Цели и функции системы управления.
Любое начинание должно иметь какую-нибудь цель.
Для организации процесс выбора миссии и формирования целей является
очень важным фактором на пути к успеху. Целевое начало в деятельности
организации возникает отнюдь не только потому, что ей нужно иметь
ориентиры, чтобы не погибнуть в изменяющемся окружении. В первую очередь
целевое начало в деятельности организации возникает потому, что организация
- это объединение людей, преследующих определенные цели.
Люди создают организации для того, чтобы с их помощью решать свои
проблемы. Это значит, что с самого начала организации имеют определенную
целевую ориентацию. Люди входят в организации для того, чтобы за счет этого
получать для себя определенный результат. И это также придает организации
определенную целевую ориентацию. Наконец, люди из внешнего окружения
(покупатели, общественность, деловые партнеры и т.п.) так же, как и те, кто
являются хозяевами организации или работают в организации, преследуя свои
собственные цели при взаимодействии с организацией, придают ее
существованию определенную направленность и тем самым развивают целевое
начало в деятельности организации.
Когда идет речь о целевом начале в поведении организации и
соответственно о целевом начале в управлении организацией, то обычно
говорят о двух составляющих: миссии и целях. Установление того и другого, а
также выработка стратегии поведения, обеспечивающей выполнение миссии и
достижение организацией своих целей, является одной из основных задач
высшего руководства и соответственно составляет очень важную часть
стратегического управления.
Постановка целей начинается с высшего менеджмента организации. Первый
этап процесса планирования предполагает изложение миссии и формулировку
стратегических целей компании.
Миссия организации
На вершине иерархии корпоративных целей находится миссия, или
обоснование деятельности организации, т. е. описание ее ценностей,
устремлений и причин “появления на свет”. Четко сформулированная миссия
является фундаментом вытекающих из нее целей и планов. Согласно некоторым
оценкам, более половины американских компаний так или иначе формулируют
свои миссии.
Заявлением о миссии называется общее определение основных направлений
бизнеса и операций организации, отличающих ее от других компаний. В
изложении миссии обычно описываются потенциальные рынки и потребители
компании, указываются основные точки приложения ее усилий. Из заявлений о
миссии общественность имеет возможность почерпнуть информацию о
корпоративных ценностях, отношении организации к сотрудникам, политики
повышения качества продукции и уровня обслуживания, расположении
подразделений компании. Как правило, в заявлении о миссии раскрываются и
приоритетные цели, и философия компании.
Итак, в заявлении о миссии обычно описывается цель коммерческой
деятельности, а также ценности, которыми руководствуется компания.
Цели и планы
Цели - это конкретизация миссии организации в форме, доступной при
управлении процессам их реализации. Для них характерны следующие черты и
свойства:
• четкая ориентация на определенный интервал времени;
• конкретность и измеримость;
• непротиворечивость и согласованность с другими целями и ресурсами;
• адресность и контролируемость.
Общие утверждения, описывающие состояние организации в будущем,
называются стратегическими целями. Они относятся не к конкретным
подразделениям или отделам, а к компании в целом. Стратегические цели часто
называют официальными, или формальными целями, так как в них формулируются
намерения организации. Некоторые исследователи указывают, что
стратегические цели не должны ограничиваться показателями прибыльности.
Более того, если организация отдает приоритет прибыли и доходам акционеров,
это может негативно отразиться на ее деятельности. Питер Друкер
предполагает, что компании следует определить стратегические цели в
следующих областях: рыночные позиции, инновации, производительность,
материальные и финансовые ресурсы, прибыльность, управленческая
деятельность и ее развитие, трудовая деятельность и установки сотрудников,
обязательства перед обществом.
В стратегических планах определяются действия, или шаги, которые
компания намеревается предпринять для достижения стратегических целей,
направления распределения ее ресурсов (денег, людей, площадей,
оборудования). Как правило, стратегическое планирование носит долгосрочный
характер: действия расписываются на срок от 2 до 5 лет вперед.
Приведем один пример. Небольшая компания планирует за ближайшие 3
года добиться расширения принадлежащей ей доли рынка с 15 до 20%.
Достижение стратегической цели предполагает реализацию следующего плана
действий:
1) выделение ресурсов на разработку новых, конкурентоспособных продуктов с
высоким потенциалом роста;
2) модернизацию методов производства, что позволит добиться увеличения
объемов выпуска и снижение издержек;
3) проведение исследований, направленных на поиск альтернативных способов
использования продуктов и услуг.
Результаты, которых должны достичь подразделения и основные отделы
фирмы, называются тактическими целями. Ответственность за их достижение и
реализацию планируемых действий несут менеджеры среднего звена. Тактические
цели являются одним из элементов достижения стратегических целей
организации.
Тактические планы призваны способствовать претворению стратегических
планов и предполагают прохождение определенного этапа стратегии фирмы. Как
правило, они имеют более короткий период планирования, обычно – ближайший
год. Термин «тактически» заимствован из военной науки. Например,
стратегическое оружие, такое как межконтинентальные баллистические ракеты
или бомбардировщики В-2, предназначено для нанесения наиболее мощных ударов
по противнику. Тактические вооружения, например самолеты-истребители,
применяются для выполнения какой-то части общего стратегического плана. В
организациях тактические планы определяют конкретные действия
подразделений, направленные на достижение стратегических целей. Разработка
тактических целей в соответствии с корпоративной стратегией, как правило,
является обязанностью менеджеров среднего звена.
Конкретные результаты, которых должны достичь отделы, рабочие группы и
индивидуальные работники, называются операционными (оперативными) целями.
Эти цели точны и измеримы. «Обработать в течение рабочей недели 150
заказов», «90% заказов доставляется в соответствии с графиком», «сократить
в текущем месяце (в сравнении с предыдущим) объем сверхурочных работ на
10%» - вот типичные примеры операционных целей.
Операционные (оперативные) планы разрабатываются на низших уровнях
организации, указывают последовательность действий по достижению
операционных целей и обеспечивают выполнение тактических планов. На их
основе строится вся деятельность менеджеров отделов. Операционное
планирование предполагает разработку планов-графиков как для менеджеров
отделов, так и для отдельных сотрудников.
Графики – важная составляющая планирования, так как они определяют
конкретные временные рамки для решения каждой операционной задачи, без чего
не будут достигнуты ни тактически, ни стратегические цели. Операционное
планирование должно быть увязано с возможностями бюджета, так как
выполнение каждого пункта плана предполагает выделение соответствующих
ресурсов.
Заключение
В современных экономических условиях немногие фирмы, вообще
формулируют свою миссию, у них существует только одна цель – получение
наибольшей прибыли при наименьших издержках. И руководство этих предприятий
считает, что была бы прибыль, а всё остальное приложится.
Как показала зарубежная практика – правильно сформулированные цели
предприятия это как минимум 50 % успеха его деятельности. Ведь цели
предприятия определяют стратегию поведения фирмы на рынке и многое другое.
Организация не может функционировать без целевых ориентиров.
Целевое начало в деятельности организации задается в первую очередь
тем, что ее деятельность находится под влиянием интересов различных групп
людей. Целевое начало в функционировании организации отражает интересы
таких групп или совокупностей людей, как собственники организации,
сотрудники организации, покупатели, деловые партнеры, местное сообщество и
общество в целом.
Под функциями управления будем понимать вклад органа управления в общую деятельность системы, которую представляет собой организация. Любой процесс управления вне зависимости от особенностей организации (численности работников, вида деятельности, формы собственности, технологии и т.д.) включает в себя выполнение общих функций. Практика деятельности по управлению организацией показывает, что функции руководителей могут быть крайне разнообразны. Например, руководитель должен проводить переговоры с руководителями других организаций, руководителями других подразделений, собирать и обрабатывать информацию, быть арбитром между подчиненными, “выбивать” ресурсы для успешной работы организации или разрабатывать нормативную базу для подчиненных и т.п. Эти функции он может выполнять сам или делегировать их подчиненным. Однако стержнем деятельности руководителя являются общие функции управления.
1. Планирование — один из компонентов процесса управления, в ходе которого формулируются цели, создаются образцы и эталоны, составляющие основу управленческого контура в организации. При этом важно, чтобы не только планировались общие цели, но и обозначались этапы их достижения, обосновывались ресурсные возможности для достижения целей и обеспечения выполнения нормативов. По Файолю, управление означает взгляд вперед, и процесс предвидения и планирования является центральным в предпринимательской деятельности, т.е. менеджер должен оценивать будущее и предвидеть его. Для эффективного функционирования организации необходим план, который обладает единством, неразрывностью, гибкостью и точностью. Эти характеристики реализуются следующим образом:
· задачи каждого подразделения организации связаны друг с другом (единство);
· проводится как краткосрочное, так и долгосрочное планирование (неразрывность);
· имеется возможность адаптировать план к изменяющимся обстоятельствам (гибкость);
· осуществляется предсказание направления действия (точность).
Планирование основано на соединении целей организации и ее подразделений со средствами для их достижения. Вместе с тем планирование косвенно является инструментом контроля, так как оно не только устанавливает цели, нормативы и эталоны деятельности, но и определяет границы отклонений от норм, нарушение которых обусловливает принятие координирующих решений.
2. Организовывание — функция органа управления организацией, сущностью которой является создание самой управленческой структуры организации, т.е. обеспечение необходимого уровня формализации, привлечение в организацию ресурсов и формирование условий, необходимых для ее нормальной работы, а именно: 1)формирование системы отношений власти и подчинения, исключающей двойное подчинение и имеющей приемлемые нормы управляемости;
2)обеспечение руководителей всех уровней требуемыми прерогативами и ресурсами власти;
3)определение системы санкций за нарушение норм организации;
4)выработка ролевых требований для каждого члена организации и границ каждой роли;
5) обеспечение условий и ресурсов для выполнения ролевых функций каждым членом организации.
Очевидно, что для руководства осуществлением этой функции наиболее подходит лидер-организатор — самый авторитетный член организации именно на момент создания структур. Как правило, такому лидеру не интересна обыденная, повседневная работа; ему нужно кипение жизни и созидание.
2…………………………………………..