4 Область применения

Требования настоящего стандарта предприятия являются обязательными для руководителей и специалистов ОАО «Нафтан», осуществляющих управление записями в части возложенных на них функций, обязанностей и полномочий.

5 Полномочия и ответственность

5.1 Генеральный директор Общества принимает решение о представлении записей в сторонние организации.

5.2 Главный инженер Общества несет ответственность за организацию и координацию работ по управлению записями СУОТ Общества.

5.3 Заместитель главного инженера по охране труда и промышленной безопасности несет ответственность за:

составление и актуализацию перечня записей по СУОТ;

анализ записей, их обобщение и представление высшему руководству итоговых данных о функционировании СУОТ в Обществе для последующего принятия корректирующих и предупреждающих действий, направленных на улучшение функционирования СУОТ.

5.4 Руководитель подразделения несет ответственность за:

назначение работников, ответственных за ведение и хранение записей в подразделении;

организацию своевременного и правильного ведения записей, их достоверность, учет, обеспечение сохранности и/или своевременной передачи в другие подразделения.

5.5 Лицо, ответственное за ведение записей, несет ответственность за

достоверность записей.

6 Описание процесса

6.1 В процессе функционирования СУОТ в соответствии с требованиями настоящего СТП п. 2 ведутся следующие записи, используемые для анализа данных:

по идентификации опасностей, оценке рисков и управлению рисками;

по образованию, подготовке, навыках и опыте персонала;

по обмену информацией, участию и консультированию;

по управлению НПА, ТНПА;

по управлению операциями;

по готовности к действиям в аварийных ситуациях;

по измерению результативности и мониторингу;

по оценке соответствия;

по происшествиям, несоответствиям, корректирующим и предупреждающим действиям и их результативности;

по внутренним аудитам;

по анализу СУОТ со стороны высшего руководства;

по управлению документацией.

6.2 Управление записями включает в себя следующие этапы:

определение номенклатуры записей;

идентификацию записей;

хранение записей;

изъятие, архивирование и утилизацию записей.

6.3 Виды и формы документов, содержащих записи, определены в стп п.П. 2.1.2-2.1.11 и настоящем стандарте.

6.4 Перечень записей по СУОТ и сроки их хранения приведены в приложении А.

6.5 Идентификация записей осуществляется путем присвоения наименования разработанным формам и внесения в них информации по СУОТ.

6.6 Все записи должны быть четкими и однозначными, чтобы давать полную информацию о функционировании действующей СУОТ и принятии соответствующих решений со стороны руководства в соответствии с п. 2.1.10 настоящего СТП.

6.7 Регистрацию данных по СУОТ в подразделениях ведет персонал, назначенный в установленном порядке.

6.8 Записи должны храниться таким образом, чтобы исключалась их порча и обеспечивалась полная сохранность.

6.9 Представление записей для анализа данных в соответствии с п. 2.1.10 и других целей осуществляют руководители подразделений.

6.10 Представление копий документов с записями сторонним организациям осуществляется с разрешения руководителя Общества, если представление записей не оговорено договором (контрактом).

6.11 По истечении срока хранения записей они должны быть изъяты работником, ответственным за ведение записей.

6.12 Записи со сроком хранения постоянно и свыше 10 лет передаются на хранение в архив Общества. Остальные записи подлежат уничтожению в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству в ОАО «Нафтан», утвержденной приказом генерального директора.