Вопрос №2. Билет №11.

2. Выбор организационной формы работы с документами при создании службы доу организации.

Каждая организация должна создать специальную службу: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ, службу ДОУ, канцелярию, секретариат или иметь отдельного работника, ответственного за ведение дело­производства. В небольших организациях ответствен­ность может быть возложена на секретаря организации или руководителя.

Наименование службы ДОУ, ее структура, должностной, численный состав устанавливаются вышестоящими организациями в государственных учреждениях, а в негосударственных - их руководством или их коллегиальными органами.

В своей деятельности служба ДОУ руководствуется законодательными актами, нормативно-методическими документами по вопросам делопроизводства и архивного дела, приказами и распоряжениями руководства, инструкцией по делопроизводству организации, положением о службе, должностными инструкциями ее работников.

Служба ДОУ должна решать конкретные задачи, выполнять определенные функции, иметь строго уста­новленный круг прав и обязанностей, а также взаимо­действовать с другими структурными подразделениями организации для более эффективного выполнения возложенных на нее задач и функций.

Основная цель службы ДОУ - осуществить в пол­ной мере все действия по документационному обеспе­чению деятельности организации: руководство, коор­динацию, реализацию.

Создание службы ДОУ должно обязательно сопро­вождаться выбором организационной формы работы с документами.

Нормативно-методические документы не регламентируют жестко выбор организационной формы и внутренней структуры служ­бы ДОУ. Организация имеет возможность самостоятельно выбрать наибо­лее подходящую для него структуру службы ДОУ, обеспечиваю­щую оптимальную технологию работы с документами.

Централизованная форма - это выполнение всех технологических операций по работе с документами одним специализированным структурным подразделе­нием (например, канцелярией) или секретарем. В этом случае полный цикл технологических операций по обработке документов, от момента их получения или создания и до сдачи в архив, выполняется в одном месте. Эти операции включают прием и обработку входящих документов, их регистрацию, контроль исполнения, справочно-информационную работу, составление и ведение номенклатуры дел, их формирование, организацию текущего хранения документов, отправку исходящих документов, экспертизу ценности документов и обработку документов перед сдачей дел в архив организации.

Полную централизованную обработку возможно осуществить лишь в небольших организациях, объем документооборота в которых не превышает 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания предполагает создание собственной делопроизводственной службы в каждом структурном подразделении одной организации. Такая служба независимо от центральной службы делопроизводства выполняет всю работу: регистрирует, систематизирует и хранит документы данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций, аппарат которых территориально разобщен. Она применяется также в организациях, деятельность которых требует особенно тщательной защиты информации. При децентрализованной форме структурные подразделения получают корреспонденцию в запечатанных конвертах, распечатывают их, регистрируют и выполняют все действия по обработке входящей, исходящей и внутренней документации, заканчивая подготовкой и передачей документов в архив организации.

Смешанная форма организации работы с документами является самой распространенной. При этом часть операций (например, прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняется центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

В каждой конкретной организации выбор той или иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой делопроизводства.

Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

ВОПРОС №3. БИЛЕТ №11.

3. Электронные таблицы MS Excel. Создать календарь на летные месяцы 2012 года с помощью функции Автозаполнение.

Экзаменационный билет № 12

1. Системы управления базами данных.

Системы управления базами данных (СУБД) - предназначены для ав­томатизации процедур создания, хранения и извлечения электронных дан­ных. Многие существующие экономические, информационно-справочные, банковские, программные комплексы реализованы с использованием инст­рументальных средств СУБД.

Для различных классов компьютеров и операционных средств разра­ботано множество СУБД, отличающихся по способу организации данных, формату данных, языку формирования запросов. Наиболее распространен­ными пакетами для ПЭВМ типа IBM PC являются dBase, Paradox, Micro­soft Access, Oracle.

База данных – это хранилище данных, организованных специальным образом. В тех случаях, когда вам для работы необходимо:

• получать большое количество информации (данных), поступающей из самых разных источников;

• необходимо быстро найти (выбрать) нужные данные из всего массива информации;

• оперативно вносить изменения, так как информация часто изменяется, и др.

ВОПРОС №2. БИЛЕТ №12.