Повседневная передача документов в компетентное архивное учреждение, обладающее исключительными полномочиями и возможностями хранения "неактивных" документов, - считает Л. Дуранти, - является существенным условием для обеспечения их аутентичности..." Кстати, в этом с ней согласны многие европейские специалисты.

_____

Канадские исследователи оставили открытым вопрос о форме организации электронного архива: централизованной или распределенной. По их мнению, все зависит от конкретных условий. Главное, чтобы архивированием занимались профессиональные архивисты. Только такой подход обеспечит аутентичность "неактивных" документов и сделает их непредвзятыми источниками, в которых нуждается общество.

Итак, несмотря на свою короткую историю, электронные архивы проделали длинный путь от незначительных организаций до крупных научных институтов и стали действенным инструментом государственной информационной политики. И дело здесь не в размерах архивов, а в их влиянии на формирование информационной среды. Независимо от модели организации электронных архивов реалии современного компьютерного мира меняют представление об их вспомогательном значении в административном управлении. Архивы перестают быть просто физическим местом средоточия информации. Они накапливают опыт административных, финансовых и юридических условий хранения и использования информации, вмешиваются в разработку компьютерных систем и стандартов электронных данных. От того, насколько успешно архивы справятся со своими новыми обязанностями, зависят не только возможности историков XXI века объективно судить о нашем времени, но и способность общества адаптироваться к кардинальным изменениям информационной среды.

Современное состояние и тенденции развития информационных процессов в делопроизводстве и архивах нашли отражение в ряде аналитических материалов последних лет.

Проблемы работы архивистов с новыми документами (собирательное понимание ЭД, обозначаемых в настоящее время по-разному: машиночитаемые документы-МЧД, документы на магнитных носителях-ДМН, технотронные документы, виртуальные документы) имеют уже более чем 30-летнюю историю. В наиболее концентрированном виде применительно к мировому опыту они отражены в работе Кристин Нугаре.*1 Каждая страна проходит свой путь внедрения информационных технологий в делопроизводство и архивное дело. Общие проблемы работы с ЭД при этом приобретают определенную специфику с точки зрения остроты проявления и характера решений.

В нашей стране вопрос о хранении МЧД был поставлен на нормативную основу в 1980 году. Постановление Правительства СССР от 4 апреля 1980 г. N 274 указало на включение в состав ГАФ СССР документов, созданных средствами вычислительной техники, имеющих политическое, научное, народнохозяйственное, социально-культурное или историческое значение. "Положение о Государственном Архивном фонде СССР" (1980 г.) и "Положение о порядке отбора, приема на хранение и выдаче потребителям документов, созданных средствами вычислительной техники" (1983 г.) отражали основные нормативные и технологические параметры комплектования архивов данными документами. Технология работы с документами ВЦ (именно они в то время являлись источниками комплектования архивов МЧД) была разработана ЦГАНХ СССР.*1 В конце 80-х - начале 90-х годов ВНИИДАД и РНИЦКД подготовили ряд работ по отбору МЧД научно-технического профиля.*2 Современный период характеризуется расширением применения ЭВТ в делопроизводстве*3 и как следствие повышением внимания к отбору ЭД на хранение.*4

Особенности ЭД - основа специфики рассмотрения вопроса об источниках их комплектования. В соответствии с действующим стандартом источник комплектования - юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.*1 Данное определение имеет смысл только при централизованном хранении (см. п. 3.3.2.2).

При распределенном хранении, когда архив только учитывает ЭД, контролирует их сохранность и доступность в организации-создателе, определение потребует пересмотра. Создание промежуточных центров с более или менее широкими функциями (только перезапись информации или еще, например, использование) на понимании "источник комплектования" не отразится. Главным критерием определения источников комплектования остается функционально-целевое назначение организации. К пониманию данного положения пришли и зарубежные архивисты.*1 Параметры оценки АС*2 могут иметь значение только при выборе организации из числа однотипных (групповой прием). Ценность определенных задач или отдельных ЭД может привести к их приему, возможность которого в настоящий момент считается приемлемой.

Вопрос об определении модели хранения ЭД (раздел 3.2) основан на возможности передачи сведений не только из БД, хранящих первоначальный массив. Межорганизационная и межгосударственная передача информации рождает новое представление о сети информационных организаций, к числу которых относятся и архивы. Не касаясь технических и технологических аспектов данного вопроса, обратимся к содержательному и правовому.

Представление об едином мировом архивном информационном пространстве можно считать сложившимся.*1 При этом возникают аспекты: безопасность страны с точки зрения соблюдения гостайны; право собственности на информацию; конфиденциальность информации и др. С точки зрения отбора они подчеркивают важность правовых отношений архивов и организаций - источников комплектования. Механизм уже существует - договоры (соглашения) сторон с указанием всех особенностей приема ЭД.

В основу распределения документов по сети архивов России положен профиль архива. С учетом зарубежного и отечественного опыта*1 можно было бы предположить создание специализированного архива (архивов) ЭД, хранящих определенные отраслевые базы данных (статистические, научные, медицинские и др.). Однако, расширение создания АС делает данное положение нереальным. Вопрос встает в знакомой по зарубежному опыту плоскости (централизованное хранение в государственных или муниципальных архивах) или распределенное хранение (в организациях - создателях документов). Условия нашей страны и история архивного дела России позволяют прогнозировать сочетание этих двух моделей на первом этапе приема ЭД. В будущем "виртуальном архиве", как узловом пункте, контролирующем информацию о документах и их использование с гарантией достоверности и доступности,*2 явно будет "работать" принципиально иная модель архивной системы как таковой.

Сложившееся уже представление об общих и специфических критериях оценки ЭД, связано с отбором НТД. Применительно к управленческой документации отечественные и зарубежные архивисты едины во мнении о применении содержательных (информационных) и технических критериев. Зарубежные архивисты привлекают для оценки ЭД еще и возможность использования ЭД как свидетельство в судебном процессе, требования отечественного и международного авторского права, законодательные ограничения на публикацию (т.е. использование документов), а также читабельность, взаимосвязь файлов, функции и роль документа.

Критерии оценки ЭД группируются по-разному, так Д.Робертс предложил четыре группы критериев: 1) незначительно отличающихся от традиционных; 2) оценивающие документы в соответствии с ролью, которую они играют в АС; 3) определяемые характером носителя информации; 4) направленные на установление ценности информации с точки зрения возможности ее повторного использования и обработки независимо от первоначальной цели.*1 В целом же эта группировка является детализацией указанных выше содержательных и технических критериев. Первые (информационные), по мнению зарубежных авторов, включают: уникальность информации или формы ее представления; важность информации; пригодность для обработки; уровень агрегации; пригодность для связи с другими документами.*1 Анализ показывает явную необходимость работы в области состава и трактовки данных параметров, что, в целом, соответствует классическим представлениям о развитии и интерпретации критериев ценности. Технические критерии, как нам представляется, сформулированы достаточно четко.

_____

Особое место среди критериев занимает подлинность, трактуемая в литературе еще и как достоверность, аутентичность. Специфика данного критерия применительно к ЭД в том, что он стал основой существования ЭД на всех этапах "жизненного цикла". Причем практическое решение задачи дадут специалисты в области программирования, математики, информатики, техники. Задача же архивистов - обратить внимание на данный аспект, проконтролировать его отражение в нормативных документах, программах и т.д. Проблема достоверности информации ранее архивистами не рассматривалась, так как являлась предметом анализа источников в ходе их использования.*1 Применительно к ЭД понятия подлинник, оригинал, дубликат, копия требуют специального рассмотрения (раздел 1.2) документоведами и технологического решения в АС.

_____

Представление об уровнях агрегации информации знакомо всем архивистам. В нашей стране оно связывалось с проблемой повторяемости документной информации.*1 Имеет ли она специфику применительно к ЭД следует еще изучать. Предпринятое в середине 90-х годов исследование массовой документации уже учитывало наличие документов на нетрадиционных носителях и работу с ними в автоматизированном режиме.*2 Уже практически воплощается в практику прием образцов документов как результат выборки первичных массовых данных(документов).*3 Совершенно очевидно, что первичная массовая документация составит большую часть баз данных. Это не исключает, по нашему мнению, и прием сводной документации (тем более, что возможности современной техники позволяют это сделать).

_____

Подробно об описании ЭД в делопроизводстве и ведомственном архиве мы уже говорили в соответствующем разделе (см.: 2.3.2 и 2.3.3). Можно повторить, что основная делопроизводственная и другая контекстная информация должна содержаться не только в самом электронном документе, но и в сопровождающем его регистрационно-контрольной карточке (РКК) или информационно-поисковой характеристике (ИПХ). Минимальный набор основных характеристик, представленных в описи "электронного дела" может быть следующим: архивный индекс; индекс по номенклатуре документов организации; автор документа, заголовок; статус (дубликат, копия, миграционная копия); имя файла; время и даты открытия, создания и записи на машинный носитель; объем (в Мбайтах); тип и формат данных; сведения о составе документа в базе данных (индексы и названия таблиц и реквизитов); значение хэш-функции; условия доступа (пароли, открытые ключи к ЭЦП и т.п.); сведения о миграции.

Основные характеристики при описании "дела" (каталога, директории, базы данных) могут быть такими: архивный шифр; название учреждения и его структурной части; индекс дела по номенклатуре; заголовок дела (вид, хранящихся документов, автор, адресат, суть, география и хронологические даты вопроса и т.п.); крайние даты и время открытия, создания и записи документов на машинный носитель; количество документов; общий объем; типы и форматы данных; программное обеспечение (тип СУБД, КИС, СУД, офисное приложение, САПР и другие АСУ); сведения о составе базы данных; сведения о защите ЭД; значение хэш-функции; условия доступа; сведения о машинном носителе (количество, тип и вид, заводские и инвентарные номера и т.п.); срок хранения; сведения о копировании; сведения о миграции.

В рамках одного фонда электронные документы могут группироваться в несколько массивов, в зависимости от принятой классификации и времени поступления в государственный архив. На каждый массив составляется отдельная опись, которые в свою очередь систематизируются и вносятся в реестр описей фонда. В реестре описи могут быть представлены следующими характеристиками: номер и название описи; крайние даты материалов; количество дел; общий объем документов; операционная среда; типы программного обеспечения; сведения о миграции.

Появление новых видов документов, смена одних видов другими закономерный процесс, отражающий развитие общества и средств его коммуникации. Архивные фонды формируются, главным образом, на основе доминирующих видов документов, образующих разные по объему, временной протяженности и физической специфике массивы. Для архивов наличие протяженных и тупиковых ветвей документации, разных видов документов с различными свойствами и долговечностью достаточно "штатная" ситуация, отражающая специфику документа, как массового общественного продукта, создающегося для целей коммуникации и не предназначенного специально для длительного архивного хранения.

В течение многих веков документ воспринимался психологически и рассматривался фактически как единый, цельный материальный объект. При этом, с профессиональных позиций сохранности, в документе всегда различали две его материальные составляющие: носитель и нанесенную на него знаковую запись (информационный сигнал), подчеркивая разные свойства, стабильность, сроки жизни этих составных частей. Обеспечение сохранности документов осуществлялось на основе решения проблем создания, хранения, реставрации и воспроизведения документов.

При этом до середины 20 века сохранение документации однозначно связывали с длительной консервацией физического состояния документа как единого объекта. Воспроизведение использовалось для спасения информации при угрозе гибели документа или его составных частей, однако, делалось это ограниченно и, чаще всего, вынужденно. В достаточно крупных масштабах перенос информации на новый носитель осуществляли лишь с 50-х годов на основе микрофильмирования особо ценных бумажных материалов.

Однако к 70-80 годам подходы к сохранности документов претерпели изменения. Стало очевидно, что многие виды документов, особенно с нестойким текстом или носителем (цветные материалы, магнитные ленты и др.) можно сохранить лишь путем переноса информации с носителя на носитель. Это нашло отражение и в концепции ОСД.*1

Ограниченный срок жизни любого, даже самого долговечного документа, делал концепцию сохранения не объекта, а информации генеральной и для перспективных решений, в том числе, в отношении традиционных бумажных документов.

К концу этого века из двух основных способов переноса информации (конверсии, миграции) - аналогового и цифрового особенно быстрое и комплексное развитие получил способ записи и хранения информации в цифровом виде. Он позволял проводить перезапись неограниченное число раз без потери информации, что идеально отвечало задачам конверсии.

Появление электронных документов - следствие реализации цифровых технологий записи на базе емких цифровых носителей (лент, дисков) и компьютерных систем, позволяющих осуществлять запись и обработку любой информации, ее трансформацию, поиск, использование и передачу на дальние расстояния (массмедиа, гипертекст, Интернет и т.д.).

Многовариантность электронных документов, как и самой информации - одна из причин неодназначной трактовки термина "электронный документ", допускающая даже "виртуальность" его образов. Претерпели существенные изменения и термины, а также сущность многих понятий в ОСД.

Под обеспечением сохранности электронного документа однозначно понимают сохранение содержащейся в нем информации. Информацию уже не отождествляют с каким-то носителем в рамках единого объекта.*1 Электронный документ как система "информация-носитель" характеризуется рядом особенностей, нередко противоречивых:

- информация является сущностью ЭД и должна сохраняться с высокой надежностью; цифровой способ обеспечивает многократную перезапись с носителя на носитель без потери информации;

- носитель рассматривается в качестве материала (среды) для записи и временного хранения информации, что психологически принижает его роль в сохранности информации; фактически же носитель - высокоточное изделие с субмикронным уровнем записи сигналов, требующее квалифицированного обращения на всех этапах работы с ним; от свойств и надежности носителя прямо зависит сохранность информации;

- в настоящее время "продолжительность жизни" носителей ЭД по разным оценкам составляет от 2 до 30 лет (ленты) и от 5 до 50- 100 лет (диски);

- надежная перезапись информации без потери точности воспроизведения возможна до тех пор, пока носитель остается стабильным, а оборудование и программное обеспечение продолжает быть доступным; моральное устаревание оборудования происходит за срок от 2 до 5 лет; с такой же частотой необходимо финансировать обновление компьютерной" техники;*3

- в настоящее время для долговременного хранения информации на физическом цифровом носителе (ленты, диски) нельзя однозначно выбрать какую-то одну технологию записи; по возможности необходимо проводить перевод ЭД с носителя на носителя каждые 10 лет; целесообразно практиковать создание двух страховых копий архивных записей на разных носителях, защищаясь от резких изменений рынка.4

На фоне огромных достижений цифровых технологий и безусловной перспективности самой идеи конверсии отчетливо видны и узкие места современного этапа развития ЭД: низкая долговечность цифровых носителей и постоянная необходимость быстрого обновления оборудования и самих носителей. Тенденция повышения долговечности носителей и совместимости оборудования на практике реализуется медленно.

Предлагается, например, получать одновременно две копии информации - одну в цифровой форме, вторую на микрофильме, цифровая запись на оптическом диске хранится для автоматизированного поиска и оперативного использования, а микрофильм, как долговечный, проверенный практикой носитель, обеспечивает длительное хранение информации (до 500 лет). При таком подходе достоинства цифровой и аналоговой" форм суммируются, сроки надежной сохранности информации должны значительно увеличиться, а необходимость ее частой конверсии уменьшится, т.к. микрофильм хранится долго, читабелен и доступен оцифрованию на любом нужном отрезке времени. Существуют и проверяются варианты обратимых передач информации между цифровыми и аналоговыми формами. Предпочтительнее вариант переноса информации с микрофильма на цифровой носитель, что важно для архивов, если учесть огромные массивы микрофильмов, накопленных в разных странах.*1

_____

Универсальность ЭД переводит в практическую плоскость множество других вопросов, прямо иди косвенно связанных с обеспечением сохранности.

Проверяются, например, возможности воспроизведения информации с дефектных, цветных, разноконтрастных и других нетиповых объектов. Практика традиционной документации показывает, что с подобными проблемами архивы сталкивались, в частности, на первых шагах машинописи, позже - при микрофильмировании документов в 50-60-х годах, а затем при появлении ксероксов и других средств копирования.

Проводятся периодические проверки свойств и долговечности принтерных распечаток на бумажный носитель с ЭД, которые вытесняют традиционную машинопись и начинают вторгаться в бумажный документооборот.

_____

Появление ЭД по иному высветила проблему создания документов. В традиционном понимании это была задача организации делопроизводственного процесса и целевого применения в сфере создания документов долговечных материалов (бумаг, чернил, лент и т.п.).

Документы существенно расширили информационное поле, что требует прямого участия архивов в совершенствовании электронного документооборота, прежде всего с позиций экспертизы ценности. Целью архивных экспертных оценок должна, видимо, стать достоверность информации и круг вопросов, связанных с аутентичностью информационных генераций.

_____

Предполагают, что существенные изменения произойдут в описании документа, в частности, потеряет смысл фиксация его физических характеристик, меняющихся в процессе "форматных миграций" ЭД.

Следует однако иметь в виду, что любые дефекты генераций неизбежно ложатся на "образ информации" и далеко не очевидно, что в описании состояния ЭД нужно будет фиксировать и по каким критериям. При этом, хотя носитель ЭД и является временным хранилищем информации, контроль его состояния обязательно будет входить в сферу забот ОСД.

Работа с ЭД сопровождается удорожанием обеспечения сохранности и использования. Миграция, лежащая в основе сохранности информации, сложнее и стоит дороже, чем традиционное длительное хранение, а кадры должны иметь высокую квалификацию нужного профиля.

Ведомственное хранение традиционной документации, наряду с созданием документов было, как известно, источником ухудшения состояния документов еще до поступления в госархив. Сосуществование ведомственных и архивных сфер по профилю ЭД будет давать, вероятно, те же последствия и дополнительно, как отмечается - негативные последствия несовместимости при неоднократных изменениях техники за срок ведомственного хранения.

На первый взгляд, может показаться, что некоторые обозначенные выше аспекты выходят за рамки ОСД. Фактически же правильнее точка зрения, усматривающая более тесное переплетение основных направлений работы архивов в сфере ЭД, нежели при работе с традиционными документами.

Архивная работа с ЭД только намечается и, естественно, что на многие вопросы обеспечения сохранности, как и других областей архивной деятельности, ответ даст только время.

И в этом тоже своя сложность: продолжительность эволюции главных традиционных документационных ветвей позволяла решать задачи архивного дела в равновесном режиме.

ЭД - молодая, динамично развивающаяся, принципиально новая документационная ветвь и, вероятнее всего, ее проблемы будут появляться и меняться значительно быстрее, чем в каких либо традиционных видах документации.

Перед архивами сложная задача: понимать, что происходит, участвовать в происходящем активнее, чем раньше и, обеспечив свои функции хранилищ, защититься от накопления временных, промежуточных, тупиковых продуктов электронного документооборота.

Вот уже несколько лет проблемы электронной документации волнуют специалистов разных научных школ и направлений. После эйфории, связанной со стремительным развитием компьютерной техники и декларативных заявлений о скором наступлении эры "безбумажного офиса" пришло осознание того, что компьютерная техника принесла с собой не только целый комплекс удобств при организации работы, но и ряд новых проблем.

Одной из таких проблем является - юридическая несостоятельность так называемых "электронных документов". От его решения напрямую зависит дальнейшее развитие делопроизводства и в первую очередь его электронного варианта.

Уже не раз подчеркивалось, что специфика электронных документов заключается в их программно-аппаратной зависимости. В данном случае зависимость проявляется в способах фиксирования информации на носителе и идентификации автора и места создания документа.

Доступ к электронной информации возможен только с помощью программных средств, а носители информации предназначены, в большинстве случаев, для ее многократной перезаписи. При этом электронные носители, в отличие от бумаги или фотопленки, не связаны столь жестко с зафиксированной на них информацией и не утрачивают части своих качеств при ее изменении. Поэтому существует возможность исправлений, дополнений и т.п. содержания и любых реквизитов электронных документов даже в обход установленных средств защиты. Среди современных носителей электронной информации только оптические диски типа CD-ROM и CD-R не допускают повторной перезаписи. Однако их использование функционально ограничено записью и хранением вышедших из оперативного обращения документов. При выполнении необходимых делопроизводственных процедур документы на таких дисках не менее надежны, чем на традиционных носителях. Другой вопрос, что документы на оптических дисках - дубликаты документов на магнитных носителях, аутентичность которых также нужно гарантировать.

_____

Емкость этих дисков относительно невелика - 650 Мбайт, в то время как в современных АИС, использующих магнитные накопители, циркулируют десятки и сотни Гбайт оперативной информации. Но самое главное, любые внешние носители ограничивают возможности оперативного обмена данными, который в настоящее время осуществляется с помощью сетей телекоммуникации.

Несмотря на то, что на сегодняшний день уже существует целый ряднормативно-методических, и даже нормативно-правовых документов, касающихся вопросов аутентичности электронных документов, придания им юридической силы, четкого понимания и уж тем более трактовки этого вопроса до сих пор нет.

При разработке нормативно-правовой базы по электронной документации правоведы не смогут обойтись без документоведов, ибо только вместе, работая рука об руку можно разработать эти документы на должном уровне, сохранив за государством приоритет в выборе соответствующих программных продуктов и регистрации кодов-ключей.

Зарубежные архивисты давно начали широко использовать архивные автоматизированные системы и электронные документы. Например, ручные каталоги Библиотеки Конгресса США переводились в машиночитаемую форму, и на их основе формировалась автоматизированная система LOCIS. Служба распространения каталогов Библиотеки Конгресса (служба SELECT MARC) рассылает каталоги постоянным абонентам как в машиночитаемом виде, так и в виде фотокопий. Описания документов вводятся в машиночитаемый каталог в пяти различных форматах в рамках единого формата UNIMARC для книг, серийных изданий, визуальных материалов, географических карт и аудио-документов. Среди пользователей Библиотеки Конгресса - более 2700 архивов и библиотек США.

Начиная с 1982 г., функционирует архивная автоматизированная система АИДА в Главном государственном архиве Земли Нижняя Саксония (ФРГ) на базе вычислительного центра фирмы "Симменс". Система хранит описания экономических и управленческих документов региона, научно-справочный аппарат существует как в обычном виде, так и в памяти ЭВМ и выдается на микрофишу. С помощью НСА можно выдать на печать любой раздел каталога в требуемом количестве копий. Описание документа вызывается на дисплей и, при необходимости, подвергается любой корректировке. В системе имеется подсистема регистрации исследователей и их запросов; данные о пользователях изучаются в различных аспектах, запросы хранятся в памяти системы с тем, чтобы избежать аналогичных поисков в дальнейшем.

Можно приводить еще множество примеров использования архивной электронной документации в зарубежных архивах. Эта проблема актуальна и для отечественных архивов.

Общественная потребность в архивных электронных документах в нашей стране пока находится в зачаточном состоянии. Применение находят лишь вторичные ЭД, создаваемые в самих архивах с помощью оцифровывания традиционных материалов и используемые в качестве фонда пользования и в публикаторской деятельности.

Эффективное использование архивных документов в целом, и электронных документов в частности, имеет первостепенное значение для развития экономики, науки, культуры. Повышение роли государственных архивов в совершенствовании научно-информационной деятельности зависит от результатов эффективности использования электронных документов и содержащейся в них информации.

В архивоведении давно отмечается недостаточность разработанности теоретических вопросов использования архивных документов.*1 Практически отсутствует решение проблем использования электронных документов.

_____

Организация использования документов ГАФ СССР: Пособие для архивистов. М., 1991. С. 11.

Следует отметить работы Н.С.Валуевой, И.Г.Таракановой, Л.Д.Бойченко в которых глубоко исследуются историографические вопросы использования. Архивоведческую литературу по проблемам использования Н.С.Валуева разделила на три группы в соответствии с эволюцией проблем, которые доминировали в тот или иной период.

1. С конца 1950-х годов - обмен практическим опытом по совершенствованию организации использования архивных документов.

2. С начала 1970-х годов - исследования процессов интенсивности использования архивных документов.

3. С конца 1970 начала 1980-х - годов зарождение теории использования архивных документов.

Такой подход к рассмотрению эволюции архивоведческой литературы по проблемам использования достаточно обоснован. Но хронологические рамки первой группы целесообразно уточнить.

Архивисты обменивались практическим опытом по совершенствованию организации использования архивных документов с середины 1930-х годов, причем основное внимание уделялось использованию документов в народнохозяйственных и социально-культурных целях. В этот период происходят поиски форм учета использования архивных документов. Составляются картотеки опубликованных документов, создаются библиографии публикаций архивных документов.

_____

И.Г.Тараканова литературу по проблемам использования архивных документов также разделила на три группы.

1) Информационные материалы с элементами научного анализа. Сюда она отнесла работы, раскрывающие направления и формы использования,*1 спрос на РДИ.

2) Исследования прикладного характера. В эту группу входят исследования, направленные на анализ интенсивности использования архивных документов, изучение потребностей общества в РДИ, эффективности научно-информационной деятельности архивов.*1

3) Работы, включающие теоретическое обобщение накопленного знания.

К этой группе относятся работы, посвященные теоретическим проблемам использования архивных документов. Интерес здесь представляет теоретико-информационный подход и рассмотрение проблем использования в свете концепции социальной памяти.

Как видно из указанных работ, проблема использования электронных документов в историографической литературе не рассматривалась.

Интерес к проблемам организации использования документов проявляли различные архивные учреждения страны.*1 Интересен опыт работы ряда архивов. Вопросы использования там рассматривались во взаимосвязи с другими архивоведческими проблемами.*2

Появление архивоведческой концепции социальной памяти общества дало новый импульс в решении данной проблемы. Но проблемы использования электронных документов оставались в тени.

К сожалению, до настоящего времени не изучаются и теоретические аспекты организации использования электронных документов.

Организационные формы использования ЭД, на наш взгляд, во многом будут определяться кругом потенциальных потребителей, а он - составом принятых на хранение электронных документов. Вероятно, в первую очередь, в архивы попадут статистические базы данных, научно-технического, научно-исследовательского, социологического, демографического и исторического характера; управленческие БД, связанные с решением фискальных, имущественных, жилищных, трудовых и других социальных вопросов; разного рода текстовые документы в электронном виде; законодательные и нормативные акты (как справочный материал), стандарты, справочники, периодика и т.п. Пользователями этих архивных, комплексов могут стать государственные и муниципальные учреждения, деловые круги, ученые, журналисты.

После принятия законов и нормативов, определяющих правовой статус современных ЭД и способствующих развитию электронного делопроизводства, в архивы станет поступать организационно-распорядительная документация, финансовая, учетная, по личному составу, документы САПР и другие виды "ответственных" документов.

Среди разнообразных форм использования архивных документов наибольшие проблемы вызывает организация работы пользователей с электронными документами. Технологическая специфика ЭД влечет за собой удобства (возможность быстрого поиска и копирования информации, удаленный доступ и т.п.), так и сложность работы с ними (необходимость технических посредников - компьютера и программного обеспечения). Пользователь должен в достаточной степени владеть азами компьютерной грамотности.

Можно предположить, что на обслуживание интересов и потребностей своих посетителей архив электронных документов будет затрачивать гораздо больше материальных средств и рабочего времени, чем архив традиционный.

Создание условий для эффективного использования архивных документов является, пожалуй, самой главной функцией государственного архива. Без организации использования отбор документов на хранение, их учет и обеспечение сохранности теряют смыл. Государство, общество и отдельные личности заинтересованы в беспрепятственном получении достоверной ретроспективной информации. Целенаправленная общественная и индивидуальная деятельность невозможна без обращения к накопленному опыту. Подтверждение имущественных, фискальных и иных прав, удостоверение подлинности принятых обязательств, раскрытие сути былых административных решений - основа современной деловой активности. Сохраняя документальное наследие прошлого, архивы превращаются в информационных посредников между поколениями чиновников, менеджеров, историков, политических и общественных деятелей, простых граждан.

Электронные документы в нашей стране пока еще не стали достоянием архивных служб.*1 Неопределенный юридический статус ЭД сдерживает их оперативное обращение и приводит к утрате даже того немногого, что откладывается в народнохозяйственной, научной, социологической и других сферах. Можно сказать, что общественная надобность в архивных электронных документах пока находится на низком уровне. Применение находят лишь вторичные ЭД, создаваемые в самих архивах с помощью оцифрования традиционных архивных материалов и используемые в качестве фонда пользования и в публикаторской деятельности.*2 Однако жизнь не стоит на месте. Полным ходом идет компьютеризация органов управления, других государственных и частных учреждений и организаций. Только в одной Москве в 1997 г. было реализовано 148 проектов по информатизации работы муниципальных органов и городских организаций. Не исключено, что в ближайшие 10 лет со всей остротой встанет проблема не только сохранения накопленных электронных документов, но и организации их использования.

Организационные формы использования ЭД во многом будут определяться кругом потенциальных пользователей, а он - составом принятых на хранение документов. Вероятно, в первую очередь, в архивы попадут статистические базы данных, научно-технического, научно-исследовательского, социологического, демографического и исторического характера; управленческие БД, связанные с решением фискальных, имущественных, жилищных, трудовых и других социальных вопросов; разного рода текстовые документы в электронном виде: законодательные и нормативные акты (как справочный материал), стандарты, справочники, периодика и т.п. Пользователями этих архивных комплексов могут стать государственные и муниципальные учреждения, деловые круги, ученые ("технари", социологи, историки), журналисты. Вскоре после принятия законов и нормативов, определяющих правовой статус современных ЭД и способствующих развитию электронного делопроизводства, в архивы станет поступать документация: организационно-распорядительная, финансовая, учетная, по личному составу, документы САПР и другие виды "ответственных" документов. Соответственно, кроме перечисленных категорий пользователей, можно ожидать наплыва в архивы рядовых граждан, стремящихся документально подтвердить свои права.

Среди разнообразных форм использования архивных материалов наибольшие проблемы вызывает организация работы пользователей с электронными документами. Технологическая специфика ЭД влечет за собой как удобства (возможность быстрого поиска и копирования информации, удаленный доступ и т.п.), так и сложность работы с ними (необходимость технических посредников - компьютера и программного обеспечения). Пользователь должен владеть хотя бы азами компьютерной грамотности. Чем сложнее архивный документ, тем более "продвинутым" должен быть читатель. Иначе основная масса работы перекладывается на плечи сотрудников архива электронных документов.

Вообще, на обслуживание интересов и потребностей своих посетителей архив электронных документов будет затрачивать гораздо больше материальных средств и рабочего времени, чем архив традиционный. Выполнение тематических запросов учреждений и граждан, выдача архивных копий, составление для населения архивных справок и выписок из электронных документов - станут не просто формами использования ЭД, а в некоторых случаях - единственно возможными каналами, по которым пользователи смогут получить информацию. К этому можно добавить обработку статистических данных по запросам, конвертирование ЭД в определенные пользователем форматы, обучение посетителей навыкам работы с устаревшими программными продуктами. Начало использования электронных документов поставит вопросы аутентификации, авторизации и археографического оформления выдаваемых из архива копий, справок и т.п.

Другая насущная проблема использования ЭД - способ предоставления документов: только .лишь в читальном зале архива или удаленный доступ по телекоммуникационным сетям. Тенденции последних лет показывают, что одной из основных целей информатизации отраслей народного хозяйства и управления является повышение оперативности доступа к информации, в том числе и архивной.*1 Уже на первом этапе поступления ЭД в архивы может возникнуть необходимость удаленного к ним доступа для представителей государственных органов, ВУЗов, коммерческих структур и т.д. С другой стороны, нельзя исключать возможность, что некоторые пользователи захотят работать с ЭД непосредственно в архиве, тем более, если в нем будут храниться также документы фондообразователя бумажной основе. Таким образом, вопрос должен стоять не о способе предоставления архивных материалов, а соотношении затрат на компьютеризацию читального зала и организацию удаленного доступа через сеть.

С первого взгляда может показаться, что затраты на оборудование читального зала должны быть очень большими, сопоставимыми с созданием рабочих мест для среднестатистического числа пользователей, посещающих архив современной документации каждый день. Однако реальный "оборот" читателей в архиве электронной документации может быть гораздо выше. Читательские "времязатраты" в традиционном архиве определяются, в основном, двумя факторами: 1) поиском необходимой информации по каталогам, описям, но главное - в делах; 2) копированием найденных сведений. Времязатраты на поиск и копирование электронной информации несравненно ниже, а значит каждый пользователь может уделять меньше времени на посещение архива. Поэтому при обслуживании читальным залом, скажем, 20 посетителей в день может оказаться вполне достаточным 5 рабочих мест, оборудованных компьютерами.

Удаленный доступ может осуществляться двумя способами: с помощью локальной сети, объединяющей административные органы или научные учреждения,*1 и с помощью Интернета.*2 В условиях отсутствия в России общенациональной информационной сети второй способ, вероятно, окажется наиболее популярным и интенсивным. Затраты на организацию удаленного доступа к материалам архива электронных документов окажутся выше, чем на оборудование читального зала. Стоимость только лишь содержания домашней страницы в Интернете обходится в 200-250 долл. в месяц.*3 А еще необходимы средства для ее создания и периодического обновления. При организации доступа через Интернет к библиотекам оптических дисков расходы возрастают в несколько раз, т.к. приходится создавать целый Web-сайт. Не менее важны затраты на средства защиты и аутентификации ЭД.

_____

Нужно иметь ввиду, что предоставление удаленного доступа к электронному архиву - это действие, направленное не во внутрь, а вовне архива. Пользователи, "посещая" архив, не "попадают" в него физически. Напротив, архив распространяет копии ЭД по компьютерам посетителей. Поэтому в свободном доступе на сайте архиве желательно размещать лишь научно-справочный материал к хранящимся материалам. Сами электронные документы следует пересылать по сетям криптографически защищенным способом. Для идентификации удаленного пользователя необходимо также проводить специальные организационные и технические мероприятия. Они заключаются в обмене открытыми ключами к ЭЦП между архивом и пользователем, установлении системы расчетов, предоставлении дополнительных взаимных гарантий и т.д.

В качестве зарубежного опыта по предоставлению удаленного доступа к архивным электронным документам (вернее к оцифрованным традиционным документам) через Интернет можно привести проект Национального архива США, в рамках которого в 1997 г. в Сети было выставлено 5300 национально значимых документов. В их числе карты, планы и схемы фортов, относящихся к периоду гражданской войны в США, документы и фотоматериалы обследования индейцев в 1921 г., отчеты USIA о вовлечении США в войну с Вьетнамом и т.д.*1

_

Следующее направление использование ЭД - научная, просветительская и популяризаторская деятельность архива. Она может состоять в публикациях электронных документов, организации выставок (презентаций) в электронном пространстве локальных сетей и Интернета, проведении архивоведческих, источниковедческих, исторических, социологических и других исследований.

Электронные публикации и выставки сродни друг другу. Для обеих форм использования характерны определенный авторский замысел и подбор документов, глубина археографической и научно-исследовательской проработки, сходные технологические средства создания и представления. Разница между ними может заключаться не только в обзорности и меньшем объеме выставок, но и в организации просмотра материала. Если электронная публикация ближе к традиционному бумажному изданию, с возможностью неструктурированного (почти хаотичного) перемещения по разделам и документам, то выставку можно сравнить видеофильмом, который зритель может начать смотреть с любого момента, но далее происходит последовательное развертывание авторской концепции. Особенностью выставки может также стать наличие "гида-путеводителя", способного связно излагать материал по теме (письменно или устно) и отвечать на вопросы "посетителей".*1

_____

В целом, создание электронных публикаций и выставок - дело хлопотное и дорогое, требующее специфических знаний и навыков. Оно окупается значительным тиражом изданий, рассчитанным на массовый спрос. В настоящее время даже во многих западноевропейских странах такой спрос сдерживается возможностями компьютерной инфраструктуры и читательскими предпочтениями. Кроме того, основную массу электронных публикаций составляют документы и источники на традиционных носителях, которые были переведены в оцифрованный вид.*1 К изданию современных электронных документов научный мир только лишь подбирается (на сайтах в Интернете). Разработка по настоящему строгих архивоведческих и археографических методик публикации ЭД - дело будущего.