- •1. Цель
- •2. Область применения
- •3. Термины, сокращения и аббревиатуры
- •3.1. Термины
- •3.2. Сокращения
- •3.3. Аббревиатура
- •4. Описание процедуры
- •4.1. Записи гоу впо игхту
- •4.2. Разработка бланков записей гоу впо игхту
- •4.3. Идентификация и передвижение записей гоу впо игхту
- •4.4. Изменение записей гоу впо игхту
- •4.5. Хранение, восстановление, аннулирование и архивирование записей
- •4.6. Оценка результативности процесса
- •5. Распределение ответственности и полномочий
- •6. Нормативная документация
- •7. Алгоритм управления записями
- •3. Ведение и анализ записей.
- •8. Установленный срок хранения
- •Приложение 1
- •Лист согласования
4.3. Идентификация и передвижение записей гоу впо игхту
Идентификация записей ГОУ ВПО ИГХТУ осуществляется согласно предписывающим нормативным документам и документам СМК. Сотрудники, ответственные за ведение записей, выполняют все предписания нормативных документов и документов СМК. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на сотрудников, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.
Единый документооборот записей ГОУ ВПО ИГХТУ обеспечивается четкой идентификацией записей: вид записи, название, форма, подписи ответственных лиц, дата составления.
Передвижение записей осуществляется сотрудниками подразделений, ответственных за вид деятельности, к которой относится данная форма. Внесение изменений без согласования с ОКО не допускается.
Контроль за ведением записей ГОУ ВПО ИГХТУ осуществляет ВР университета при участии ПРК ГОУ ВПО ИГХТУ и начальника ОКО. Руководители подразделений и сотрудники, ответственные в структурных подразделениях университета за делопроизводство, поддерживают записи в рабочем состоянии.
4.4. Изменение записей гоу впо игхту
Использование актуальных форм записей ГОУ ВПО ИГХТУ регулируется номенклатурой дел университета и структурных подразделений.
В документы, относящиеся к записям ГОУ ВПО ИГХТУ, могут вноситься изменения по мере необходимости. Содержание изменений должно идентифицироваться с указанием даты и подписи уполномоченного лица, производившего изменение, с обоснованием внесения изменений.
4.5. Хранение, восстановление, аннулирование и архивирование записей
Записи ГОУ ВПО ИГХТУ собираются, подшиваются, поддерживаются в актуализированном состоянии и хранятся сотрудниками, ответственными за делопроизводство, в местах пользования в течение сроков, соответствующих требованиям предписывающих документов, если в предписывающих документах и рекомендациях разработчика не
СТУ-З-4.2.4-2010
предусмотрено других правил. Записи, которые являются внутренней документацией ГОУ ВПО ИГХТУ, не подлежат передаче их третьим лицам.
Сроки и места хранения записей определены в НД ГОУ ВПО ИГХТУ и предписывающих документах СМК ГОУ ВПО ИГХТУ. По истечении срока оперативного хранения записи ГОУ ВПО ИГХТУ передаются в архив, где хранятся в соответствии с предписанными сроками хранения.
Записи, имеющие какую-либо конфиденциальную информацию, о неразглашении которой ГОУ ВПО ИГХТУ имеет документированные обязательства, уничтожаются физически.
При утрате или порче записей руководитель структурного подразделения - держателя этих сведений - при поступлении запроса дает указание ответственному за ведение этих документов восстановить запрашиваемый документ на основе данных, имеющихся в исходных носителях информации.
Разрешение на восстановление документов строгой отчетности выдается ректором ГОУ ВПО ИГХТУ.
4.6. Оценка результативности процесса
Начальник ОКО при подготовке сводного отчета о проведении внутреннего аудита проводит оценку результативности процесса управления записями по таким критериям, как: наличие необходимых записей; наличие идентификации записей; количество случаев неправильного ведения записей; соблюдение сроков хранения записей и архивирования.
Не определены средства и методы защиты записей от повреждения. Не определены методы управления записями в электронной форме, в том числе находящихся в общем доступе и интранет.