Общество с ограниченной ответственностью "Эдельвейс"

Приказ N 7

г. Москва 10 января 200_ г.

Приказываю:

1. В целях обеспечения своевременной и эффективной работы структурных подразделений ООО "Эдельвейс" и рациональной организации документооборота всем ответственным лицам сдавать отчеты по своей деятельности согласно утвержденному графику документооборота:

- коммерческий директор - до 5-го числа каждого месяца сдает генеральному директору отчет об объемах, количестве поставок товарно - материальных ценностей, аккуратности расчетов покупателей - оптовых фирм;

- руководитель службы безопасности - до 3-го числа каждого месяца сдает отчет коммерческому директору о состоянии дел кредитуемых торговых фирм, о количестве положительных кредитных историй и положительных заключений на выдачу товарного кредита;

- менеджеры по продажам - до 3-го числа каждого месяца сдают отчеты коммерческому директору о параметрах кредитования в рамках товарного кредита - лимиты по объемам, сроки кредитования, нормы процентов в день в разрезе розничных магазинов;

- коммерческие агенты - до 3-го числа каждого месяца сдают отчеты руководителю службы безопасности о количестве заявок, переданных менеджерам по продажам, на предоставление товарного кредита, с указанием суммы заявки по каждому розничному магазину;

- менеджер по кадрам - до 5-го числа каждого месяца представляет для утверждения генеральному директору трудовые контракты с новыми сотрудниками и их должностные инструкции, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности материально - ответственных лиц; 1-го числа каждого месяца сдает главному бухгалтеру табель рабочего времени; до 5-го числа каждого месяца сдает главному бухгалтеру документы на сотрудников, принятых на работу в течение последнего месяца;

- главный бухгалтер - до 10-го числа каждого месяца составляет для генерального директора сводки, содержащие данные о прибыли, полученной за месяц, сумме затрат и налогах; до 28-го числа первого месяца квартала сдает бухгалтерские балансы в налоговую инспекцию после обработки полученных данных из отчетов сотрудников, предварительно ознакомив с ними генерального директора.

2. Все вышеперечисленные отчеты сдаются в строгом соответствии с формами, утвержденными в соответствующих приложениях к приказу по учетной политике ООО "Эдельвейс". Ответственность за разработку форм несут уполномоченные лица. Контроль за разработку форм возлагается на главного бухгалтера.

3. За несвоевременную сдачу отчетов ответственность возлагается на виновных лиц (вплоть до увольнения).

4. Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера.

Генеральный директор ООО "Эдельвейс" ________________________

Приложение: график документооборота

2.4. Сохранность первичных учетных документов

Главный бухгалтер организации обеспечивает сохранность первичных учетных документов (накладных, счетов, счетов - фактур, приходно - кассовых ордеров и т.д.), форм бухгалтерской отчетности, налоговых расчетов (налоговых деклараций), оформление и передачу их в архив.

Данные документы должны храниться до их передачи в архив организации в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентируются:

- в течение четырех календарных лет деятельности налогоплательщика по налоговому законодательству;

- не менее пяти лет по требованиям бухгалтерского учета.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Сроки и порядок хранения документов, их передача в соответствующие государственные архивы, а также условия уничтожения документов с истекшим сроком хранения определяются Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденным Главархивом СССР 15.08.1988 (в ред. Решения Госналогслужбы России и Росархива от 27.06.1996 и Федеральной архивной службы России от 06.10.2000), если иное не утверждено в законодательном порядке.

Перечнем установлены различные сроки хранения документов в зависимости от их вида.

По истечении установленных действующим законодательством сроков хранения документов в организации они подлежат передаче на хранение в Архивный фонд Российской Федерации.

Архивный фонд Российской Федерации состоит из двух частей:

- государственной части, обязательной передаче в которую подлежат документы государственных предприятий, учреждений, организаций;

- негосударственной части, где (согласно п.17 Положения об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 17.02.1994 N 552) хранятся в том числе и архивные документы, находящиеся в собственности негосударственных организаций.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется органами и учреждениями Федеральный архивной службы совместно с собственниками этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы их ценности. Соглашение с органом или учреждением Федеральной архивной службы влечет для организации включение части его документов в состав Архивного фонда Российской Федерации.

В связи с тем что Положение об Архивном фонде Российской Федерации не обязывает негосударственные организации заключать такие соглашения (договоры), организации вправе решать сами вопрос об их целесообразности.

Именно поэтому передача документов в негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации не носит обязательного характера и осуществляется на основании соглашения (договора) между органами Федеральной архивной службы и собственниками документов.

Однако в любом случае сроки хранения документов будут определяться в соответствии с вышеназванным Перечнем.

Организации, чьи документы отнесены к негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, должны своими силами обеспечить их постоянное хранение в специально создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России от 06.10.2000, установлены следующие сроки хранения бухгалтерских документов:

- отчетов по налогам: годовых - постоянно; квартальных - 5 лет; месячных - 1 год;

- бухгалтерских отчетов и балансов организаций: сводных годовых - постоянно; годовых - постоянно; квартальных - 5 лет; месячных - 1 год;

- первичных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и явившихся основанием для бухгалтерских записей (кассовых, банковских документов, корешков банковских чековых книжек, ордеров, табелей, извещений банков и переводных требований, актов о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанций, корешков к ним, счетов - фактур, накладных, авансовых отчетов и др.) - 5 лет;

- синтетических, аналитических, материальных счетов бухгалтерского учета - 5 лет;

- бухгалтерских учетных регистров (Главной книги, журналов - ордеров, разработочных таблиц и др.) - 5 лет;

- оборотных ведомостей - 5 лет;

- перечней лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, - "До замены новыми";

- образцы подписей материально - ответственных лиц - "До минования надобности";

- книги, журналы, карточки учета: ценных бумаг - постоянно; договоров, контрактов, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) - 5 лет; основных средств (зданий, сооружений) - 5 лет; расчетов с организациями - 5 лет; приходно - расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) - 5 лет; подотчетных лиц - 5 лет; исполнительных листов - 5 лет; депонированной заработной платы - 5 лет; доверенностей - 5 лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться не менее пяти лет после отчетного года, когда они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Отдельные документы по бухгалтерскому учету и отчетности можно уничтожить при условии завершения в организации всех проверок (ревизий) и при отсутствии по результатам этих проверок (ревизий) споров, разногласий, следственных и судебных дел. В противном случае документы должны храниться и после истечения сроков их хранения до урегулирования разногласий или вынесения окончательного решения по судебно - следственным делам.

Как видно из вышеприведенных данных, некоторые дела хранятся "До минования надобности". Это означает, что документация имеет ограниченное практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией.

Следует также обратить внимание на Распоряжение Правительства РФ от 21.02.1994 N 358-р "Об обеспечении сохранности документов по личному составу", которым учредителям вновь образующихся юридических лиц рекомендовано включать в свои учредительные документы положения об обеспечении учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица, а органам исполнительной власти осуществлять государственную регистрацию учредительных документов при наличии в них указанных положений.

Срок хранения документов по личному составу - 75 лет (с учетом возраста человека к моменту окончания дела). Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна определяться по формуле: 75 лет минус возраст человека к моменту окончания дела.

Для проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организации должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, в состав которой входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации. В состав такой комиссии могут также входить представители соответствующего архивного учреждения.

Экспертная комиссия определяет порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организует экспертизу ценности документов и осуществляет контроль за ее проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в государственные архивы.

К документам, отобранным экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, создаются описи в соответствии с установленными требованиями.

Описи документов по личному составу длительного срока хранения согласовываются с экспертной комиссией соответствующего архивного учреждения и утверждаются руководителем организации.

Перед передачей в архив первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива, которая содержит:

- наименование учетного регистра, к которому относятся данные первичные документы;

- период, за который скомплектованы документы;

- перечень скомплектованных первичных документов;

- дату комплектации и передачи документов в архив;

- подпись ответственного лица.

Уничтожение документов оформляется актами (на управленческую документацию составляется один экземпляр, на научно - техническую - два), утверждаемыми руководителем организации.

Организации, документы от которых не подлежат приему в государственные архивы, уничтожают дела (практическая надобность в которых отпала и сроки хранения которых по Перечню истекли) без согласования с архивными органами. Однако если имеется указание соответствующего ведомства о согласовании уничтожения документов с вышестоящей организацией, то акты на документы, подлежащие уничтожению, направляются на рассмотрение в эту организацию.

Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо - сдаточными накладными.

В связи с тем что хранению подлежит не вся документация организации, а лишь указанная в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, а также с учетом того, что разные виды документов имеют разные сроки хранения, организация неизбежно несет расходы, связанные с архивной обработкой документов, отбором документов с истекшим сроком хранения для их уничтожения, а также ряд других расходов.

В соответствии с гражданским законодательством при преобразовании юридического лица одного вида в юридическое лицо другого вида (изменении организационно - правовой формы) к вновь возникшему юридическому лицу переходят права и обязанности реорганизованного юридического лица в соответствии с передаточным актом. Таким образом, правопреемник реорганизованной организации обязан хранить его документы.

Согласно Положению об Архивном фонде Российской Федерации в случае ликвидации негосударственных объединений, учреждений, организаций и предприятий при отсутствии правопреемников их архивные документы поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в учреждения Росархива (Федеральной архивной службы России).

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

2.5. Учетные регистры

Все бухгалтерские. операции оформляются документально, бухгалтер проверяет правильность оформления, затем заносит данные в учетные регистры - таблицы определенной формы, в которых отражаются учетные данные. Перенос данных в учетные регистры важен в работе бухгалтерии. Различают следующие учетные регистры:

1. Хронологические – информация о хозяйственных операциях записывается в последовательности их совершения (например, журнал регистрации хозяйственных операций).

2. Систематические – записывается информация об однородных хозяйственных операциях (например кассовая книга).

В зависимости от отраженной на них информации, регистры делятся на:

1. Регистры аналитического учета (данные аналитических счетов).

2. Регистры синтетического учета (данные синтетических счетов)

3. Ведомости (нечто среднее между документом и регистром, занимают особое место) и подразделяются на::

1. Накопительные - собирание в течение отчетного периода сумм, отражаемых в первичных документах по однородным хозяйственным операциям (группировка по корреспондирующим счетам).

2. Группировочные - группировка и последующее распределение затрат по различным объектам.

Способы обнаружения ошибок:

1. Сплошная проверка - бухгалтер, чтобы зафиксировать документ (отразить фиксацию) должен «открыжить» документ (от польского – крест).

2. Выборка - при подведении итогов данных синтетического учета и аналитического учета возможно расхождение  делается выборка сумм из данных учетов и их сравнение.

2.6. Формы ведения бухгалтерского учета

Форма - опр. система построения и сочетания учетных регистров, последовательностей и способов записи в них.

Основные признаки - виды применяемых регистров и взаимосвязь между ними; последовательность и способы записи в регистры; применение различных ЭВМ.

Сейчас применяются:

1. Мемориально-ордерная форма

Мем. ордера составляются на основании итоговых накопительных ведомостей (группировка i по корр. счетам) или сводных документов (ведомость распределения з/п). Все они основаны на данных однородных первичных документов.

Ордера - документы бух. оформления, в к-х указываются проводки по бух. операциям. За каждым мем. ордером закрепляется свой номер, что позволяет составлять на  группу однородных операций лишь 1 ордер в месяц (кассовый ордер по з/п).

Документы, на основании к-х производятся записи в ордер, подшиваются к нему. Оформленные ордера регистрируются в хронологическом порядке в журнале мем. ордеров (хронологический регистр с/у). Итоги оборотов по такому журналу соответствуют итогам оборотов по Д и К с/с, что подтверждает правильность разноски операций по с/с. Затем проводки из мем. ордеров разносят по счетам главной книги или в контрольную ведомость (систематический регистр с/у). В главной книге содержатся с/с, на  из к-х отводится отдельный лист; в левой стороне - ДЛЯ счета, справа К.

Записи производятся по шахматному принципу (с указанием корр. счетов). В главной книге отражаются только обороты, сальдо не выводятся. На основании итогов составляется оборотная ведомость по с/с или шахматная оборотная ведомость. Итоги оборотов по Д и К счетов сверяются с итогами журнала регистрации мем. ордеров (для полноты правильности отражения хоз. операций). Затем на основании оборотной ведомости составляется баланс.

Аналитический учет.

Ведется  с/у в карточках а/у на основании первичных документов, пришитых к мем. ордерам. На основании оборотов и остатков, отражаемых в карточках, составляются оборотные ведомости по а/с. их итоги сверяют с итогами ведомостей по с/с.

Достоинства мем.-ордерной формы:

1) Простота

2) Возможность исправления ошибок при сверке данных

3) Легкость проверки правильности отражения хоз. операций

4) Возможность применения в  отраслях НХ и бюджетных организациях

Недостатки:

1) Многократность записи одной и той же сумм в разных регистрах   объема работ и вероятности ошибки

2) Отрыв (отставание) а/с от с/с

3) Сложность составления отчетности (конечного результата), т.к. не  регистры приспособлены к тому, чтобы на их основе можно сразу ее заполнить

4) Большой объем работ приходится на конец месяца  возможны задержки

Форма “журнал-главная” (разновидность мем.-ордерной формы):

Рассчитана на предприятия (бюджетные) с использованием небольшого кол-ва с/с. На основании первичных документов или накопительных ведомостей составляется мем. ордер. Отличие - составляется один регистр (“журнал-главная”). Этот регистр - комбинирован. В нем производится хронологическая регистрация мем. ордеров, к-я совмещается с систематическими записями по с/с. Сам журнал регистрации отдельно не составляют: баланс составляется по данным формы “журнал-главная”. А/у ведется в книгах, на основании к-х составляют оборотные ведомости по а/с, их итоги сверяются с итогами “журнал-главная” формы.

Достоинства:

1) Сочетаются хронологические и систематические записи

2) Простота учетных регистров

Недостатки:

1) При большом объеме операций становится громоздкой  ошибки  не содержат более 20-25 с/с.

2) Сохраняет все недостатки мем.-ордерной формы

2. Журнально-ордерная

“Журнал-ордер” - регистр, в к-м сочетаются хронологические и систематические, аналитические и синтетические формы записи. Название произошло от объединения в регистре хронологических (журнал) и систематических (мем. ордер) записей.

Основные принципы составления журнала-ордера:

Ведется на основании первичных документов по счетам с небольшим числом отражаемых в них операций. При большом кол-ве документов, данные из них накапливают в накопительных и группировочных вспомогательных ведомостях и таблицах, итоги к-х в конце месяца переносятся в соответствующие журналы-ордера.

Строятся они на свободных листах, имеет свой номер и открывается для  с/с или нескольких взаимосвязанных счетов.

Они построены по кредитовому принципу: ведутся по К одного или нескольких однородных счетов. В таких журналах-ордерах заранее предусмотрена типовая корреспонденция счетов   вероятность ошибки. В зависимости от учитываемого на них объема имеют разное строение.

По содержанию и форме различают журнал-ордера:

1) Для учета кассовых и банковских операций

В целях контроля за построением ден. учета к ним ведутся вспомогательные ведомости. Запись в эти регистры производится по шахматному принципу (по К и Д корр. счетов), что сокращает время регистрации операции.

2) Для учета операций по с/с 60, 71 и т.д.

Журнал-ордера построены по принципу совмещения с/у и а/у  не нужно вести к ним книги и карточки а/у, оборотные ведомости а/у. Запись производится линейным способом: обороты по Д и К размещаются на одной линии.

3) Для учет затрат на про-во

Запись в регистрах производится в шахматном порядке: дебетуемые счета - в подлежащем (по горизонтали), кредитуемые - в сказуемом (по вертикали).

Журнал-ордер №10 ведется по Д и К нескольких взаимосвязанных счетов. При этом в журнал-ордере записываются лишь итоговые суммы за месяц, что необходимо для свода и учета затрат на про-во по их экон. элементам и калькуляционным статьям.

К нему ведутся накопительные ведомости №12,15, в к-х дается группировка затрат по статьям а/у, что необходимо для контроля за сметой всех расходов. Иногда в дополнение к ним составляются разработочные таблицы, в к-х осуществляют расчеты амортизации, износа и т.д. Данные таблиц также используются для записи в журнал-ордера.

Итоги переносятся в главную книгу (годовую). В ней для  с/с отведена спец. страница. Книга ведется по дебетовому признаку: дебетовые обороты переносятся из разных журналов-ордеров, затем считается общий итог оборотов по Д соответствующего счета. Кредитовые обороты переносятся из соответствующих журналов-ордеров общей суммой.

По каждому счету показываются остатки на начало и конец месяца. Правильность проверяется через подсчет оборотов и остатков по  счетам. Сумма дебетовых и кредитовых остатков равны. Оборотные ведомости по с/с отпадают, т.к. на основании главной книги (конечных остатков) составляется сальдовый баланс.

При этой форме данные накопительных ведомостей, журналов-ордеров, главной книги позволяют получить i для составления других форм отчетности (без дополнительных выборок).

Достоинства:

1.  объема работ из-за ликвидации мем. ордеров, регистрационного журнала, карточек а/у

2. облегчение составления отчетности

3. Улучшение увязки с/у и а/у

4. Создание условий для переложения этой формы в условиях автоматизации

Недостатки:

1. Сложность построения основных регистров

2. Затраты ручного труда

3. Способы исправления ошибок - в связи с большим объемом экономической информации, применяемом в БУ, возможны различные ошибки, которые допускаются как в первичных документах, так и в учетных регистрах.

При выполнении учетных записей на счетах возможны ошибки в следующих случаях, когда на счет отнесены:

1) недостаточные суммы;

2) излишние суммы;

3) необоснованные суммы.

В первом случае необходимо сделать дополнительную запись, повторив проводку на тех же счетах.

Исправительные проводки, основанные на дополнительной записи по тем счетам, по которым разнесены недостаточные суммы, широко используются в бухгалтерском учете, особенно в связи с неполным или ошибочным начислением задолженности перед бюджетом по уплате налогов.

Наряду с дополнительными проводками в качестве исправительных служат отрицательные проводки, выполняемые при помощи "красных" отрицательных чисел - способ "красное сторно".

Способ "красного сторно" используется:

- для исправления ошибок в случае, если корреспонденция счетов не нарушена, но на счета отнесены излишние суммы (чтобы исправить такую ошибку, делается вторая сторнировочная проводка на разность между завышенной и правильной суммами хозяйственной операции);

- для исправления неправильных записей;

- для корректировки учетных данных по отдельным счетам.

Для снятия, например, излишних сумм, ошибочно отнесенных на те или иные счета, на сумму излишка делается запись на тех же счетах, но красной ручкой, тем самым вычитая требуемую сумму.

Иными словами, при подсчете итогов в учетных регистрах суммы, записанные красной ручкой, не прибавляются, а вычитаются, и таким образом неправильная запись аннулируется. После этого составляется новая проводка с правильной корреспонденцией счетов и записывается в учетные регистры обычной ручкой.

Иногда (когда под рукой нет красной ручки) прибегают к другому способу изображения отрицательной записи - ее заключению в рамки.

Пример. В мае 2001 г. организация оприходовала телефонный аппарат стоимостью 9600 руб., в том числе НДС 1600 руб. В бухгалтерском учете бухгалтер сделал следующие проводки:

Д-т 10 К-т 60 - 8000 руб. (9600 руб. - 1600 руб.) - оприходован телефонный аппарат;

Д-т 19 К-т 60 - 1600 руб. - учтена сумма НДС по оприходованному телефонному аппарату.

В соответствии с требованиями, предъявляемыми к учету основных средств, телефонный аппарат следует включить в состав объектов основных средств, так как срок его службы превышает 12 месяцев, он используется в производственной деятельности и не будет продан в ближайшем будущем.

Итак, воспроизводим все записи, произведенные в мае 2001 г., в должной последовательности:

1) Неверная запись:

Д-т 10 К-т 60 - 8000 руб. - оприходован телефонный аппарат;

Д-т 19 К-т 60 - 1600 руб. - учтена сумма НДС по

оприходованному телефонному аппарату.

2) Исправительная запись:

Д-т 10 К-т 60 - 8000 руб. - оприходован телефонный аппарат;

Д-т 19 К-т 60 - 1600 руб. - учтена сумма НДС по

оприходованному телефонному аппарату.

3) Правильная запись:

Д-т 08 К-т 60 - 8000 руб. - оприходован телефонный аппарат;

Д-т 19 К-т 60 - 1600 руб. - учтена сумма НДС по

оприходованному телефонному аппарату;

Д-т 01 К-т 08 - 8000 руб. - телефонный аппарат введен в

эксплуатацию.

В результате трех произведенных операций остается действительной только последняя (третья) запись.

Исправление ошибок путем обратной записи.

Пример: Неправильная запись: Дт 20 Кт 70 - 500

Для ликвидации: Дт 70 Кт 20 - 500 И теперь правильная запись: Дт 25 Кт 70 - 500.

Такой способ исправления ошибок в регистрах синтетического учета.

В отчетности исправление ошибок недопускается. При обнаружении неправильной записи, отчетность переписывается.