Тема 2. Учет расчетов с подотчетными лицами

1. Учет подотчетных сумм

2. Учет расходов на служебные командировки

3. Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами могут быть по служебным командировкам и по авансам, выданным на хозяйственные нужды.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения по установленной форме. Регистрация работников, отбывающих в служебную командировку, ведется в специальных журналах. Командированному работнику возмещаются расходы:

-по проезде к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов. Командированному работнику возмещаются также расходы по бронированию билетов. В исключительных случаях, при нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района, с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Подлежат возмещению также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются командированным работникам при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных или мягких вагонах без представления подтверждающих документов;

-по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) в размере подлинных оплаченных счетов или квитанций и других документов, подтверждающих размер фактически понесенных расходов (кроме тех случаев, когда командированному работнику предоставляется бесплатное помещение). Без представления подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь;

-за проживание вне места постоянного жительства для покрытия дополнительных личных расходов - суточные в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в тех же размерах, что и за время пребывания в служебной командировке.

Командированному работнику не позже чем за день до отъезда в служебную командировку наниматель обязан выдать денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных. Работники, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее трех рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки - не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду и сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы. К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:

-командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования;

-проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

-оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

-отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее полученным на командировочные расходы суммам.

Вопросы для самоконтроля

1. Что означают бухгалтерские записи:

- Дт 50 «Касса» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»?

- Дт 51 «Расчетный счет» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»?

- Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса»?

- Дт 60 «Расчеты с поставщиками» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»?

- Дт 25 «Общепроизводственные расходы» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ?

2. Какой бухгалтерской записью следует отразить операцию: «Удержана у подотчетного лица ранее выданная и невозвращенная в срок сумма аванса»?

3. Какие документы следует приложить к авансовому отчету?

4. В какой срок следует отчитаться за полученную подотчетную сумму?

Задание

1. Составить первичные документы: командировочное удостоверение, авансовый отчет о командировке.

2. Составить бухгалтерские проводки и записать их в журнал регистрации.

3. Открыть журнал-ордер № 7, записав в него остатки по счету № 71 на начало месяца.

4. Записать в журнал-ордер № 7 операции за декабрь.

5. Закрыть журнал-ордер. Подвести итоги, сверить их с соответствующими суммами в ведомости № 1.

6. Показать, к каким изменениям в балансе приводят данные операции.