Создание составных документов

Создание составных документов основывается на объединении основного документа и данных из присоединенного источника данных. Перед объединением данных при необходимости можно задать условия отбора (фильтрации и сортировки) записей, вставляемых в основной документ из источника данных, выбрать тип составного документа: новый документ, на принтер, передать по электронной почте, проверить проект слияния на наличие ошибок.

Для задания условий отбора следует:

• выбрать команду Сервис – Слияние;

• в диалоговом окне «Слияние», нажать кнопку Объединить;

• нажать кнопку Отбор записей;

• задать условия фильтрации;

• нажать кнопку Объединить.

Примечание. На вкладке Сортировка записей можно задать вид сортировки (по возрастанию или убыванию по одному, двум или трем полям).

Результаты слияния могут оформляться в виде нового документа, выдаваться на печать или пересылаться по электронной почте.

Рассмотрим получение нового составного документа путем объединения данных:

• задать команду Сервис – Слияние;

• нажать кнопку Объединить;

• в списке НАЗНАЧЕНИЕ выбрать значение НОВЫЙ ДОКУМЕНТ;

• нажать кнопку Проверка, выбрать подходящее положение переключателя, например, Создать составной документ, сообщая об ошибках по мере обнаружения, и нажать OK;

• в поле ДИАПАЗОН ЗАПИСЕЙ задать диапазон номеров объединяемых записей;

• нажать кнопку Объединить.

В результате произойдет формирование составного документа.

Пример создания серийного письма

Требуется разослать письмо клиентам. Текст письма следующий: «Приглашаем принять участие в семинаре по вопросам информатизации производственных процессов. В случае согласия прошу подтвердить участие в срок до 20.05.2003г.».

Список рассылки:

1. 664000, Иркутск, Советская,12, директору ЗАО «Строительные материалы», Сидорову Андрею Петровичу;

2. 664043, Иркутск, Пролетарская,15, зам. директора ООО «Интел», Сорокиной Татьяне Петровне;

3. 664003, Иркутск, Волжская, 34, ген. директору ЗАО «Автомобилист», директору, Иванову Петру Сергеевичу.

Пусть набран текст письма (рис. 5).

Научно - исследовательский институт

Информатизации Бизнеса

г. Ангарск,

ул. Солнечная. 23

16.11.2020

Приглашаем принять участие в семинаре по вопросам информатизации производственных процессов. В случае согласия прошу подтвердить участие в срок до 20.05.2003 г.

Начальник информационного отдела

В. Кислов

Рис. 5. Текст письма для основного документа

Технология создания основного документа.

• Выбрать команду Сервис – Слияние.

• Нажать кнопку Создать и указать требуемый тип основного документа.

• Нажать кнопку Активное окно. В результате активный документ будет преобразован в основной документ.

Технология создания источника данных (см. табл. 1).

• Выбрать команду Сервис - Слияние (если открыто диалоговое окно «Слияние», то пропустить эту команду).

• Нажать кнопку Получить данные.

• Выбрать команду Создать источник данных.

• В открывшемся окне диалога отредактировать состав и последовательность имен полей в списке.

• Нажать OK.

• Задать имя файла для сохранения источника данных и нажать OK.

• В открывшемся диалоговом окне нажать кнопку Правка источника данных. В результате откроется окно «Форма данных».

• Заполнить поля данными для нужного числа записей созданного источника данных. По окончании ввода данных в поля очередной записи следует нажать кнопку Добавить.

• Нажать кнопку OK для возврата в окно редактирования основного документа.

Таблица 1

Пример сформированного источника данных
Должность	Организация	Фамилия	Адрес1	Имя
Директору	ЗАО "Строительные материалы"	Сидорову А.П.	664000, Иркутск, Советская, 12	Андрей Петрович
Зам. директора	ООО"Интел"	Сорокиной Т.П.	664043, Иркутск, Пролетарская, 15	Татьяна Петровна
Ген. директору	ЗАО"Автомобилист"	Иванову П.С.	664003, Иркутск, Волжская, 34	Петр Сергеевич

Технология подготовки основного документа к слиянию заключается в том, что в основной документ вставляются имена полей источника данных с использованием панели инструментов «СЛИЯНИЕ» (рис. 6).

Для каждого вставляемого поля слияния выполнить следующее:

• поместить курсор в место вставки поля слияния;

• нажать кнопку Добавить поле слияния на панели инструментов «СЛИЯНИЕ»;

• на появившейся панели со списком имен полей выбрать имя вставляемого поля. Поле слияния вставляется в документ во встречных кавычках «».

Подготовленный таким образом основной документ готов к выполнению слияния с источником данных.

НИИ «Должность»

Информатизации Бизнеса «Организация»

г. Ангарск, «Фамилия»

ул. Солнечная. 23 ____________________

16.11.2020 «Адрес1»

«Имя»

Приглашаем принять участие в семинаре по вопросам информатизации производственных процессов. В случае согласия прошу подтвердить участие в срок до 20.12.2000г.

Начальник информационного отдела

В. Кислов

Рис. 6. Вид основного документа с полями слияния

Технология слияния основного документа и данных из присоединенного источника данных.

• Задать команду Сервис – Слияние.

• Нажать кнопку Объединить.

• В списке НАЗНАЧЕНИЕ выбрать значение Новый документ.

• Нажать кнопку Проверка, выбрать подходящее положение переключателя, например, Создать составной документ, сообщая об ошибках по мере обнаружения, и нажать OK.

• В поле ДИАПАЗОН ЗАПИСЕЙ задать диапазон номеров объединяемых записей.

• Нажать кнопку Объединить.

В результате произойдет формирование составного документа.