Вопрос: Понятия «унификация» и «стандартизация» документов. Направления унификации и стандартизации документов.

Ответ: Унификация – это приведение каких-либо объектов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих объектов (форм, видов док-в, реквизитов). Унификации подлежат не только формы документов, но и системы документации в целом. Унификация документов позволяет сократить кол-во видов и разновидностей документов, снизить трудовые затраты на обработку, совершенствовать форму и содержание док-та. Сокращение количества видов и форм док-в достигается за счет изъятия из сложившихся документных цепочек лишних и дублирующих документов, улучшается качество документов. Использование в практике унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку. Все это позволяет ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот

После многолетней работы по созданию унифицированных форм организационных документов были созданы альбомы:

- УСОРД. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению;

- ГСДОУ, сборник плакатов и учебные формы основных ОРД.

Работа по унификации документов включает:

- разработку УСД, кот осуществляется министерствами и ведомствами;

- внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД;

- внедрение УСД в практику работы с целью поддержания информации и ее дальнейшего развития;

- разработку ОКТЭИ (общеросс. классификаторов технико-экономической инф-ции), отражающих специфику отрасли;

Примером унификации документов могут служить типовые формы первичной учетной документации. Госкомстатом утверждено к практическому использованию 250 форм УСД.

Стандартизация документов является итогом унификации, это форма юридического закрепления унификации документов. Требования стандарта являются правилом, обязательным для исполнения.

Установлены следующие категории стандартов:

- государственные (ГОСТ);

- отраслевые (ОСТ);

- стандарты предприятий (СТП).

Введением ГОСТов 6.38-72, 6.39-72 были впервые начаты работы по унификации и стандартизации документов, создаваемых в процессе деятельности организаций. В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав реквизитов, их расположение и правила оформления. Последним ГОСТом на ОРД является ГОСТ р. 6.30-2003.

Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение.

Вопрос: Общие и частные функции документа.

Ответ: Понятие документ имеет несколько значений и это определяет его многофункциональность. Функции документа делятся на общие и частные.

К общим функциям документа относятся:

1) информационная (фиксация, хранение и передача инф-ции). Документы, выполняющие информационную функцию обладают определенной информационной емкостью, т.е. характеризуются определенным количеством и качеством информации;

2) коммуникативная – состоит в передаче, обмене информации во времени и пространстве. Этот обмен может быть односторонним (сверху вниз); двусторонним (договорные документа, служебная переписка); многосторонним (документы, рассчитанные на информирование всего общества – законы, кодексы);

3) культурная – в документе отражается информация о культурных традициях, знаниях, традициях, ритуалах, моральных нормах;

4) социальная – заключается в том, что документы могут влиять на общественное развитие (такую функцию выполняют ГОСТы на документы, т.к. они связаны со средствами обработки документов, указывающих на ступени технического развития.

К частным функциям документа относятся:

- правовая (один документ является источником права, например Закон; другой может быть доказательством в юридической сфере, например в суде);

- организационная (заключается в том, что документы устанавливают действия участников правовых отношений, например должностная инструкция);

- управленческая (способствует решению управленческих вопросов и принятия решений на основе документированной информации);

- обучающая функция (предполагает передачу знаний между людьми и поколениями людей);

- познавательная (получение и передача знаний для дальнейшего изучения общественных процессов и явлений);

- мемориальная или научно-историческая (означает передачу исторических сведений об отдельных людях или общественных событиях);

- функция учета – с ее помощью систематизируются все явления хозяйственной деятельности государства , его органов власти. Основные виды учета: статистический, бухгалтерский, оперативный – выражаются в составлении отчетности и информационно-справочных документов, которые используются для анализа, контроля, доказательства истинного положения дел в учреждениях и организациях.