3.8. Моделирование и анализ информационных потоков, циркулирующих в системе управления

Любое функциональное подразделение предприятия имеет информационные связи (входы и выходы) с другими подразделениями. Потоки информации при вхождении в подразделение распределяются по исполнителям в соответствии с выполняемыми работами и подвергаются преобразованиям по специальным правилам, в результате чего формируется выходная информация. При этом может использоваться и "постоянная информация", хранящаяся в подразделениях в виде справочников, журналов, картотек и пр.

Обработка информации является важнейшей и трудоемкой частью процесса управления. Под технологией обработки информации понимают маршрут ее прохождения от точки возникновения до точки последнего использования и непосредственное оперирование на отдельных этапах этого маршрута. В зависимости от степени автоматизации обработки информации в системе управления выделяют два основных варианта технологического процесса: а) первичные данные поступают в пункты обработки в виде документов; б) первичные данные поступают по каналам связи автоматически.

При изучении формирования информации, ее движения применяются информационные модели. Они должны удовлетворять следующим требованиям:

- отражать перечень всех структурных подразделений управления;

- отражать процессы информационной деятельности;

- показывать взаимосвязь структурных подразделений в процессе их деятельности.

Информационные модели, применяемые при диагностировании системы управления предприятия, делятся на матричные и графические.

Матричная информационная модель отражает информационную деятельность подразделения предприятия. Сведения о перераба

тываемых в подразделении документах фиксируются в матрице из четырех квадрантов, столбцы и строки которой содержат наименования (коды) документов (или показателей) (рис. 3.11).

			Наименования подразделений-потребителей документов
		Наименования документов, разрабатываемых в изучаемом подразделении	Наименования документов, направляемых подразделениям-потребителям
	Наименования документов, разрабатываемых в изучаемом подразделении	Первый квадрант	Второй квадрант
Наименования подразделений- поставщиков документов	Наименования документов, поступающих из подразделений-поставщиков	Третий квадрант	Четвертый квадрант

Рис. 3.11. Матричная информационная модель

Первый квадрант отражает обработку документов, разрабатываемых в данном подразделении. Наименования (коды) документов одинаковы. Столбцы содержат сведения о том, какие документы используются при формировании других, а строки - сколько раз и для каких документов используются показатели из документов данного подразделения. Итоговые результаты квадранта характеризуют: по столбцу - количество разработанных в подразделении документов, используемых для формирования документов данного столбца; по строке - степень использования данного документа при формировании других.

Во втором квадранте отражается передача документов, разработанных данным подразделением, в другие подразделения или во внешние организации. В итоговом столбце указывается количество документов, передаваемых данным подразделением в другие. В итоговой строке учитывается степень использования документов данного подразделения другими.

В третьем квадранте фиксируются документы, поступающие из других подразделений. Итоговая строка содержит количество входящих документов для формирования документов первого квадранта. Итоговый столбец характеризует степень использования документов.

В четвертом квадранте отражается передача входящих документов, изучаемых в рассматриваемом подразделении и передаваемых для дальнейшей обработки в другие подразделения. Таким образом, в этом квадранте фиксируются транзитные документы. Итоговый столбец показывает степень использования поступающих документов всеми другими подразделениями.

Первый и второй квадранты суммарно характеризуют процесс формирования документов и передачи их в подразделения предприятия, в архив или во внешние организации. Первый и третий квадранты отражают процесс формирования или преобразования документов в исследуемом подразделении. Второй и четвертый квадранты фиксируют выход всех документов, создаваемых в исследуемом подразделении или поступающих в него. Третий и четвертый квадранты описывают использование, контроль или размножение документов, используемых в работе изучаемого подразделения.

Несмотря на большие возможности, открывающиеся при использовании матричных моделей, наибольшее распространение при диагностировании и совершенствовании информационных потоков получили все же графические информационные модели. Их популярность объясняется высокой надежностью результатов при сравнительной простоте составления и обработки.

Из графических методов в диагностировании чаще всего используются: а) схемы информационных связей подразделений; б) документограммы; в) оперограммы (оргаграммы); г) схемы потоков информации между подразделениями (с указанием их интенсивностей); д) схемы информационной увязки задач управления.

Производственная документация, являющаяся основным носителем информации, необходимой для управления, классифицируется по источникам формирования и назначению документов, способам получения и стабильности показателей, содержащихся в них.

Классификация документов на входные, выходные и внутренние позволяет построить схемы информационных связей подразделений предприятия. Возможный вариант схемы информационных связей отдела материально-технического снабжения машиностроительного предприятия приведен на рисунке 3.12.

Рис. 3.12. Схема информационных связей отдела материально-технического снабжения с другими подразделениями предприятия

Внутри центрального элемента (круга), обозначающего отдел, указываются номера внутренних документов (картотек, ценников, каталогов, справочников, журналов регистрации и пр.). Входные документы указаны в верхней части схемы, выходные - в нижней. Расшифровка номеров документов приведена в таблице 3.14.

Для наглядного изображения информации составляется схема направлений движения информационных потоков. Возле стрелок, указывающих направление потоков, приводятся объемы информации. Всем подразделениям присваиваются шифры. В соответствии с ними нумеруются и потоки: первая половина шифра означает номер подразделения, из которого поток выходит, вторая половина - подразделения-адресата.

Таблица 3.14

Перечень документов, включенных в схему информационных связей для отдела материально-технического снабжения

Наименование отделов	Номер документа	Наименование документов
1	2	3
Входящие документы
Отдел главного технолога (ОГТ)	01	Укрупненные нормы расхода материала на изделие
	02	Материальные спецификации по изделиям
	03	Подетально-специфицированные нормы расхода материалов
	04	Извещения об изменении норм расхода
	05	План-график подготовки оснащения
	06	Таблица взаимозаменяемости марок материала
Цехи	07	Документы на получение материала
	08	Заявки на материалы
	09	Данные о расходе материалов
	10	Ведомости излишних материалов
	11	Акты о браке
Планово-экономический отдел (ПЭО)	12	Годовые и квартальные планы
	13	Изменения к планам
	14	Перечень заказов
Отделы главного механика, главного энергетика, главного конструктора, капитального строительства (ОГМ, ОГЭ, ОГК,ОКС)	15	Расчеты потребности в материалах
	16	Заявки на материалы

Продолжение табл. 3.14

1	2	3
Отдел технического контроля (ОТК)	17	Акты на материалы, забракованные при приемке
	18	Список материалов, подлежащих лабораторному исследованию
	19	Сигналы о запрещении выдачи материалов, имеющих отклонения
Бухгалтерия и финансовый отдел	20	Данные о стоимости материалов, израсходованных в подразделениях
	21	Данные о реализации сверхнормативных остатков в денежном выражении
	22	Сведения о материалах в пути
	23	Нормы запасов материалов на складах в денежном выражении
	24	Сведения о неоплаченных счетах
Производственно-диспетчерский отдел (ПДО)	25	Оперативно-производственные программы и графики
	26	Сведения о наличии заделов в производстве
	27	Сведения об изменении в программе
	28	Графики подачи материалов цехам
	29	Сведения о дефиците
	30	Нормативы незавершенного производства
Исходящие документы
ПЭО	31	Основные расчеты по техпромфинплану
	32	Результаты анализа хозяйственной деятельности отдела
ОГМ, ОКС, ОГЭ, ОТК	33	Сведения о выделенных фондах
ОТК	34	Документы, удостоверяющие качество
Бухгалтерия и финансовый отдел	35	Договоры и дополнительные соглашения
	36	Заявки на денежные средства
	37	Ведомости на изменение материалов
	38	Инвентаризационные ведомости
	39	Сведения о движении материалов
	40	Документы для взыскания штрафов с поставщиков
ПДО	41	Сведения о наличии материалов на складах
	42	Сведения об изменениях сроков завоза
Юридическое бюро	43	Расчеты, необходимые для предъявления претензий
Внутренние документы
ОМТС	44	Номенклатурный ценник материалов
	45	Паспорта поставщиков
	46	Журнал регистрации фондов
	47	Книга счетов на отгруженную продукцию

Внешние по отношению к предприятию входящие потоки имеют в первой половине шифра " 0 ". Внешние выходящие - имеют " 0 " во второй половине шифра. Если у направления потоков стоит только число, указывающее объем информации без его наименования, это значит, что здесь объем создается несколькими потоками, происхождение которых устанавливается прослеживанием линии до разветвления (рис. 3.13).

Представить на одном чертеже все документы, используемые в том или ином расчете (задаче) в логическом порядке их обработки, позволяет документограмма (рис. 3.14).

Рис. 3.14. Документограмма движения документов в отделе сбыта (задача "отпуск готовой продукции")

В тех случаях, когда необходимо компактно представить не только сами формы документов и порядок их прохождения, но и совершаемые операции, составляется оперограмма (табл. 3.15).

Схема движения документов включает конкретных функционеров, но не раскрывает содержание операций по их обработке (рис. 3.15).

Для более полного изучения общей картины распределения информации рекомендуется строить схемы информационной увязки задач данного подразделения с задачами других подразделений. Правильно составленная схема позволяет с достаточной степенью детализации установить состав задач и структуру необходимой для их реализации информации. На схеме наглядно прослеживаются все информационные "входы и выходы" задач (рис. 3.16).

Анализ разработанных информационных моделей является переходным этапом между изучением существующей системы управления и проектированием новой. Он позволяет:

Р ис. 3.15. Схема движения

- документ, используемый при корректировке другого.

д окументов:

- документ, возникший в результате деятельности функционера;

- документ, "оседающий" у функционера;

Таблица 3.15

Оперограмма к задаче "Учет готовой продукции в сборочных цехах"

Наименование документов	Операции над документами	Функционеры
		внутри подразделения				вне подря
		мастер	контролер	нормировщик	рабочий	бухгалтер
Сменное задание	1. Заполнение плановых показателей 2. Выдача рабочему 3. Прием продукции от рабочего 4. Заполнение фактических показателей
Наряд	5. Заполнение условно- постоянной части наряда 6. Перенос данных о выработке из сменного задания 7. Таксировка наряда 8. Оформление наряда (подписывание) 9. Передача в бухгалтерию
- возникновение документа; - обработка документа; - хранение документа; - движение документа; - формирование на основе данного документа информации в другом документе

• рассмотреть все цепочки в информационной системе, начиная с получения исходных сведений, их постепенного преобразования и получения результирующих данных; при этом определяется роль каждого подразделения в комплексе управленческих работ и уточняются их функции;

• исследовать целесообразность повторений некоторых сведений построить схему информационных связей функциональных подразделений предприятия между собой и с внешней средой;

• в информационной системе;

• определить первичные показатели, необходимые для формирования результирующих;

• получить дополнительные характеристики существующей информационной системы: оседаемость показателей, степень их использования, периодичность обработки и пр.

Анализ документации, циркулирующей в информационной системе, начинается в момент стыковки схем информационных связей, построенных для разных подразделений. Если на схеме для одного подразделения указан уходящий документ в другое подразделение, то на схеме последнего наличие документа с данным номером является обязательным. В противном случае - необходимо "организовать" поиск пропавшего документа (или устранить документ, по традиции заполняемый в первом подразделении, но не используемый во втором).

Важную роль в сокращении трудоемкости расчетов играет устранение дублирования. Под дублированием информации в документах подразумевается повторение одноименных показателей в различных документах. Причины дублирования обусловлены ручной обработкой документов, высокая трудоемкость которой вызывает необходимость рассредоточить их во времени и пространстве.

Коэффициент дублирования определяется по формуле

К_Д = [  (N_i - 1) ] / [ N_i]

где N_i - количество i-ых (i = 1,..,n) показателей (реквизитов) в системе документации какой-либо функциональной подсистемы или конкретной задачи (например, оперативного учета готовой продукции);

n - общее количество реквизитов в этой системе.

Поскольку носителем информации, которая может заинтересовать работника, является только один из N показателей в системе документов, то в данной формуле количество избыточных показателей (реквизитов) определяется как (N - 1).

Последовательность определения К_Д показана в таблице 3.16. В приведенном примере система документации для оперативного учета готовой продукции содержит пять различных реквизитов, используемых 18 раз. Следовательно, количество дублирующих реквизитов составляет 18 - 5 = 13. Коэффициент дублирования К_Д = 13/18 = 0,72 (то есть более половины всех реквизитов заполняется более одного раза).

В процессе анализа дублирования выясняется следующее: необходимость упразднения отдельных первичных документов, изменения действующих форм или введения новых; необходимость аннулирования существующих показателей или введения новых.

Рис. 3.16. Схема информационной

увязки задач

В процессе анализа дублирования выясняется следующее: необходимость упразднения отдельных первичных документов, изменения действующих форм или введения новых; необходимость аннулирования существующих показателей или введения новых.

Таблица 3.16

Состав информации к задаче "Оперативный учет готовой продукции"

Наименование реквизитов	Наименование документа				Итого реквизитов	В т. ч. избыточных реквизитов
	Маршрутная карта	Акт о браке	Журнал календарного планирования	Сменный рапорт о выработке
	Количество реквизитов по документам
1.Номер детали	1	2	---	1	4	3
2.Номер операции	1	2	---	---	3	2
3.Наименование операции	1	2	---	---	3	2
4.Брак окончательный	1	2	1	1	5	4
5.Номер маршрутной карты	1	---	1	1	3	2
ИТОГО реквизитов по всем документам системы	5	8	2	3	18	13

Расшифровка показателей, приведенных на схеме информационной увязки задач (см.рис.3.16):

1. Дата. 2. Номер цеха. 3. Наименование детали (сборочного соединения, изделия). 4. Получено из склада. 5. Величина незавершенного производства. 6. Норма применяемости. 7. Программа на месяц. 8. Суточная потребность. 9. Программа на год. 10. Действующая цена. 11. Постоянная цена. 12. Программа на квартал. 13. Программа на 4 месяца. 14. Единица измерения. 15. Размер партии. 16. Трудоемкость. 17. Длительность смены. 18. Шифр оборудования. 19. Трудоемкость обработки. 20. Полная себестоимость. 21. Количество рабочих дней в квартале. 22. Заработок за смену. 23. Норма расхода. 24. Количество рабочих дней за 4 месяца. 25. Наличие деталей на СКЗ. 26. Опережение по детали (Г). 27. Поступление на склад комплектации из цеха к расчетному сроку. 28. Потребность ОКБ в деталях. 29. Остаток изделий на складе готовых изделий. 30. Подлежит отгрузке. 31. Цена изделия. 32. Брак плановый. 33. Брак сверхплановый. 34. Брак окончательный. 35. Запущено с начала месяца. 36. Выход годных по плану. 37. Норматив незавершенного производства. 38. Возврат из ОТК. 39. Сдано цехом за день. 40. Сдано цехом с начала месяца. 41. Статья затрат. 42. Наименование материала. 43. Остаток на первое число месяца. 44. Получено с начала месяца. 45. Получено с начала квартала. 46. Получено с начала года. 47. Дефицит. 48. Обеспеченность деталями (Р). 49. Фактический выход годных деталей. 50. Недостача. 51. Стоимость брака. 52. Номер участка. 53. Размер, марка. 54. Обозначение детали (изделия). 55. Длительность производственного цикла. 56. Валовая продукция. 57. Наименование операции. 58. Экономия. 59. Номер лимитной карты. 60. Обозначение рабочего места. 61. Шифр детали. 63. Потребность в деталях. 64. План с начала года (квартала, месяца). 65. Фактическое выполнение. 66. Потребность с начала года. 67. Стоимость продукции в действующих ценах. 68. Стоимость продукции в постоянных ценах. 69. Номер чертежа. 70. Дата начала планового периода. 71. Номер документа. 72. Очередь. 73. Нормативная стоимость (материала, зарплаты, полуфабрикатов). 74. Получено за сутки. 75. Исправленный брак. 76. Фактически израсходовано. 77. Нормативные расходы. 78. Всего. 79. Итого. 80. Перевыполнение. 81. Отставание. 82. Количество деталей.

Свести к минимуму время на изменение алгоритмов задач системы управления позволяет анализ схем информационной увязки. В результате анализа, в частности, указываются формы документов и компьютерных файлов, где должны быть изменены наименования отдельных показателей для сохранения смыслового единства информации в системе; осуществляется переориентация связей; корректируются формы документов и файлов, наименования показателей и алгоритмы формирования их значений.

Скорректированные схемы информационной увязки задач используются при определении приоритетов их решения в системе управления. Приоритеты, в свою очередь, являются исходным пунктом для разработки программы, выполняющей роль организующей системы (диспетчера) и регулирующей весь комплекс переработки информации, т.е. системы обработки данных (СОД).

Анализ объемов информации и направлений движения информационных потоков рассмотрим на примере данных, представленных на рисунке 3.13. Количество входящей и выходящей информации по службе сбыта примерно одинаково, в то время как количество входящих документов составляет только 31 % от общего количества документов. Наиболее напряженными внешними потоками являются входящие потоки от потребителей и фондодержателей. Наименьшим внешним выходящим потоком является поток J_5,0. Наименее напряженным из внутренних является поток между отделом сбыта и складом готовых изделий. Интенсивность движения информации здесь почти не меняется, так как обмен документацией осуществляется в границах устойчивого во времени процесса - изготовления и реализации продукции.

При изучении оперограмм, содержащих не только перечень операций, но и фиксирующих взаимосвязь с другими документами, ставятся следующие вопросы:

• нельзя ли отказаться от той или иной операции, изменив порядок обработки на других операциях?

• нельзя ли улучшить последовательность операции?

• не следует ли выполнять данную операцию не вручную, а с использованием технических средств?

Анализ оперограмм позволяет выявить: места скопления документов в одном месте из-за их недостаточной пропускной способности; многократное возвращение одного документа в один и тот же пункт для повторного заполнения, получения подписи руководителя и пр.; расхождение между инструкцией, регламентирующей порядок заполнения данного документа, и фактическим его движением или заполнением.

В таблице 3.17 приведена оперограмма, отображающая процесс отгрузки готовой продукции потребителям. При отгрузке почтовыми посылками работниками отдела сбыта выписывается почтовая карточка. Отгрузка производится партиями, комплектуемыми по направлениям поездов. Отгрузка изделий в счет возмещения рекламаций производится по другим документам; порядок движения документов в данном случае несколько другой.

Анализ схемы позволяет сделать вывод о нерациональности отгрузки. Документы дважды возвращаются в исходный отдел; кроме того, один и тот же документ регистрируется в нескольких подразделениях. Большой запутанностью характеризуется взаимодействие документов (операции 6, 7, 8 над "приказом на отгрузку" и операция 1 над "счетом-платежным требованием") при их обработке в отделе сбыта, финансовом отделе и главной бухгалтерии. В частности, идентичны по содержанию операции 6 и 7, хотя и осуществляются над разными документами. Это приводит к выводу о дублировании работ, обусловленном децентрализацией функции сбыта и реализации между отделом сбыта и бухгалтерией. Настораживает также сложность связей при реализации операций 1 (документа 2) и 6 (документа 1): отсутствует основной "вход", зато имеется обратная связь и "выход".

Таблица 3.17

Оперограмма (карта документооборота) к задаче "Учет отгрузки готовой продукции"

Наименование	Операции над	Подразделения
документов	документами	ОС	СГИ	ФО	гл. бух	банк
Приказ на отгрузку (Д-1)	1. Выписка 2. Запись в приказ планового количества продукции, подлежащей отгрузке 3. Запись в приказ фактически отгруженного количества продукции 4. Регистрация приказа в "книге учета поступления и отгрузки продукции" 5. Регистрация приказа в "журнале регистрации приказов" 6. Отметка количества отгруженной продукции в "карточках потребителей" 7. Регистрация в "книге учета реализации продукции" 8. Хранение приказа
Счет-плате-жное требование (Д-2)	1. Выписка счета и т.д.

При анализе движения документов необходимо учитывать, что оперограммы наглядны, если количество подразделений и операций невелико. При большом количестве переплетений связующих линий наглядность снижается.