2. Процедура распознавания проблем в управлении организацией

Успех исследования во многом зависит от комплекса работ с проблемой как предметом исследования.

Лауреат Нобелевской премии за исследования в области управления (1978) американский ученый в области теории менеджмента и социологии Герберт Сай­мон (р. 1916) показал (Simon H.A. The New Science of Management Decision. New York, Harper&Row, 1960), что решение любой проблемы, будь то в предпринима­тельстве науке или искусстве можно разбить на четыре этапа:

1. Осознание необходимости принятия решения или возможности. Г. Саймон назвал эту стадию интеллектуальной.

2. Формулирование вариантов последующих действий.

3. Оценка вариантов с точки зрения их привлекательности.

4. Выбор одного или нескольких вариантов для реализации. ( по Ансоффу И. Новая корпоративная стратегия. СПб.: Питер, 1999 с.53)

Первый этап представляет собой выявление проблемы, а остальные ее ре­шение.

Рассмотрим возможные пути выявления про6лемы в управлении организацией (Рис. 1).

Пути выявления проблемы

Рациональный

Интуитивный

Реактивный

Рис. 1. Пути выявления проблемы в организации.

Проблема очевидна в том случае, когда руководство организации поставило определенные цели, наметило пути их достижения, а ожидаемый результат не достигнут. Как отмечают в этой связи М.Х. Мескон, М. Альберт и Ф. Хедоури, вы узнаете о проблеме потому, что не случается то, что должно было случиться (Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. М.: Дело, 1992. с. 202.). Это реактивный путь выявления проблем, чреватый большими потерями для организации.

Успешный руководитель старается поставить проблему до того, как она станет очевидна всем. О наличии проблемы руководителю может говорить его интуиция, т.е. способность индивида, не обращаясь к логическим выкладкам, быстро «схватывать» особенности текущей ситуации (Дафт Р.Л. Менеджмент СПб., Питер, 2000. с. 278). Интуиция помогает менеджерам в ситуациях с высокой степенью неопределенности, когда применение рационального анализа бессмысленно. Вместе с тем следует учитывать, что с точки зрения статистики шансы на правильный выбор без какого-либо приложения логики невысоки (Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. М.: Дело, 1992. с. 200).

В организации для своевременного обнаружения проблем имеет смысл использовать рациональный подход.

Менеджмент (или администрация) организации может разработать процедуру поиска и выявления проблем на ранней стадии их возникновения (управление по слабым сигналам), а также механизм постановки и решения проблемы в экстренных случаях. Приме­ром регламентированной постановки и решения проблем является методология стратегического менеджмента.

Как отмечает профессор Гарвардской школы бизнеса Ричард Румельт, руководители, как правило, сразу берутся за решение проблем, а не их структурирование (Румельт Р. Оценка бизнес-стратегии // Микцберг Г., Куинн Дж.Б., Гошал С. Стратегический процесс / Пер. с англ. под ред. Ю.Н. Каптуревского СПб.: Питер, 2001, с. 125). Это может привести к тому, что не четко сформулированная цель обусловит ошибочное решение.

Чтобы организовать исследование проблемы, надо получить о ней как мож­но более полное представление. Этой цели служат операции по распознаванию проблемы. На этой фазе работы с проблемой я хотел бы остановиться подробнее. Вместе с тем о тех операциях, которые будут рассмотрены нами, можно сказать, что они выполня­ются при проведении исследования достаточно сложных проблем и могут укрупняться. Вы должны представлять алгоритм, по которому можно проводить распознавание проблемы.

Распознавание проблемы

1. Ф ормулирование

2. П остроение

3. О ценка

4. О боснование

5. О бозначение

1. Распознание проблемы начинается с ее формулирования. Зададимся вопросом как можно сформулировать проблему?

1.1 Первый подход - путем постановки центрального вопроса.

Например, почему предприятие теряет свои позиции на рынке?

Если обозначить этот подход одним словом, то это вопрошение.

1.2 Второй подход получил название контрадикции ( от англ. Contradiction - противоречие, противоположность).

В этом случае проблема формулируется в виде противоречия, составляющего основу проблемы.

Менеджменту предприятия повышена заработная плата, а позиции на рынке продолжают ухудшаться.

1.3 Третий подход получил название финитизации. Проблема формулируется по­средством описания предполагаемого результата после того как проблема будет решена.

Если на предприятии будет внедрена дивизионная структура управления, то она укрепит свои позиции на рынке.

Подходы к формулированию проблемы изображены на Рис.

Формулирование проблемы

1. Вопрошение

2. Контрадикция

3. Финитизация

2

Построение проблемы

. Следующий этап распознавания проблемы получил название - построение проблемы. Составляющие этого этапа:

1. Стратификация

2. Композиции

3. Локализация

4. Вариантофикация

2.1 Процедура расщепления проблемы на подвопросы, без ответа на которые нельзя найти ответ на основной проблемный вопрос, получила название стратификации (от лат. stratum - слой).

Например, если центральный вопрос: «Почему предприятие теряет свои позиции на рынке?», то вычесть подвопросов могут выступать:

В какой мере ухудшение позиции на рынке связано с качеством управления организацией?

В какой мере ухудшение позиции на рынке связано с квалификацией, которую имеют сотрудники организации?

Не повлияло ли на положение предприятия на рынке изменение характера отношений с органами власти?

В какой мере ухудшение позиций на рынке связано с технической оснащенностью предприятия?

2.2 Группировка и определение последовательности подвопросов - для обозначе­ния этого этапа используется термин «композиция».

Иными словами близкие подвопросы объединяются в группу вопросов, кото­рые могут быть поручены специалисту в этой области.

Например, применительно к сформулированному выше центральному вопросу подготовленные подвопросы можно сгруппировать по их принадлежности к внутренней и внешней среде организации.

2.3 Ограничение поля изучения в соответствии с потребностями исследования, отграничение известного от неизвестного в области объекта исследования. Этот этап в построении проблемы получил название локализация.

Например, ухудшение позиции предприятия на рынке связано и с недостатками в технической оснащенности производственных подразделений, и с ухудшением отношений с органами власти. Вместе с тем указанные недостатки обусловлены функционирующей на предприятии системой управления. Поэтому имеет смысл локализовать исследование прежде всего на деятельности управляющей подсистемы организации. При этом использующаяся система планирования в целом известна исследователям, а вот на эффективности других функций управления следует сосредоточить особое внимание.

2.4 Четвертая операция в рамках построения проблемы – определение возможности замены любого из выявленных подвопросов любым другим и поиск альтернативы для всех элементов проблемы. Это действие получило название – вариантификация.

Если использовать названный выше в качестве центрального вопрос, то в рамках этой операции его можно попытаться заменить другим. Например, может быть в той отрасли, в которой действует организация перспектив для нее нет и лучше заняться другим бизнесом. А может быть и другая альтернатива – объединить усилия организации с кем-то из конкурентов путем взаимного слияния и создания нового предприятия.

4. Третий этап распознавания проблемы предполагает осуществление операций по оценке проблемы.