1.4. Планы счетов

План счетов бухгалтерского учета представляет собой типичный список (справочник), к которому приходится периодически обращаться при ведении учета.

Данный справочник поставляется разработчиком практически полностью заполненным в виде таблицы (меню «Предприятие» – «Планы счетов» – «План счетовбухгалтерского учета») (рис. 1.13).

Рис. 1.13. Фрагмент плана счетов

План счетов имеет код счета, близкий по интерпретации к стандартной кодировке, наименование и характеристики: признаки забалансовых, активных, пассивных, активно-пассивных счетов, наличие валютного и количественного учета.

Для плана счетов системы «1С: Предприятие» характерным является наличие одной или нескольких характеристик под названием «Субконто». С помощью «Субконто» по каждому счету устанавливается аналитический учет. Например, по счету 23«Вспомогательное производство» предполагается рассматривать записи вразрезе подразделений, выпускаемой номенклатурных групп и статей затрат.

Быстрый вызов необходимого счета осуществляется установкой курсора наколонку «Код» в произвольном месте внутри таблицы и набором первых цифрискомого счета. В формируемых корреспонденциях, как правило, не допускаетсяиспользования счетов, у которых имеются «в подчинении» другие счета. Например, к синтетическому счету 19 открыты счета с субсчетами: «19.01», «19.02»,«19.03» и т.д. В справочнике записи с такими счетами выделены желтым цветом.

Имеется возможность ввода новых счетов и субсчетов. Для этого используются типовой прием добавления записи командой «Добавить» с помощью соответствующей кнопки на панели инструментов или из меню «Действие». При этомпоявляется дополнительное окно ввода, которое следует заполнить (рис.1.14).

Ввести код счета «10.11.3», вид «Активный». Ячейка «Подчинен счету» заполнится автоматически. Определить название «Инструменты в эксплуатации».

Установить признак количественного учета и ввести виды субконто в табличнойчасти окна.

Рис. 1.14. Ввод нового счета

После нажатия кнопки ОК запись должна появиться в списке (проверить). Записи, введенные пользователем, в отличие от предопределенных записей, имеютобозначение буквой «Т» без желтой точки.

Для налогового учета предлагается план счетов, похожий на план счетов бухгалтерского учета. Ознакомиться самостоятельно.

Поскольку налоговый учет ведется параллельно с бухгалтерским, то необходимо установить связь между ними (меню «Предприятие» – «Планы счетов» –«Установка соответствия бухгалтерского и налогового учета») на 01.12.2007 г.

1.5. Общие приемы работы с программой

Кроме режима ввода информации программа допускает редактирование введенной информации, копирование, перенос созданных записей из одной группы вдругую, удаления введенной информации и сохранения информационной базы засчет выгрузки на внешние носители.

За счет редактирования можно изменить часть информации в уже записаннойформе. Для этого используется команда «Изменить» в меню «Действия» иликнопка «Изменить текущий элемент» на панели инструментов открытого окна соответствующей формы.

Открыть «План счетов бухгалтерского учета» (меню «Предприятие» – «Планысчетов»), найти и выделить запись с кодом «10.11.3», которую ввели в предыдущем разделе. Нажать на панели инструментов кнопку «Изменить текущий элемент». В окне с названием счета изменить наименование на «Режущие инструменты в эксплуатации». После закрытия окна в списке счетов появится отредактированная запись.

Операция копирования может весьма существенно ускорять скорость вводаинформации, так как в реальном бухгалтерском учете организации много однотипных, а порой просто одинаковых операций.

Для примера используем для ввода нового счета учета импортных инструментов копирование записи с кодом «10.11.3» в плане счетов. Выделить запись и нажать на панели инструментов кнопку «Добавить копированием» (вторая кнопкаслева). Появляется окно ввода (см. рис. 1.14). Исправить в ячейке «Код счета» номер счета на «10.11.4», в ячейке «Наименование» изменить запись на «Импортныеинструменты в эксплуатации» и выбрать валютный учет, поставив соответствующую «птичку». После закрытия окна в плане счетов появится новая запись, полученная копированием (рис. 1.15).

Рис. 1.15. Дополнительные записи

При создании справочников может возникнуть ситуация, что созданная записьдолжна быть в другой группе. Например, в списке подразделений котельнаядолжна относиться не к администрации, а к производству. Открыть окно «Списокподразделений организации ООО «Форт» (меню «Предприятие» – «Подразделения организации») и дважды щелкнуть мышью по записи «Администрация» вправой части открывшегося окна. Появятся подразделения, включенные ранее вадминистрацию. Щелкнуть мышью в левой части окна по «+» в папке с записью«Подразделения организации. В левой части окна появится список групп подразделений (рис. 1.16).

Рис. 1.16. Перенос записи из одной группы в другую

«Зацепить» мышью запись «Котельная» и переместить в папку «Производство» в левую часть окна. Убедиться, что подразделение «Котельная» попало вгруппу «Производство».

Удаление ошибочных записей в системе «1С: Предприятие» производится вдва этапа: сначала записи помечаются на удаление, а затем помеченные записиудаляются отдельным действием. Продемонстрируем данную процедуру на реальном примере. Найти запись «Отдел сбыта» (см. рис. 1.16), выделить ее и выбрать команду «Установить пометку на удаление» в меню «Действие» или соответствующей кнопкой на панели управления окна. Подтвердить пометку при запросе и убедиться, что удаляемая запись отметится красным крестиком. Пометкуна удаление можно отменить. (Проверить самостоятельно.) Аналогично пометитьна удаление записи с вновь введенными счетами «10.11.3» и «10.11.4» в планесчетов бухгалтерского учета (см. рис. 1.15).

Второй этап осуществляется в любое свободное от учетной работы время. Вызывается окно «Поиск и удаление помеченных объектов» (меню «Операции» –«Удаление помеченных объектов»), котором показываются все записи, помеченные на удаление. Данный список позволяет отменить удаление «нужных» записей. Далее нажимается клавиша «Контроль», после чего начинается проверка легитимности удаления. После контроля появляется окно «Удаление объекта», в котором сообщается о возможности удаления записей (рис. 1.17). По записям, покоторым запрещено удаление, появляется довольно полная соответствующая информация. Чаще всего такая ситуация складывается, если «удаляемая» запись ужеиспользуется в последующих документах. После нажатия клавиши «Удалить» вся«разрешенная» к удалению информация безвозвратно исчезает. Проверить самостоятельно действие этого инструмента.

При большом объеме учетной информации принятая система удаления «ошибочных» данных весьма эффективна.

Рис. 1.17. Информация об удаляемых объектах

Сохранение данных учета в процессе работы в программе происходит автоматически. Однако при ведении бухгалтерского учета следует время от времени(желательно не реже одного раза в неделю) сохранять данные на независимом отконкретного компьютера носителе.

Для выгрузки информационной базы необходимо закончить работу в режиме«1С: Предприятие» и запустить программу в режиме «Конфигуратор». Выбратьпункт «Администрирование» – «Выгрузить информационную базу». В окне «Сохранить как» указать путь (желательно на носителе данных, внешнем по отношению к диску размещения базы) и нажать клавишу «Сохранить». Сохраненныйфайл будет «по умолчанию» иметь название «1Cv8.dt». При повторной выгрузкена место старого файла записываются новые данные. Для восстановления базыданных или загрузки на этом же компьютере в следующем сеансе работы в режиме «Конфигуратор» выбрать пункт «Администрирование» – «Загрузить информационную базу» и указать на выгруженный ранее файл «1Cv8.dt» на внешнем носителе.