3. Использование дополнительных Книг.
Приложение Excel позволяет загрузить в память для одновременной работы несколько Книг. Каждая Книга появляется в отдельном окне.
3.1. Переход между Книгами.
Открытие дополнительной Книги - стандартное: кнопка Office - команда Создать.
Просмотр одновременно открытых Книг возможен через выбор в раскрывающемся списке Перейти в другое окно из Группы инструментов Окно с Вкладки Вид. Имена Книг фиксируются здесь в порядке открытия их файлов.
Для
одновременного просмотра
Книг используют находящиеся там
же кнопки Рядом,
Синхронная
прокрутка и Восстановить
расположение окна (См.
Рис. 5).
Рис. 5. Диалоговое окно Расположение окон.
Для упорядочивания окон служит диалоговое окно Расположение окон, вызываемое кнопкой Упорядочить все, располагающейся в той же Группе инструментов Окно. Это диалоговое окно (См. Рис. 5) содержит переключатель на 4 опции:
Рядом,
Сверху внизу,
Слева направо (См. Рис. 6),
Каскадом.
Активная книга определяется по цвету строки заголовка окна (как и все активные окна в среде Windows). Для перехода от книги к книге используются комбинации клавиш Ctrl+F6 и Ctrl + Shift + F6. Кроме того, переход осуществляется щелчком мыши по строке заголовка нужного окна.
3.2. Установка связи между книгами.
Установка связи между Книгами аналогична установке связи между Листами.
Пример (См. Рис. 6): Открыть: Книга1 с данными в диапазоне Лист1!А1:А3
Книга 2 с данными в диапазоне Лист1!А1:А3
Получить суммы в Книге 3:
в А1 = SUM([Книга1]Лист1!$А$1:$А$3) и
в В1 = SUM([Книга2]Лист1!$А$1:$А$3)
Внимание! Используются абсолютные полные адреса.
SUM([Книга1]Лист1!$А$1:$А$3)
SUM([Книга2]Лист1!$А$1:$А$3)
Рис.6. Установка связи между Книгами
3.3. Консолидация данных .
Книга Excel представляет собой трехмерный документ, где кроме обычных вычислений по строкам и столбцам возможна организация вычислений по одноименным ячейкам, находящимся на разных Листах при условии их одинаковой структуры.
Для установки связи между несколькими Листами с одинаковой структурой используется:
Вкладка Данные - Группа Инструментов Работа с данными - кнопка Консолидация.
Пример: Лист Октябрь - данные в диапазоне D5 : F10.
Лист Ноябрь - данные в диапазоне D5 : F10.
Лист Декабрь - данные в диапазоне D5 : F10.
Получить результат на Листе Квартал 4 в том же диапазоне.
Рис.7. Диалоговое окно Консолидация
Рис.8. Результат выполнения Консолидации
Диалоговое окно Консолидация (См. Рис. 7) содержит:
раскрывающийся список Функция (по умолчанию – наиболее часто используется СУММ),
текстовое поле Ссылка – для ручного ввода диапазонов или ввода с помощью мыши,
список используемых диапазонов,
группа обслуживающих флажков,
кнопки управления.
Алгоритм выполнения:
Выделить диапазон D5:F10 на Листе Квартал 4.
Вызвать диалоговое окно Консолидация.
Выделить диапазон D5:F10 на Листе Октябрь.
Щелчок по кнопке Добавить.
Диапазон D5:F10 с Листа Октябрь зафиксируется в окне. Возможно появление подсказки по выбору следующего диапазона.
Выполнить п.п. 3-5 для Листа Ноябрь.
Выполнить п.п. 3-5 для Листа Декабрь.
Щелчок по кнопке ОК.
Диапазон D5:F10 на Листе Квартал 4 будет содержать сквозные суммы с Листов Октябрь, Ноябрь, Декабрь – т.е. сформирована Квартальная ведомость (См. Рис. 8).
При консолидации обычно, кроме функции СУММ используются функции СЧЕТ, СРЗНАЧ, МАКС, МИН и СТАНДОТКЛ .