Устные контакты:
- телефонный разговор (лучше, чем рассылка пресс-релиза, т.к. по тону и характеру вопросов журналиста, можно понять интересует ли его эта инф-я)
- личная встреча с журналистом (еще более эффективно, но следует продумать, в каком ключе лучше подать журналисту вашу информацию, т.к. им интереснее всего интересные или скандальные новости)
- интервью ( требует особенно тщательной подготовки со стороны PR-специалиста. Со стороны организации обычно выступает либо директор по связям с общественностью, либо первое или второе лицо компании- в зависимости от серьезности причины проведения интервью – чем серьезнее причина, тем выше лицо. Задача PR-специалиста собрать все необходимые материалы, предусмотреть типичные вопросы и проговорить варианты ответов с первым лицом)Успех интервью зависит от того, как PR-специалист сделает следующее:
* определит цель проведения интервью и не позволит журналистус помощью вопросов уйти в сторону от заданной темы
* сумеет собрать необходимый минимум о журналисте (его интересы, стиль, манера поведения во время интервью), об аудитории, для которой он пишет, насколько в интервью можно использовать специальную терминологию
* будет использовать ключевые слова, повторять ключевые фразы во всех материалах, которые предоставляет прессе – им легче будет цитировать.
Информационный пакет
Каждое отправленное по факсу или по имейлу сообщение следует подкреплять личным звонком- чтоб убедится, что информация получена и в случае необходимости предложить дополнительные факты. Текст для газет для лучшего восприятия читателями следует строить по принципу «перевернутой пирамиды» - когда с каждем абзацем информация становится менее весомой и важной.
Байлайнер – именная статья, мнимо подписанная должностным лицом конкретной фирмы, но написанная специалистом по PR. Она представляет управляющего в качестве эксперта и повышает репутацию организации и руководства, как источника, заслуживающего доверие.
Биография – необходимо оценить ситуацию, для которой пишется биография – от этого зависит стиль ее написания. Существуют: биография-конспект, биография-рассказ и некролог.
Брошюра – отличается способом крепления листов
Буклет – обычно рассматривается как разновидность печатной рекламной продукции, но может содержать отдельные PR-тексты: байлайнер, набор факт-листов и т.д.
Бэкграундер – разновидность тематического досье, входят материалы, относящиеся к происхождению актуальной проблемы (детали, относящиеся к началу всей истории вопроса, подробности ситуации, экскурс в развитие проблемы, биографические данные главных участников проблемы, документы, свидетельства и т.д.)
Вопрос-ответ – перечисление наиболее распространенных вопросов, которые с наибольшей вероятностью могут быть заданы и ответы на них. Часто заменяет или дополняет факт-лист.
Годовой отчет – байлайнер с подписью руководителя АО + 1. Основные сведения об АО, 2 – сведения об основных направлениях работы, 3 – проблемы развития АО и спонсорства, 4 – приложение: балансовый отчет о прибылях и убытках.
Досье проблемы – тематическое досье, в простейшем виде – подборка материалов прессы (газетных вырезок по определенному вопросу). Позволяет проследить в динамике позицию организации, реакции СМИ относительно какой-то проблемы.
Занимательная статья – статья, написанная в легком, неформальном стиле по схеме: описание-разъяснение-оценка. Цель не столько информировать, сколько развлекать.
Заявление для СМИ – пресс-секретаря, руководителя организации или политического лидера определяет позицию, точку зрения на событие, содержит оценку других документов, часто носит оборонительный характер. PR специалист пишет краткий, недвусмысленный текст.
Имиджевая статья – посвящена социально значимой проблеме или персоне. Отличается от журналистской статьи отсутствием авторской подписи, наличием фотографий, а также материалов факт-листа в отдельной врезке.
Имиджевое интервью – беседа с первым или должностным лицом фирмы, политиком, бизнесменом.
Информационное письмо – почти что пресс-релиз, но имеет подробное изложение существа события или проблемы и подписывается автором.
Информационные сборники – документы прилагаются в виде экспресс-изданий всего комплекса правовых актов, официальных отчетов фирмы за длительные промежутки времени. Делаются для пресс-конференции.
Информационный бюллетень – содержит перечисление главных событий в деятельности организации, созывающей пресс-конференцию. Объем лимитируется самим потоком новостей.
Кейс-история или случай-история – сообщение о благоприятном использовании потребителем продукта или услуги.
Коммюнике – дают журналистам на пресс-конференциях, проводимых правительственными структурами либо распространяется по каналам информ агентств. Содержит официальное сообщение правительства о международных соглашениях, переговорах, договорах и т.п)
Комментарий – оперативный отклик или точка зрения на событие, рассуждение по поводу ранее обнародованного факта. Именно так представитель пресс-службы может по закону реализовать право на ответ в СМИ, если в отношении компании была распространена ложная информация или ущемляющая его интересы (ст 46 Закон РФ «О СМИ»)
Медиа-кит или пресс-кит – пакет информационных материалов: пресс-релиз, бэкграундер, биография, фотографии, журалистские тексты, материалы рекламного характера и т.д. Чаще всего раздается на пресс-конференциях и брифингах.
Ньюс или пресс-релиз – сообщение, содержащее важную новость или полезную информацию для широкой аудитории.
Ньюслеттер – листок новостей, содержащий PR-тексты и журналистские материалы.
Обзорная статья – анализирующая опыт нескольких компаний отрасли.
Обращение руководителей организации разного рода, участников митингов, общественных движений и т.д. привлекает внимание журналистов к новым проблемам, к новым аспектам традиционных отношений.
Опровержение – публикуется вслед за оглашением заявлений, неверно интерпретирующих позицию, высказанную на пресс-конференции накануне.
Особое мнение – вносит оттенок плюрализма в официальные заявления, характеризующие позицию организации по спорным вопросам.
Памятная записка – рассылаемая в редакции записка с приглашением принять участие в предстоящих событиях. Отличается лаконичностью, напористым стилем, убедительной фактической аргументацией.
Поздравление – делается от первого лица по поводу торжественного события в жизни социально значимого лица, организации, фирмы.
Пресс-дайджест – сокращенная перепечатка главных публикаций из разных газет и журналов за определенный период времени.
Приглашение – рассылается журналистам, широкой общественности, акционерам на специальные мероприятия.
Проспект – отличается от буклета объемом информации.
Реплика – ответ оппоненту в споре. Как комментарий.
Факт-лист – короткий документ, отражающий профиль организации, должностного лица или события.
Фотографии используются для поддержки текстовых материалов
Экспресс-обзоры печати, выступлений по ТВ и радио. Носят аналитических характер.