Основные этапы процесса принятия решения о закупке.
Процесс принятия решения о закупке инвестиционных товаров можно представить в виде последующих этапов:
Осознание проблемы – возникновение на предприятии особой нужды. Проблема может быть следствием влияния как внешних факторов (появление новых передовых технологий, изменение государственных требований) или внутренних факторов (решение о выпуске новых товаров, поломка имеющегося оборудования).
Обобщенное описание нужды – определение общих характеристик требуемых товаров/услуг и их количества. В отношении стандартных товаров затруднение обычно не возникает , тогда как для сложных и новых товаров необходима предварительная работа с инженерами, экономистами и пользователями. При этом опред. Необходимые свойства, надежность и другие желаемые характеристики, часто требуется привлечение экспертов, которые могут быть в том числе производителями.
Оценка характеристики товара – на базе составленных выше технических условий на товар производителя, поиск имеющихся на рынке стандартных товаров, подходящих по своим параметрам, в том числе изучается возможность изменения стандартных товаров под имеющуюся специфику. Могут использоваться различные инструменты сравнения, имеющихся на рынке товаров, одним из которых может быть функционально-стоимостной анализ (тщательное изучение компонентов и свойств стандартных товаров, имеющихся на рынке, с целью определения возможности их конструктивные переделки в соответствии с требованиями предприятия). В ходе этого анализа необходимо получить ответы на следующие вопросы: а) все ли необходимые свойства есть у вашего товара?; б) все ли имеющиеся свойства необходимы товару?; в) сопоставима ли стоимость товара с его полезностью?; г) перенесет ли используемый товар дополнительную ценность?; д) можно ли изготовить товар или отделить его детали с меньшими издержками?; е) можно ли купить данный товар дешевле и у кого?.
Поиск поставщика – определение расширенного перечня потенциальных поставщиков. Могут применяться различные критерии первичного отбора.
Запрос предложений – в адрес отобранного поставщика отсылается информационный пакет.
Выбор поставщика – детальное изучение полученных предложений, их оценка и выбор лучших. Критерий отбора поставщиков, каждое предприятие определяет самостоятельно, степень значимости каждого из критериев. В качестве критериев могут использоваться: цена, условия оплаты, качество товара, сроки поставок, гибкость, классификация продавца, дополнительные услуги, техническое обслуживание, наличие личных отношений, логистика. Перед тем как сделать окончательный выбор, проводятся переговоры с несколькими поставщиками в расчете на получение более благоприятных цен и условий сделки. В результате переговоров может быть выбран один или несколько поставщиков.
Окончательное оформление заказа – необходимо зафиксировать документ окончательно согласованные характеристики товара, количества, сроки поставки, ценность, условия оплаты, гарантии послепродажного обслуживания. Для стабильности потребности более целесообразны договоры, контракты, позволяющие создавать стабильные условия работы и снижать время на повторные закупки.
Оценка работы поставщика –на основе оценки сотрудничество с поставщиками может быть продолжено, скорректировано или прекращено, возможен возврат товара. Ситуация повторных закупок – ряд этапов может быть исключен, так как используется ранее полученная информация. В отдельных случаях могут потребоваться дополнительные этапы.
Располагая знаниями о процессе совершения закупок, можно рассчитать эффективный маркетинговый план, предусматривающий подготовку информации о новом сырье, технологиях и т.д. , помочь потребителю сделать выбор в сторону поставщика.