2.1 Описание связей главного и вторичного контуров структуры
Связь — отношение общности, соединения или согласованности.
Главный контур формируется связями основных элементов системы при выполнении производственной деятельности.
К главному контуру НГДУ «Игра» относятся ЦДНГ и ЦИТС. ЦДНГ напрямую занимаются добычей нефти, а ЦИТС собирает и систематизирует все данные, результаты работы цехов. Такие связи функционально необходимы друг другу и всей системе, так как обеспечивают выполнение основной производственной деятельности в организации. Кроме того, основные связи устанавливают обеспечивающий контур, назначение которого – обеспечить функционирование главного контура. Такие связи могут влиять на функционирование системы (организации), но имеют различные предназначения и проявляются в функционально необходимых ситуациях. К числу подчиненных связей относят следующие:
Дополняющие.
Дублирующие.
Контрольные.
Корректирующие.
Дополняющие связи обеспечивающего контура – это связи между вспомогательными и обслуживающими подразделениями главного контура, деятельность которых технологически дополняет главный контур.
Дублирующие связи обеспечивают гарантированность выполнения какой – либо функции, деятельности, решения задач, проблемы, гарантированно.
К примеру, исполнительный директор дает какие –либо указания в письменной форме.
Контрольные связи – это связи между элементами структуры любого назначения, любой роли, которая обеспечивает рациональность деятельности. позволяют обеспечить рациональность, как отдельных межкомпонентных связей, так и всей структуры организации в целом. В деятельности предприятий присутствует большое число контрольных связей, которые можно разделить на три группы:
внешние контрольные связи;
внутренние контрольные связи (организация осуществляет самостоятельно);
внутренний контроль элемента или самоконтроль.
К внешним контрольным связям можно отнести контроль со стороны налоговой инспекции за деятельностью организации, также контроль со стороны заводов переработки нефти.
К внутреннему контролю можно отнести контроль со стороны руководства за деятельностью организации в виде отчетов по выполненной работе.
Корректирующие связи обеспечивают внесение изменений в деятельность элементов, действия связей для рационального функционирования с позиции экономии и управляемости. К корректирующему контуру можно отнести руководство организации, которое отслеживает изменения во внешней среде и своевременно вносит коррективы в работу организации.
2.2 Пространственная ориентация, прерывистость и вариабельность
На сегодняшний день основным принципом построения любых организационных систем является иерархия. Применение принципа иерархии к социальным системам, хозяйственным организациям, необходимо для отражения вертикального подчинения между различными уровнями организации: иерархия властных полномочий, иерархия функций, иерархия функциональных обязанностей.
С иерархией властных полномочий тесно переплетается распределение ответственности и компетенции, связанных с деятельностью организации. По пространственной ориентации связи могут быть вертикальными и горизонтальными. Вертикальными связями являются межуровневые связи, связи иерархии строения. Горизонтальные связи - это отношения между элементами одного уровня организации, занимающимися разной деятельностью. Горизонтальные связи являются связями дублирования, корректировок, распределения функций, полномочий. Направленность вертикальных и горизонтальных связей в этом случае является двойной. Поэтому при графическом изображении стрелки не показывают направленность связей. Отношение подчиненных или отсутствие такового удобно описывается с помощью графического отображения (рисунок 2.1, рисунок 2.2)
Рисунок 2.1. Два уровня вертикальной связи на примере НГДУ «Игра»
Начальник НГДУ «Игра» дает направление работы, ставит цели и задачи перед главным инженером.
ЦИТС
ПТО
Рисунок 2.2. Горизонтальная связь на примере НГДУ «Игра»
Данные подразделения в структуре организации находятся на одном уровне, но каждый из этих отделов выполняют свои функции. Так, например, отдел ЦИТС отвечает за сбор производственной информации. А ПТО всю производственную информацию обрабатывает. Прерывистость связи – это время действия связи. Различают два вида связи:
непрерывная, то есть долговременная связь;
дискретная, то есть связь, имеющая разрывы во времени действия. Дискретные связи могут быть разовыми, периодическими и ситуационными.
Непрерывные связи составляют основу структуры организации, обеспечивают стабильность такой структуры. Это не предполагает обязательного наличия каких-либо непрерывных процессов, протекающих между соответствующими элементами организации. Важно, чтобы существовала постоянная взаимообусловленность и взаимосогласованность функционирования этих элементов организации. Непрерывными связями являются, например, взаимодействие дополняющих друг друга элементов структуры. Периодические дискретные связи характеризуются цикличностью их реализации, например, заключение контрактов, принятие на работу новых сотрудников. Ситуационные связи устанавливаются по мере возникновения соответствующей ситуации.
При отражении соответствующих функциональных процессов в пространстве и во времени связи между элементами и внешней средой могут быть инвариантными и вариабельными.
Инвариантными являются связи, которые могут оставаться практически неизменными при различном изменении ситуаций и условий функционирования организации. Инвариантность может быть обусловлена:
существенными характеристиками системы, ее целевой ориентацией и функциональным назначением. Например, стандартность технологий или процедур предопределяет неизменность связей между компонентами в любых ситуациях. В частности, технология выполнения контрактов: заключение контракта, приказ генерального директора о выполнении заказа, выдача персональных заданий сотрудникам, непосредственное выполнение сотрудниками этого задания, передача заказа заказчику;
спецификой реализации связей в конкретной организации.
Примером инвариантной связи могут служить схема подписания документа или правило приема на работу.
Вариабельными являются связи, которые при определенном изменении ситуации также изменяют свои характеристики. Вариабельные связи являются ситуационными связями и решают задачу адаптации организации к изменяющейся ситуации. Например, при длительном сокращении объемов работ сотрудникам не достается работы и организация работает в убыток платя заработную плату фактически не работающим сотрудникам, в этом случае организация сокращает штат сотрудников для улучшения своей экономической ситуации.