9. Автоввод и автозаполнение ячеек рабочего листа

Сущность автоввода заключается в том, что если при вводе текста несколько символов совпадают с текстом ячеек данного столбца, то автоввод автоматически закончит ввод на основе уже существующего текста. Отказаться от автоввода можно, продолжая ввод нужного текста.

Автозаполнение предназначено для ввода повторяющихся данных или данных, продолжающих начатые ряды. Автозаполнение работает с числами, датами, днями недели и месяцами. Технология выполнения автозаполнения следующая:

1). Ввести в ячейку первое (начальное) значение. Ячейка помечается маркером (маленьким квадратом) в правом нижнем углу.

2). Установить указатель мыши на этот маркер. Он превратится в крест.

3). Удерживая нажатой левую клавишу мыши, протащить указатель (крест) по ячейкам, выделяя тем самым диапазон ячеек для автозаполнения.

4). Отпустить указатель мыши.

Автозаполнение ведет себя по-разному в зависимости от типа данных начального значения.

Если данные имеют тип «Дата», то при выполнении автозаполнения по указанной технологии будет получен ряд значений, начиная от начального с шагом 1. Если выделенный диапазон ячеек надо заполнить одним и тем же значением, то перемещать маркер при выделении диапазона следует с нажатой клавишей Ctrl. При необходимости управлять выводимой последовательностью значений (заполнять значения по рабочим дням, месяцам, годам, а также с определенным шагом, отличным от 1) следует перемещать маркер при выделении диапазона, удерживая не правую, а левую клавишу мыши. Тогда на экран будет выведено оперативное (контекстное) меню, команды которого позволяют управлять процессом автозаполнения.

Если данные имеют тип «Число», то при выполнении автозаполнения по указанной технологии происходит заполнение одним и тем же значением. Для продолжения ряда следует при выделении диапазона держать нажатой клавишу Ctrl.

Заполнение дней недели и месяцев осуществляется в соответствии со списками значений, которые известны Excel. Элементами этих списков являются данные типа «Текст». Пользователь может создать собственные списки автозаполнения. Для этого следует в диалоговом окне Параметры Excel категория Основные в разделе Основные параметры работы с Excel нажать кнопку Изменить списки. Если элементы создаваемого списка не содержатся в рабочем листе, то в диалоговом окне Списки в поле ЭЛЕМЕНТЫ СПИСКА ввести нужные значения и нажать кнопку ДОБАВИТЬ. Если элементы списка содержатся в ячейках рабочего листа, то в поле ИМПОРТ СПИСКА ИЗ ЯЧЕЕК следует ввести нужный диапазон и нажать кнопку ИМПОРТ. Созданный список теперь будет доступен функции автозаполнения, достаточно в качестве начального значения указать первое значение из списка. Выделенный диапазон ячеек будет автоматически заполняться элементами списка.

Используя возможности автозаполнения, можно также выполнять копирование формул в диапазон ячеек. Для этого следует установить указатель мыши на маркер (маленький квадрат) в правом нижнем углу ячейки с формулой. Указатель мыши примет форму креста. Удерживая левую клавишу мыши, протащить указатель по нужному диапазону.