2.Функції Excel і їхні аргументи

2.1.Основи використання функцій Excel

Функції - це вбудовані формули Excel, за допомогою яких проводяться складні математичні обчислення. Наприклад, якщо у вас є таблиця з тисячі чисел і вам необхідно знайти серед них максимальну, то зробити це вручну дуже не просто. Excel допоможе в цьому. Для виконання цього завдання можна застосовувати функцію МАКС. Всього в Excel більше 450 вбудованих функцій, які, якщо ви знаєте, яку з них застосовувати, допоможуть заощадити чималу кількість годин робочого часу, яке довелося б витратити на створення власних формул. Окрім можливості використання величезного числа готових функцій, при необхідності можна створювати власні функції, що виконують саме ваші повсякденні завдання.

2.1.1. Огляд функцій баз даних

Функції баз даних оперуються з діапазонами клітинок, які містять більше одного рядка або стовпця. Головною особливістю функцій цієї категорії є можливість встановити діапазон комірок, що містить умови відбору даних зі списку або бази даних, що дозволяє створювати складні критерії відбору. Наприклад, якщо у великому списку даних вам необхідно знайти максимальні або мінімальні значення тільки серед підсумкових річних показників, то найбільш швидко і просто виконати цю дію за допомогою функцій баз даних. У цих функціях, як і у функціях інших категорій, в якості посилань на діапазони комірок можна використовувати або адреси цих діапазонів, або їх імена.

Деякі функції баз даних можуть працювати і зі зведеними таблицями. Назви таких функцій в табл. 1 містить всі функції цієї категорії, виділені напівжирним шрифтом.

Синтаксис функцій баз даних

Ці функції (узагальнена назва БД Функція) мають однаковий синтаксис і використовують три аргументи: база даних, поле і критерій, які посилаються на діапазони комірок робочого аркуша. Функції даної категорії мають загальний синтаксис.

БД Функція (база_данних; поле; критерій)

- База_данних - діапазон комірок, які формують список або базу даних.

- Поле визначає стовпець списку. Якщо значення цього аргументу не вказано, функція оперує з усіма стовпчиками списку. Поля даних у списку повинні містити ідентифікує ім'я в першому рядку. Аргумент поле може бути заданий як текст із заголовком стовпця (ім'ям поля) у подвійних лапках або як число, що задає положеніестолбца у списку: 1 - для першого поля, 2 - для другого поля і т.д.

- Критерій - посилання на діапазон комірок, які задають умови для функції. Функція повертає дані зі списку, які задовольняють умовам, заданим аргументом критерій. Інший спосіб завдання критерію - безпосереднє зазначення умов, за якими має проводитися відбір даних. Якщо аргумент критерій пропущено, функція виконується над усіма значеннями полів списку, зазначених в аргументі поля. Діапазон критеріїв має включати заголовок стовпця (ім'я поля) у списку. Аргумент критерій може бути введений як діапазон комірок, наприклад, А1: А2, або як ім'я інтервалу, наприклад Критерії.

2.1.2.Функціі для роботи з датами і часом

Функції цієї категорії є потужним засобом для автоматизації та управління даними, які містять дати й тимчасові значення. Наприклад, якщо вам необхідно надавати щоденні звіти, приготовані на основі даних Excel, можна вводити поточну дату вручну, але простіше доручити функції СЬОГОДНІ. Ці функції призначені не тільки для простого введення дат у комірки робочого аркуша, вони можуть обчислювати тривалість часових інтервалів, визначати кількість робочих днів або тижнів між двома датами, порівнювати дати і т.п., а також входити до складу інших формул.

Як і у випадку інших числових даних, при введенні в клітинку дати або при обчисленні дати за допомогою формули Excel автоматично відображає ці дані відповідному форматі дат і часу. Насправді дати зберігаються в Excel у вигляді послідовних чисел. За замовчуванням датою 1 січня 1900 відповідає порядковий номер 1, а 1 січня 2008р. - 39448, оскільки інтервал між цими датами у днях дорівнює - 39448. Час зберігається у вигляді десяткового дробу. Оскільки дати і значення часу представляються числами, їх можна вичитати і складати, а також використовувати в інших обчисленнях. Результати обчислень знову перетворюються в формат дати. У табл.2 представлені всі функції дат і часу.