2. Система документации по личному составу. Подсистема организационно-распорядительной документации.

Вопрос №2. Билет №6.

Документация по личному составу (кадрам, персоналу) - совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников.

Эта документация является неотъемлемой частью практической деятельности организации, так как закрепляет трудовые отношения работников и работодателя, подтверждает трудовой стаж граждан является средством доказательства при разрешении индивидуальных трудовых споров.

Система документации по личному составу включает в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов:

1. Организационная документация:

• правила внутреннего трудового распорядка;

• штатное расписание;

• положение о структурном подразделении;

• должностные инструкции.

1. Распорядительная документация:

• приказы по личному составу;

• распоряжения.

1. Персональная документация:

• трудовая книжка;

• личное дело;

• личная карточка работника.

1. Учетная кадровая документация:

• личные карточки Т-2;

• личный листок по учету.

1. Договорная документация:

• коллективный договор (соглашение);

• трудовой договор.

1. Справочно-информационная документация.

• справки;

• докладные и объяснитель­ные записки;

• акты;

• протоколы

Основу документации по личному составу составляют распорядительные документы, в которых фиксируются правовые отношения работников и работодателя. В Единой государственной системе документационного обеспечения управления определено, что наименования распорядительных документов напрямую зависят от системы управления.

Руководителю коллективного органа управления – председателю кооператива, совета директоров и т. д. – следует издавать распорядительные документы, которые называются распоряжения, а единоличному руководителю – приказы.

Издание распорядительных документов по личному составу обязательно:

• при приеме на работу, изменении условий трудового договора, прекращении трудового договора;

• при поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности;

• при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников;

• в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений;

• при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности;

• при предоставлении отпуска;

• при перемене фамилии и в других случаях.

Отличительной особенностью распорядительных документов по личному составу является то, что они выполняют двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, они удостоверяют, подтверждают наличие юридического факта - заключения, изменения или прекращения трудового договора, т. е. являются распорядительными, правовыми. С другой стороны, такой распорядительный документ по личному составу регистрирует сам факт, т. е. выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку других учетных и отчетных документов.

Следовательно, любой распорядительный документ по личному составу как вид может быть отнесен не только к организационно-распорядительной документации, но и одновременно к унифицированным формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (УСПУД).

С 5 января 2004 г. постановлением Госкомстата были утверждены унифицированные формы документов:

• приказ (распоряжение) о приеме работника на работу

(форма № Т-1, индивидуальная);

• приказ (распоряжение) о приеме работников на работу

(форма № Т-1а, сводная);

• приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу

(форма № Т-5);

• приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу

(форма № Т-5а, сводная);

• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику

(форма № Т-6);

• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам

(форма № Т-6а, сводный);

• приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового

договора с работником (форма № Т-8);

• приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового

договора с работниками (форма № Т-8а, сводная);

• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку

(форма № Т-9);

• приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку

(форма № Т-9а, сводная);

• приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);

• приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а,

сводная).

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта РФ от 30.12.93 № 299, регламентировал индивидуальную и сводную структуру форм распорядительных документов по личному составу. Для обеспечения автоматизированных технологий в кадровых системах все более широко используются индивидуальные формы документов.

Все унифицированные формы распорядительных документов по личному составу могут использоваться:

• как образцы для формирования нового документа;

• как бланки с последующим рукописным заполнением необходимого количества экземпляров;

• в электронной форме с заполнением на экране дисплея и последующей распечаткой бумажных экземпляров.

Независимо от используемой технологии, правильно составленные и полностью оформленные проекты документов после проставления необходимых виз и грифов согласования и подписания руководителем имеют равную юридическую силу.

К организационной документации по личному составу относятся правила внутреннего трудового распорядка; штатное расписание; положение о структурном подразделении; должностные инструкции.

Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников. Правила должны быть разработаны каждым работодателем самостоятельно с учетом действующего законодательства и могут включать в себя следующие разделы: общие положения, порядок приема и увольнения работников, основные права и обязанности сторон Трудового договора, рабочее время и время отдыха, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушения трудовой дисциплины.

Штатное расписание ут­верждается по состоянию на 1 января ежегодно. Существует унифицированная форма штатного расписания N Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ. Переутверждение штатного расписания на предстоящий год не проводится, если в него вносились незначительные изменения или вовсе не вносились. В этом случае оформляется перечень изменений.

Должностные инструкции разрабатываются в соответствии со штатным расписанием организации и руководителями структурных подразделений. Они согласовываются с юристом, другими должнос­тными лицами, утверждаются руководителем и заверяются печатью организации.

При составлении должностной инструкции учитываются требо­вания к знаниям и квалификации по разрядам оплаты труда, а само название должности должно соответствовать Общероссийскому клас­сификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

ВОПРОС №3. БИЛЕТ №6.

3. Электронные таблицы MS Excel. Как по умолчанию называется файл, созданный в MS Excel. Ввести данные по предложенному образцу, центрировать заголовки.

Экзаменационный билет № 7

1. Локальные компьютерные сети.

К локальным сетям – Local Area Networks (LAN) – относят сети компьютеров, сосредоточенные на небольшой территории (обычно в радиусе не более 1 – 2 км). В общем случае локальная сеть представляет собой систему, принадлежащую одной организации. Из-за коротких расстояний в локальных сетях имеется возможность использования относительно дорогих высококачественных линий связи, которые позволяют с помощью простых методов передачи данных достигать высоких скоростей обмена данными – порядка 100 Мбит/с. В связи с этим услуги, предоставляемые локальными сетями, отличаются широким разнообразием и обычно предусматривают реализацию в режиме непосредственного диалога (on-line).