Лекция 14. Система управления базой дан­ных Access: объекты, типы данных, вычисления, создание и модификация объектов.

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа, например, сведения о заказчиках. Тогда достаточно будет обновить конкретные данные, такие как адрес, только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных.

Правильно спроектированная база данных обычно содержит разнообразные запросы, позволяющие отображать нужную информацию. В запросах может выводиться подмножество данных, например, перечень заказчиков из Петербурга, или комбинированные данные из нескольких таблиц, например, сведения о заказах совместно со сведениями о заказчиках.

В Microsoft Access поддерживаются два способа создания баз данных Можно воспользоваться мастером баз данных для создания всех необходимых таблиц, форм и отчетов для базы данных выбранного типа — это простейший способ начального создания базы данных. Имеется также возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты — это наиболее гибкий способ, но он требует отдельного определения каждого элемента базы данных. В обоих случаях созданную базу данных можно в любое время изменить и расширить.

Таблица содержит набор данных по конкретной теме, такой как товары или поставщики. Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, что делает базу данных более эффективной и снижает число ошибок при вводе данных. Существуют следующие способы создания пустой таблицы для последующего ее заполнения собственными данными.

• В мастере таблиц выберите поля для новой таблицы из различных образцов таблиц, таких как деловые контакты, личное имущество и т.п.

• Создайте таблицу в режиме конструктора, который позволяет добавлять поля, настроить отображение полей и обработку в них данных, а затем создайте первичный ключ.

• Введите данные непосредственно в пустую таблицу. При сохранении таблицы Microsoft Access проанализирует данные и автоматически присвоит каждому полю соответствующий тип данных и формат.

С помощью запроса можно одновременно обновлять данные более чем из одной таблицы. Запрос также предоставляет другие экономящие время возможности для повышения точности данных.

• При изменении значения поля, повторяющегося в запросе, все записи, содержащие это значение, автоматически обновляются, поскольку фактически изменения вносятся только в одно поле базовой таблицы запроса.

• Из новых таблиц запрос наследует подстановочные поля, позволяющие изменять значения полей путем выбора значений из списка, вместо их ввода с клавиатуры. Список подстановок содержит значения из базовой таблицы. Применение одного значения к нескольким записям обеспечивает точность и согласованность за счет выбора этого значения из списка.

• Формы, отчеты и страницы доступа к данным, ранее основывавшиеся на исходной таблице, теперь будут автоматически основываться на запросе, поскольку мастер назначает имя исходной таблицы запросу, а таблицу переименовывает.

• Существующие формы и отчеты, основанные на запросе, наследуют автоматические обновления полей. Новые формы и отчеты будут также наследовать списки подстановок.

В Microsoft Access действуют следующие ограничения на имена полей, элементов управления и объектов:

• имя должно содержать не более 64 знаков;

• имя может включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных знаков за исключением точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного знака (`) и квадратных скобок ([ ]);

• не должно начинаться с знака пробела;

• не должно включать управляющие знаки (с кодами ASCII от 0 до 31);

• не должно включать прямые кавычки (") в именах таблиц, представлений и сохраненных процедур в проекте Microsoft Access.

Хотя пробелы внутри имен полей, элементов управления и объектов являются допустимыми, в большинстве примеров в документации Microsoft Access имена полей записываются без пробелов. Пробелы в именах могут, при некоторых обстоятельствах, вызывать конфликты в программах Microsoft Visual Basic для приложений.

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным. В Microsoft Access есть несколько типов запросов. Если открыть запрос в режиме конструктора или если открыть форму, отчет или таблицу, а затем открыть окно расширенного фильтра, отображается бланк запроса, в котором пользователь может изменить запрос для получения нужных результатов.

Пользователь имеет возможность отобразить в запросе в режиме таблицы только определенное число или определенную долю записей, содержащих максимальные или минимальные значения поля. Например, может потребоваться вывести записи для 10 продавцов, имеющих наиболее высокие продажи за месяц, или для 20 процентов студентов, имеющих минимальные средние оценки.

Инструкция по созданию запроса в режиме конструктора.

1. В окне базы данных в списке Объекты выберите Запросы и на панели инструментов окна базы данных нажмите кнопку Создать.

2. В диалоговом окне Новый запрос щелкните строку Конструктор, а затем нажмите кнопку OK.

3. В диалоговом окне Добавление таблицы выберите вкладку, содержащую объекты, данные из которых будут использованы в запросе.

4. Дважды щелкните объекты, которые нужно добавить в запрос, а затем нажмите кнопку Закрыть.

5. Добавьте поля в строку Поле в бланке запроса и, если необходимо, укажите условия и порядок сортировки.

6. Для просмотра результатов запроса на панели инструментов нажмите кнопку Вид.

При работе с запросом можно выполнить следующее.

В ячейке строки Сортировка поля, для которого следует вывести максимальные или минимальные значения, выберите по убыванию для вывода наибольших значений, или по возрастанию для вывода наименьших значений. Если сортировка выполняется и по другим полям, то эти поля должны находиться в бланке запроса справа от поля, для которого выводятся максимальные или минимальные значения.

Выберите поле со списком Набор значений на панели инструментов. Введите или выберите процентную долю или число наибольших или наименьших значений, отображаемых в результирующем наборе записей. (Чтобы вывести процентную долю, укажите после числа знак процента (%).

Для просмотра результатов запроса нажмите кнопку Вид на панели инструментов.

Задание значения свойства Набор значений (TopValues) в окне свойств запроса приводит к тем же результатам, что и ввод значения в поле Набор значений на панели инструментов.

Условия отбора — это ограничения, накладываемые на запрос или расширенный фильтр для определения записей, с которыми он будет работать. Например, вместо просмотра всех поставщиков компании, можно просмотреть только поставщиков из Литвы. Для этого необходимо указать условие отбора, отсеивающее все записи, кроме тех, у которых в поле «Страна» указано «Литва».

Чтобы задать условие отбора для поля в бланке запроса, введите выражение в ячейку Условие отбора для данного поля. В предыдущем примере выражением является «Литва». Могут быть использованы и более сложные выражения, например, «Between 1000 And 5000».

Если запрос содержит связанные таблицы, то в значениях, указанных в условиях отбора для полей из связанных таблиц, учитывается регистр знаков. Они должны соответствовать регистру значений в базовой таблице.

Подстановочные знаки используются в качестве прототипов для других знаков при указании образца поиска в следующих случаях.

• Известна только часть значения.

• Требуется найти значения, начинающиеся с конкретной буквы или соответствующие определенному шаблону.

Подстановочные знаки имеет смысл использовать с текстовыми типами данных, хотя возможно их использование и с другими типами данных, например с датами, если не были изменены региональные настройки для этого типа данных в панели управления Microsoft Windows.

Если используется язык SQL ядра базы данных Microsoft Jet в базе данных, допускается использование следующих подстановочных знаков в запросах и выражениях для поиска значений полей, записей или имен файлов. Эти же знаки можно использовать в окнах Поиск и Замена в базе данных Access или в проекте.

Знак	Описание	Пример
*	Соответствует любому количеству знаков. Может использоваться в качестве первого или последнего знака текстовой строки.	wh* — поиск слов what, white и why.
?	Соответствует любому текстовому знаку.	B?ll — поиск слов Ball, Bell и Bill.
[ ]	Соответствует любому одному знаку из заключенных в скобки.	B[ae]ll — поиск слов Ball и Bell, но не Bill.
!	Соответствует любому одному знаку, кроме заключенных в скобки.	b[!ae]ll — поиск слов bill и bull, но не bell или ball.
-	Соответствует любому знаку из диапазона. Необходимо указывать этот диапазон по возрастанию (от A до Z, но не от Z до A).	b[a-c]d — поиск слов bad, bbd и bcd.
#	Соответствует любой цифре.	1#3 — поиск значений 103, 113, 123.

  В бланке запроса можно добавить поле, которое будет использоваться для задания условия отбора или порядка сортировки, и данные которого не будут отображаться в результатах запроса.

1. Откройте запрос в режиме конструктора.

2. В бланке запроса выполните одно из следующих действий.

Чтобы отобразить поле, установите флажок Вывод на экран.

Чтобы скрыть поле, снимите флажок Вывод на экран.

Окно построителя выражений состоит из трех разделов, располагающихся сверху вниз. Поле выражения. В верхней части окна построителя расположено поле, в котором создается выражение. Ниже находится раздел, предназначенный для создания элементов выражения и их последующей вставки в поле выражения. Допускается непосредственный ввод части выражения в поле выражения. Кнопки операторов. В средней части окна построителя находятся кнопки с часто используемыми операторами. При нажатии на одну из этих кнопок построитель вставит соответствующий оператор в текущую позицию поля выражения. Чтобы вывести полный список операторов, выберите папку Операторы в нижнем левом поле и нужный тип в среднем поле. В правом поле будут выведены все операторы выбранного типа. Элементы выражения. В нижней части окна построителя находятся три поля.

• В левом поле выводятся папки, содержащие таблицы, запросы, формы, объекты базы данных, встроенные и определенные пользователем функции, константы, операторы и общие выражения.

• В среднем поле задаются определенные элементы или типы элементов для папки, заданной в левом поле. Например, если выбрать в левом поле Встроенные функции, то в среднем поле появится список всех типов функций Microsoft Access.

• В правом поле выводится список значений (если они существуют) для элементов, заданных в левом и среднем полях. Например, если выбрать в левом поле Встроенные функции и тип функции в среднем, то в правом поле будет выведен список всех встроенных функций выбранного типа.

При вставке идентификатора в выражение построитель вставляет только те его части, которые требуются в текущем контексте. Например, при запуске построителя выражений из окна свойств формы «Клиенты» и вставке идентификатора для свойства Вывод на экран (Visible) будет вставлено только имя свойства Visible. При использовании данного выражения вне контекста формы необходимо включать полный идентификатор: Forms![Клиенты].Visible