Документооборот на базе электронной почты

На предприятиях с небольшим штатом сотрудников нет необходимости внедрять сложную автоматизированную систему управления электронными документами.

В качестве среды распространения документов в этом случае, как правило, используется программа Microsoft Outlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа применяется для пересылки образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов.

Обычно при таком подходе единые автоматизированные справочники для всего предприятия отсутствуют и каждое подразделение формирует собственные системы классификаторов и нормативов. При этом обычно используются одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников.

Регистрация документов при такой схеме производится вручную, сведения о документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными системами. Каждый документ направляется по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Когда предприятие растет, подобная организация документооборота оказывается неэффективной. Становится трудно отследить маршрут конкретного документа и проконтролировать исполнение того или иного приказа. Осложняется контроль версий документа, процесса согласования и поиска документов. В этом случае требуется переход на специализированные автоматизированные системы документооборота.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия, необходимую для принятия управленческих решений. Например, письмо с предложением о совместной деятельности, полученное от другого предприятия; жалобы покупателя на низкое качество изделий, выпускаемых данным предприятием.

Без рассмотрения руководителем передаются по исполнение (исполнителям) документы, которые содержат текущую оперативную информацию или адресованные в другие подразделения. Например, письмо-напоминание от головного предприятия подразделению о приближении отчетного периода для подготовки соответствующей отчетности данного структурного подразделения

Исходящие документы – это документы, разработанные внутри организации и отправленные за его пределы для руководства нижестоящим органам управления (подчиненным должностным лицам, учреждениям и организациям) либо о исполнение письменных указаний (руководящих документов) высшей инстанции (старших начальников).

Общая организация работы с внутренними документами организации выглядит следующим образом:

Получение (отдача) указания на разработку документа, его уяснение (уточнение)