Вопрос: Понятие «ценность документа», экспертиза ценности. Принципы и критерии экспертизы ценности документа.

Ответ: Ценность документа – это оценка его информационных возможностей, обусловленных социальным, экономическим, политическим, культурным, историческим и научным значением.

Человечество не в состоянии хранить все созданные документы. Встает проблема не только дальнейшего использования, но и хранения документов. Возникает необходимость отбора наиболее значимых, ценных документов. Эту проблему решает экспертиза ценности документов. В основе экспертизы ценности лежит идея не освобождения от ненужной документированной информации как некоего хлама, а наоборот, идея выбора наиболее ценного, всего того, что рано или поздно, через столетия и даже тысячелетия будет востребовано обществом, государством, человечеством для решения тех задач, о которых современный человек может только догадываться.

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора для хранения. Необходимость проведения отбора документов для хранения объясняется неравнозначностью представленной информацией. Часть создаваемых и используемых в управленческой деятельности документов имеет кратковременное значение (например, заявления, докладные записки), Такие документы теряют актуальность вскоре после своего составления. В тоже время в любой деятельности создаются документы (например, устав организации, положение о филиале, годовые отчеты и т.д.), которые длительное время остаются носителями ретроспективной информации, сохраняющей научное, историческое, социальное, политическое или культурное значение. При проведении экспертизы ценности документов применяются принципы и критерии экспертизы.

Принципы экспертизы:

- историзм (значение документов в процессе развития общества);

- системность (рассмотрение каждого документа как составную часть более сложной документной системы);

- целостность;

Критерии экспертизы ценности:

- содержание документа

- значение фондообразователя;

- время и место создания документа

- авторская принадлежность

- подлинность и копийность

- степень поглащенности содержания (на хранение возьмут годовой отчет, а не за месяц)

- степень сохранности

- юридическая сила

- объем фонда

Этапы экспертизы ценности:

- в делопроизводстве

- в ВА

- в ГА

Для проведения ЭЦ на предприятии создается постоянная экспертная комиссия. Состав комиссии назначается руководителем предприятия и включает не менее 3-х человек. В состав ЭК могут входить – сотрудник, ответственный за документационное управление, за архив, специалист по обеспечению защиты информации и др. Председателем назначается один из зам.руководителя организации, секретарем – секретарь фирмы или сотрудник делопроизводственной службы. ЭК действует на основании утвержденного руководителем организации Положения о постоянно действующей ЭК. Заседания ЭК проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. ЭК является совещательным органом, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как он согласно законодательству несет ответственность за сохранность документов.

В результате работы ЭК документы подразделяются на группы:

1. док-ты постоянного хранения (подлежат передаче на хранение в ГА)

2. док-ты, с долговременными сроками хранения, свыше 10 лет

3. док-ты, временного хранения, до 10 лет.

4. док-ты, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения).

В архив передаются бизнес-платы, годовые платы и отчеты, приказы руководителя организации по основной деятельности. Док-ты по личному составу хранятся 75 лет. Бухгалтерские док-ты хранятся 5 лет (за исключением лицевых счетов по з/плате, годовых отчетов, балансов) и на архивное хранение не передаются; их нельзя уничтожать, даже если срок хранения истек, необходима ревизия. Переписка хранится, как правило, 3 года, и на архивное хранение не передается.