Создание платежного документа

При создании платежного документа рекомендуется придерживаться следующей технологии: создание текстовой части бланка; создание табличной части бланка.

Создание текстовой части, как правило, включает следующую последовательность действий:

• создать новый пустой документ на основе шаблона Обычный;

• задать параметры страницы (вызвать команду Файл - Параметры страницы);

• ввести и отформатировать текстовую часть документа.

• Создание табличной части документа:

• поместить курсор в место расположения таблицы;

• задать команду Таблица – Вставить и указать ее параметры;

• задать параметры текста и данных в ячейках таблицы;

• задать границы таблицы;

• ввести и отформатировать текст в шапке таблицы;

• ввести, где это требуется, формулы расчета показателей.

Примечание. Вставка формул в таблицу производится командой Таблица - Формула.

Диапазон ячеек, например при задании формулы суммирования для вычисления значения «ИТОГО:» и «ВСЕГО:» должен соответствовать числу строк в бланке.

Переключение между режимами отображения кодов полей и отображения значений полей выполняется комбинациями клавиш: Alt+F9 - для всех полей документа и SHIFT+F9 - для выделенных полей.

При изменении содержимого ячеек с данными формулы не пересчитываются автоматически. Пересчет выполняется по команде обновления полей (клавиша F9) или при печати документа.

Использование полей

Поля позволяют автоматически вставлять в документ определенную информацию, а также используются для размещения в нем переменных данных и создания составных документов: конвертов, наклеек и т. п. Наиболее часто в документах встречаются поля PAGE, которое вставляется при добавлении номера страницы Вставка – Номера страниц, и DATE, которое вставляется при выборе команды Вставка – Дата и время. Поля обеспечивают возможность включения в документы динамической информации и сокращают количество ручного набора при вводе повторяющихся данных. Существуют десятки различных полей и их параметров, задавая которые можно выполнить всевозможные задачи.

Для выбора поля, подлежащего вставке в документ, используется команда Вставка – Поле. Кроме того, можно нажать клавиши CTRL+F9, чтобы вставить пустые фигурные скобки, и ввести соответствующие инструкции между ними. При необходимости можно задать дополнительные параметры, после чего поле вставляется в документ в позиции курсора.

При использовании этой команды можно увидеть поля, сгруппированные в несколько категорий (рис. 23), однако по существу, все поля можно разделить на три основные категории.

Рис. 23. Окно команды Вставка – Поле

Поля результата. Используются для вычисления или получения информации. В число таких полей входят поля вычисления формул, отображения даты и времени, вставки гиперссылок и автотекста, а также поля, позволяющие получить информацию о документе, например, название документа или автора.

Поля действия. Используются для запроса определенных действий со стороны пользователя для получения некоторого результата. Например, поля Word ASK и FILLIN требуют ввода текста.

Поля пометки. Используются при составлении оглавления, сносок, указателей или списка иллюстраций.

Большинство полей результата требуют постоянного обновления. Чтобы обновить значение поля, выделите его, а затем нажмите клавишу F9.

Поле может включать следующие элементы: символы (фигурные скобки, открывающие и закрывающие код поля); имя поля; инструкции поля (текст, число, выражение или имя закладки, подлежащие вставке); ключи (дополнительные инструкции, определяющие представление данных). Поля можно отображать в режиме значений или в режиме кодов полей. Коды полей – элементы поля, определяющие его значение, они включают символы поля {}, тип поля и инструкции.

Например,

{ REF Продажи \*FirstCap\h } – поле используется для вставки текстового фрагмента, помеченного закладкой с именем Продажи, причем первая буква вставляемого текста преобразуется в прописную. Поле показано в режиме кодов полей.

Для просмотра значений полей — например результатов вычислений — скройте коды полей: выберите команду Сервис – Параметры вкладка Вид, а затем снимите флажок Коды полей или используйте сочетание клавиш ALT+F9. Можно провести следующую аналогию между полями Word и формулами Microsoft Excel: код поля соответствует формуле, а значение поля — результату этой формулы.

Ограничивающие поле фигурные скобки ( { } ) нельзя вводить с клавиатуры. Кроме того, можно нажать клавиши CTRL+F9, чтобы вставить пустые фигурные скобки, и ввести соответствующие инструкции между ними.