- •4. Документы по личному составу
- •4.1. Штатное расписание
- •4.2. Документация по трудовым отношениям
- •5. Документирование информационно- справочных материалов
- •5.1. Справки
- •5.2. Докладные и объяснительные записки
- •5.3. Акты
- •5.4. Телеграммы, телефонограммы
- •6. Организация работы с документами
- •6.1. Организация документооборота
- •Документооборот на базе электронной почты
- •6.2. Учет документов
- •6.3. Регистрация документов
- •6.4. Организация и контроль за исполнением документов
- •Проверка своевременности доведения документов до исполнителей
- •Снятие документа с контроля
- •6.5. Номенклатура дел организации
- •6.6. Формирование дел
- •6.7. Подготовка документов к архивному хранению
- •Оперативное хранение дел
6.4. Организация и контроль за исполнением документов
Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Основная цель организации контроля исполнения – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют:
руководители предприятий;
служба ДОУ;
ответственные исполнители.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций – с даты их поступления. Срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных, функциональных и отраслевых органов управления в форме законов.
Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителями предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:
а) типовые сроки – принятием нового акта;
б) индивидуальные сроки – распоряжением руководителя, который их установил.
Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.
Результаты исполнения отмечаются в регистрационных формах и на самом исполненном документе (отметка об исполнении и направлении его в дело).
Контроль исполнения включает:
постановку документа на контроль;
проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
проверку и регулирование хода исполнения;
учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока, например, в следующем порядке:
заданий последующих лет – ежеквартально;
заданий последующих месяцев текущего года – ежемесячно;
заданий текущего месяца – каждые десять дней, а в последнюю декаду – за пять дней и за три дня до истечения срока исполнения документа.
Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
Службой контроля (секретарем) осуществляются следующие операции:
формирование картотеки контролируемых документов;
направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;
выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;
напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
получение информации о ходе и результатах исполнения;
запись хода и результатов исполнения в карточки контролируемого документа;
регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;
снятие документа с контроля по указанию руководителей;
формирование картотеки исполненных документов.