3. Методологические основы менеджмента
3.1. Системный подход к управлению
3.2. Целевой подход к управлению
3.3. Ситуационный подход к управлению
3.4. Процессный подход к управлению
3.1. Системный подход к управлению
В практике управления системный подход был впервые применен НАСА при разработке и реализации проекта «Титан-2». Впоследствии успешный американский опыт был использован в советских космических проектах, в частности, при строительстве ракетоносителей «Союз» и «Протон», передвижной лунной лаборатории «Луноход-2», что надолго обеспечило приоритет советской космонавтики в мире.
Системный подход эффективен при решении сложных управленческих проблем, так как позволяет рассматривать производственные процессы как сложные системы, выделять подсистемы, изучать связи и взаимодействия элементов в системе и с внешней средой, на основе чего делаются выводы о тенденции развития системы в целом и определяются оптимальные условия функционирования системы.
Система - от греческого «целое, состоящее из частей». По Герберту Саймону; система состоит хотя бы из двух объектов и обладает качествами, не присущими ни одному из составляющих его объектов.
Элементы системы - объекты, составляющие систему, которые рассматриваются как неделимые части.
Подсистема - объект системы, который можно представить в виде самостоятельной системы, состоящей из элементов и обладающей определенной целостностью.
4. Вход системы - совокупность условий организации и функционирования системы. Для предприятия это будет:
-управленческая информация;
-инвестиции;
-ресурсы;
-нормы и нормативы;
-персонал.
5. Выход систем - результат функционирования системы (функция системы). Для предприятия в качестве выхода выступают:
-ассортимент; -объем продаж; -качество продукции; -прибыль, рентабельность.
Внутренние и внешние возмущения - воздействия, дестабилизирующие систему, нарушающие ее функционирование. Например, брак, аварии, не ритмичность поставок, действия конкурентов.
Связи - это устойчивые взаимодействия между элементами внутри системы, а также между системой и внешней средой.
Внешняя среда - окружающее систему пространство, не являющееся ее составной частью, но оказывающее воздействие на элементы и связи системы, во внешнюю среду направлена функция системы. Для предприятия внешней средой можно считать рынки сбыта, конкурентов, правительственную экономическую политику, поставщиков, общественные организации.
Управляющее воздействие - целенаправленное изменение элементов и связей в системе для получения заранее запланированного выхода системы.
10. Субъект управления - источник управляющего воздействия: руководители различных уровней, функциональные органы управления, разрабатывающие и принимающие управленческие решения.
11. Объект управления - объект приложения управляющего воздействия, производственные подразделения, исполнители принятых к реализации управленческих решений.
Рис. 1 .1.1. Принципиальная схема системы управления.
Не любая совокупность элементов является системой, а лишь та, которая обладает рядом свойств.
Система состоит из двух или более элементов и способна к какой либо деятельности. Деятельность системы называется ее функционированием. Выход системы - результат функционирования системы.
Система обладает эмерджентностью - способностью к образованию новых свойств, отсутствующих у составляющих ее элементов, интегративностью - способностью к образованию новых элементов.
Система имеет структуру и организацию. Структура системы - ее строение, взаиморасположение элементов, их соподчинение. Структура системы обеспечивает ее стабильность, устойчивость, противостояние внутренним и внешним возмущениям. Организация - форма взаимодействия, связей между элементами системы, придает системе динамичность.
4. Элементы системы должны находиться в постоянном взаимодействии, между ними должны быть связи: вещественные, энергетические, информационные, внутренние, внешние, вертикальные (субординация), горизонтальные (координация).
Характеристика производственной системы. Для характеристики производственной системы важно рассмотреть простые и сложные, открытые и закрытые, детерминированные и стохастические, глобальные и локальные системы.
Простая система состоит только из элементов, тогда как сложная система помимо элементов содержит подсистемы.
Открытая система обменивается с внешней средой различными формами связи: вещественными, энергетическими, информационными. Закрытая система не имеет ни выхода, ни входа, не связана с внешней средой. Согласно второму закону термодинамики открытая система стремится к упрочнению, самоорганизации, самосовершенствованию, а закрытая система - к деструктуризации, возрастанию энтропии.
Детерминированные - системы, в которых при известных исходных параметрах (известном входе) можно абсолютно точно прогнозировать результат функционирования (выход).
Вероятностные системы (стохастические)- системы, в которых при наличии известного входа прогнозировать выход можно лишь с известной степенью вероятности.
Глобальная система включает все элементы и связи, влияющие на ее функционирование и развитие. Можно считать глобальную систему индифферентной к влиянию внешней среды. В качестве примера такой системы, можно с некоторыми допущениями привести мировую экономику. В локальных системах часть факторов и связей, существенно влияющих на характер ее функционирования, находится во внешней среде, а значит не поддается контролю. Любая фирма, сколь бы крупной она ни была, является локальной системой, что создает дополнительные сложности в управлении.
Рассмотрим производственную систему.
1. Производственная система является сложной и состоит из двух крупных
подсистем:
технической - производственное оборудование, системы связи, инженерные коммуникации, здания;
социальной - коллектив, взаимоотношения, интересы, потребности людей. Производственная система является сложной социотехнической системой.
Это открытая система в силу того, что ее цель - удовлетворение какой-либо внешней потребности. Чем больше открытость производственной системы, тем выше степень прогнозируемости ее выхода и управляемости предприятием.
Производственная система - стохастическая, результаты функционирования которой носят вероятный характер, так как сложные воздействия оказывает внешняя среда (около 1019 возмущений), а элементами системы являются люди, чье поведение точно прогнозировать невозможно.
4. Производственная система - локальная, а значит, в управлении необходим учет процессов и факторов, находящихся вне сферы контроля: демографической ситуации, жизненного уровня населения, государственной политики, действий конкурентов.
Необходимо отметить, что не любой производственной системой можно эффективно управлять. Для этого должны быть соблюдены следующие важные условия:
связи между элементами в системе должны носить причинно-следственный характер, то есть, воздействуя определенным образом на один элемент можно с достаточной степенью точности прогнозировать, как изменятся другие элементы. Это, в частности, предполагает и наличие обратной (двусторонней) связи. Системы без обратных связей, с разомкнутым контуром имеют низкую степень управляемости;
необходима динамичность системы - ее способность претерпевать изменения в заранее заданном направлении, соответствующем целям управляющего воздействия;
наличие параметра воздействия - ключевой связи или элемента в системе, изменяя которые, можно изменить характер и результат ее функционирования в нужном направлении. Например, располагая эффективной системой стимулирования работников, можно добиться повышения производительности и качества их работы и обеспечить на этой основе рост рентабельности и конкурентоспособности бизнеса;
система должна обладать адаптивностью, то есть способностью усиливать управляющие воздействия и ослаблять внутреннее и внешнее возмущения. Допустим, предприятие в соответствии со спросом производит 1000 мало литражных автомобилей в месяц по цене 3000 долларов и 500 автомобилей представительского класса по цене 25000 долларов, с прибылью в 1,5 миллиона долларов. Изменение спроса оказывает положительное воздействие на производственную систему: спрос на малолитражки возрастает до 3000 штук в месяц. Одновременно наблюдается негативное влияние: спрос на представительские автомобили падает до 100 автомобилей в месяц. Если система способна к адаптации, то производство малолитражек расширится до 3000 штук в месяц, тогда как меры по снижению производственных издержек и соответствующее снижение цены представительских автомобилей позволят сократить падение спроса и производить их 250 штук в месяц, что обеспечит рост ежемесячной прибыли до 2,3 миллиона долларов. Если же по техническим, финансовым или управленческим причинам система неспособна к адаптации, то предприятие теряет на производстве малолитражек 1600 тысяч долларов упущенной прибыли и несет убыток в 800 тысяч долларов на производстве представительских машин.
необходима минимизация энтропии - наличие возможности накопления, передачи и циркуляции управленческой информации, повышение степени открытости системы, что улучшает ее управляемость.
Особенности сложных систем заключаются в следующем: 1. Многоцелевая направленность развития. Крупные производственные системы имеют не одну, а множество разнонаправленных функций (целей) развития. В частности, промышленная фирма нацелена на выпуск определенного ассортимента продукции, увеличение объема продаж, повышение рентабельности бизнеса, обеспечение высокого качества, престижа фирмы, поддержание ритмичности производства, удовлетворение сотрудников, достижение победы над конкурентами, освоение новых рынков и т.д. Важно, чтобы эти цели были проранжированы, сбалансированы, увязаны друг с другом в единую систему.
2. Многовариантность развития системы. Одна и та же цель функционирования производственной системы может быть достигнута различными способами, при использовании различных стратегий управления. Например, увеличение прибыли предприятия может быть достигнуто за счет повышения цен на продукцию при некотором сокращении рынка сбыта. Эта же цель обеспечивается противоположными методами - снижением цен на продукцию при росте рынков сбыта. Задача менеджера - выбрать оптимальный вариант развития, приводящий к цели с минимальными затратами, в минимальные сроки, наиболее полно решающий поставленную задачу и т.д.
3. Инерционность функционирования сложной системы. Чтобы изменить направление деятельности сложной системы, ее функцию, необходимы длительные и значительные усилия органов управления, большие затраты ресурсов. Например, обновление продукции небольшой пекарни может происходить ежемесячно и практически не требует дополнительных затрат, тогда как выпуск новой модели автомобиля в такой крупной корпорации как «Дженерал Моторс», требует дополнительных инвестиций в 500-700 миллионов долларов и многолетних усилий многотысячного производственного коллектива.
Принципы формирования организационных подразделений в системе менеджмента. Рассмотрим структуру производственной системы в другом срезе, а именно как совокупность двух крупных подсистем: субъект управления - органы управления и управленческий персонал; объект управления - производственные подразделения и производственный персонал. Эти крупные подсистемы строятся на базе пяти принципов: иерархичности, функциональности, обратной связи, оптимальной сферы контроля, делегирования полномочий.
Иерархичность, или ступенчатость, разделение объекта и субъекта управления на иерархию последовательно соподчиненных уровней, ступеней управления, причем каждый верхний уровень управляет нижним, дает задания и контролирует выполнение. Иерархичность обеспечивает осуществление процесса управления при небольшой численности руководителей (рис. 1.1.2.)
В соответствии с принципом функциональности органы объекта и субъекта управления, отдельные работники специализируются на выполнении определенной функции или роде деятельности, которые закреплены за ними формально, в должностных инструкциях.
При формировании субъекта управления выделяются:
а) органы, специализирующиеся на техническом обеспечении производства: служба главного технолога, ремонтная служба, отдел капитального строительства, конструкторский отдел;
б) органы управления финансами предприятия: бухгалтерия, финансовый отдел,
в) органы управления трудовыми ресурсами: отдел кадров, отдел труда и зарплаты;
г) органы оперативного управления производством: производственный, диспетчерский;
д) органы планирования и прогнозирования: плановый отдел, экономический отдел;
е) органы управления информацией: вычислительный центр, канцелярия;
ж) органы управления снабжением и сбытом: отдел МТС, транспортный отдел.
Процесс управления производственной системой с точки зрения системного подхода приведен на рис. 1.1.3.
Принцип обратной связи заключается в обеспечении возможности постоянного контроля со стороны субъекта управления за результатами функционирования объекта через установление информационных каналов обратных связей. Это могут быть отдельные работники, собирающие информацию, анализирующие и отправляющие ее наверх, либо технические средства, установленные датчики, следящие устройства, позволяющие получать непрерывную информацию без посредников.
Принцип оптимальной сферы контроля предполагает наличие такого количества подчиненных у менеджера, чтобы, с одной стороны, руководство ими занимало все его рабочее время, а с другой, он мог уделить внимание каждому подчиненному.
Сфера контроля руководителя зависит от ряда факторов: его характера и умственных способностей, степени применения технических средств в управлении, уровня квалификации подчиненных, сложности выполняемой работы, степени дисциплинированности подчиненных, психологического климата в коллективе. Американский психолог Джон Миллер на базе исследования особенностей восприятия человеком информации определял оптимальную сферу контроля по формуле:
где - индекс технического уровня управления, означает рост производительности труда руководителя, использующего технические средства управления.
Для высших руководителей, занятых стратегическими решениями, оптимальная сфера контроля будет минимальной: а для младших начальников, выполняющих стереотипные управленческие действия, сфера контроля будет максимальной: