7.6.Отбор информации по нескольким критериям
Команды Фильтр по выделенному (Filter By Selection), Фильтр для (Filter For)и Изменить фильтр (Filter By Form)позволяют легко и быстро извлечь из базы данных нужную информацию, пока фильтры остаются относительно простыми. Но предположим, что требуется найти сведения о заказах, отправленных в западные штаты в определенный период времени одной из двух фирм, занимающихся доставкой. В подобных ситуациях, когда нужно создать сложный фильтр, содержащий несколько условий отбора или выражений, можно воспользоваться командой Расширенный фильтр (Advanced Filter/Sort).
Построение расширенного фильтра осуществляется с помощью бланка, представленного на следующем рисунке.
Бланк построения может использоваться только для одной таблицы.
Совет. Если простой запрос, созданный в окне фильтра, предполагается использовать в дальнейшем, сохраните его в виде запроса. Это можно сделать с помощью команды Сохранить как запрос (Save As Query)в меню Файл (File)или кнопки Сохранить как запрос (Save As Query)на панели инструментов. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши в окне фильтра, а затем щелкнуть на команде Сохранить как запрос (Save As Query)в контекстном меню.
GardenCo
В этом упражнении вы воспользуетесь командой Расширенный фильтр (Advanced Filter/Sort), чтобы создать фильтр для отображения клиентов из двух штатов, а затем поэкспериментируете с бланком построения фильтра, чтобы оценить его возможности. В качестве рабочей будет использоваться папка Office XP SBS\Access\Chap12\AdvFilter. Выполните следующие шаги:
Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей папке.
На панели объектов щелкните на Таблицы (Tables), а затем щелкните дважды на таблице Клиенты, чтобы открыть ее в режиме таблицы.
В меню Записи (Records)укажите на команду Фильтр (Filter), а затем щелкните на Расширенный фильтр (Advanced Filter/Sort). Откроется окно фильтра со списком полей таблицы Клиенты в верхней части.
Если бланк построения не пустой, щелкните на команде Очистить бланк (Clear Grid)в меню Правка (Edit).
Щелкните дважды на поле Фамилия, чтобы скопировать его в ячейку Поле (Field)первого столбца бланка.
Щелкните в ячейке Условие отбора (Criteria)в столбце Фамилия, введите c*и нажмите на клавишу (Enter). Введенное значение будет преобразовано к виду: Like "c*".
Прокрутите список полей таблицы Клиенты до конца и щелкните дважды на поле Штат, чтобы скопировать его в следующий свободный столбец бланка.
Щелкните в ячейке Условие отбора (Criteria)в столбце Штат, введите Калифорния or Вашингтон и нажмите на клавишу (Enter). Введенное значение будет преобразовано к виду: "Калифорния" Or "Вашингтон", как показано ниже.
Условие отбора определяет теперь клиентов из штатов Калифорния и Вашингтон, фамилии которых начинаются с буквы "С".
В меню Фильтр (Filter)щелкните на команде Применить фильтр (Apply Filter/Sort), чтобы отобразить все записи, удовлетворяющие заданным условиям.
Совет. Уменьшив размеры окон, можно одновременно видеть фильтр и таблицу.
В меню Записи (Records)укажите на команду Фильтр (Filter), а затем щелкните на Расширенный фильтр (Advanced Filter/Sort), чтобы вернуться в окно фильтра.
Щелкните в ячейке Или (Or)в столбце Фамилия, введите в*и нажмите на клавишу (Enter). Бланк построения будет выглядеть следующим образом.
В меню Фильтр (Filter)щелкните на команде Применить фильтр (Apply Filter/Sort). При построении фильтра условия, заданные в одной строке, объединяются оператором И (And), а условия, заданные в разных строках - оператором Или (Or). Поэтому результаты отбора включают клиентов, проживающих в Калифорнии или Вашингтоне, фамилии которых начинаются с буквы "С", и клиентов с фамилиями, начинающимися с буквы "В", независимо от их местожительства.
Вернитесь в окно фильтра, введите Калифорния or Вашингтон в ячейку Или (Or)в столбце Штат и нажмите на клавишу (Enter).
Снова примените фильтр, чтобы отобразить клиентов только из штатов Калифорния и Вашингтон.
Закройте таблицу Клиенты без сохранения изменений, а затем закройте базу данных.