5. Распределение ответственности и полномочий

Таблица 1

Ответственный исполнитель Виды деятельности	Ректор/ ПРК	Начальник ОКО	Руководители подразделений	УК	Начальник УКиДО	Зав. архивом
Разработка форм записей ГОУ ВПО ИГХТУ	У	С	О	И	С
Идентификация и передвижение записей ГОУ ВПО ИГХТУ	У	И	О	И	О
Изменения записей ГОУ ВПО ИГХТУ	У	С	О	И	О
Хранение записей	У	И	О	И	О
Изъятие и архивирование записей	У	С	О	И	О	И

СТУ-З-4.2.4-2010

Примечание:

У - утверждает,

О - организатор (исполнитель первого уровня),

И - исполнитель,

С - согласует.

6. Нормативная документация

МС ИСО 9001-2000 «Системы менеджмента качества. Требования».

МС ИСО 9004-2000 «Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности».

ГОСТ Р ИСО 9000-2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь».

Руководство по качеству ГОУ ВПО ИГХТУ. СМК-ДП-4.2.3.-00-08 «Управление документацией». Номенклатура дел ГОУ ВПО ИГХТУ.

7. Алгоритм управления записями

1. Определение необходимости

ведения записей.

1

2. Определение форм записей, места, ответственных за их хранение.

3. Ведение и анализ записей.

2

3

6

7

10

11

4. Записи необходимо передавать?

5. Передвижение записей.

6. Хранение записей.

7. Ревизия записей.

8. Установленный срок хранения

записей истек?

нет 9. Записи подлежат архивированию?

да 10. Архивирование записей.

1

5

1. Оценка результативности процесса.

12. Аннулирование записей

12

нет

да

нет

да

Приложение 1

Перечень форм обязательных записей СМК ГОУ ВПО ИГХТУ

№ раздела ИСО 9001	Назначение записи	Название записи	Ответс-твенный	Место хранения
1	2	3	4	5
5.6.1.	Записи анализа СМК со стороны высшего руководства	Протокол решения УС ГОУ ВПО ИГХТУ. Отчет об анализе СМК со стороны руководства. Приказ и распоряжение ректора (проректора).	Секретарь УС ПРК	УС ОКО
		Протокол решения Совета факультета распоряжение декана.	Декан	Деканат
		Протокол заседания кафедры.	Зав. кафедрой	Кафедра
6.2.2.	Записи об образовании, подготовке, навыках и опыте	Личное дело сотрудника, личная карточка, карточка Т-2 (данные об образовании, подготовке, навыках и опыте персонала). Аттестационные листы персонала, копии документов об образовании, трудовой договор. Приказы (распоряжения) приема на работу, копии документа о повышении квалификации.	Начальник УКиДО	УКиДО
		План повышения квалификации сотрудников. План повышения квалификации ППС.	Начальник УМУ	УМУ
7.1.	Записи о том, что процессы жизненного цикла и продукция соответствуют требованиям	Книга учета выдачи дипломов, академических справок и дипломов о неполном образовании.	Начальник УМУ	УМУ
		Протоколы заседаний ГАК. Отчеты председателя ГАК.	Зав. выпускающими кафедрами	Вып. кафедры
		Отчет о научной деятельности вуза.	Проректор НИР	НИС
		Лицензия, свидетельство гос. аккредитации.	Начальник УКиДО	УКиДО

Продолжение приложения 1
1	2		3		4		5
7.2.2.	Записи результатов анализа требований, относящихся к продукции, анализ проводится до принятия обязательства поставлять продукцию	Комплект документов для экспертизы ООП, заключение УМО. Комплект документов для Рособрнадзора (Модуль сбора данных).		Первый проректор по учебной работе Начальник УМУ		УМУ
		Приказ о создании приемной комиссии. Правила приема на текущий год (утверждают на ученом совете ежегодно), сведения о конкурсе, списки абитуриентов. Ведомости вступительных испытаний. Приказ ректора о зачислении на 1 курс. Отчет о проведении вступительных экзаменов.		Ответственный секретарь приемной комиссии		Приемная комиссия
7.3.2.	Входные данные для проектирования и разработки (разработки/корректировки ОП)	Журнал по работе с потребителями (анкеты для работодателей, анкеты для студентов, жалобы, рекламации, отзывы).		Начальник отдела маркетинга Декан		Отдел маркетинга Деканат
		Решение кафедры, Совета факультета об открытии новой специальности (протоколы заседаний кафедр/Совета факультетов). Переписка с организациями и гражданами по вопросам работы факультета/кафедры, ГОС ВПО.		Зав. кафедрами		Деканат Кафедры
		Статистика Центра содействия занятости студентов и трудоустройству выпускников.		Проректор по ВВ		Центр содействия занятости студентов
7.3.3.	Выходные данные для проектирования и разработки (разработки/ корректировки ОП)	Научно-технические отчеты.		Проректор по НИР		НИС
		Учебные планы. Рабочие учебные программы.		Начальник УМУ Зав. выпускающих кафедр		УМУ Выпускаю щие кафедры
7.3.4.	Записи результатов анализа проектирования и разработки (разработки/ корректировки ОП)	Протоколы заседаний УМК факультета. Протокол Совета факультета.		Декан		Деканат

Продолжение приложения 1
1	2			3		4	5
7.3.5.		Записи результатов верификации разработки/ корректировки ОП	Учебный план на весь срок обучения и рабочий учебный план с визой декана, первого проректора по УР, график учебного процесса, календарные планы дисциплины.		Начальник УМУ Декан Зав. кафедрами		УМУ Деканат, кафедра
7.3.6.		Записи результатов валидации разработки/ корректировки ОП	Лицензия. Журнал по работе с потребителями. Рецензия/отзыв на образовательную программу.		Начальник УКиДО Начальник отдела маркетинга Зав. кафедрами		УКиДО Отдел маркетинга Кафедры
7.3.7.		Записи изменений результатов разработки/ корректировки ОП	Протоколы заседаний УМК факультета, учебный план на весь срок обучения и рабочий учебный план с визой декана, первого проректора по УР.		Декан, начальник УМУ		Деканат УМУ
7.4.1.		Записи результатов оценки поставщиков	Протокол решения единой конкурсной комиссии. Договор на поставку. Госконтракт.		Проректор ФЭУ, главный бухгалтер		ФЭУ
			Приказы о зачислении обучающихся, их переводах, восстановлении, отчислении и представлении академических отпусков. Стат. отчет о контингенте студентов на начало учебного года. (Форма 3-НК). Годовой отчет о движении контингента. Сводный отчет по учету успеваемости студентов.		Декан Начальник УМУ		Деканат УМУ
			Книга учета выдачи дипломов. Начальник УМУ УМУ
7.5.3.		Запись идентификации и прослеживаемости	Зачетно-экзаменационная ведомость (карточка учета успеваемости студента на уч. год). Журнал учета выдачи студенческих билетов и зачетных книжек. Личные карточки студентов, учебные карточки студентов. Списки студентов по учебным группам.		Декан		Деканат
			Курсовые работы/проекты. Отчеты студентов о прохождении практики. Приказы о допуске к итоговой аттестации. Ежегодные план и отчет по НИР кафедры.		Зав. кафедрой		Деканат Кафедра
			Договор на оказание образовательных услуг.		Начальник договорного отдела		Договорной отдел

Продолжение приложения 1
1	2		3	4	5
			Протоколы заседаний приемной комиссии по зачислению кандидатов в аспирантуру.	Зав. отделом аспирантуры	Отдел аспирантуры
			Годовой тематический план НИР ГОУ ВПО ИГХТУ. Заключительные отчеты по законченным темам НИР.	Проректор по НИР	НИС
7.5.4.		Записи о собственности потребителей	Расписки о получении документов на хранение: аттестаты о среднем и средне-профессиональном образовании, дипломы о высшем образовании. Договоры об аренде/использовании учебного и научного оборудования, программного обеспечения..	Начальник студенческого отдела кадров	Студенческий отдел кадров
7.6.		Записи о способности средств контроля соответствия продукции ОД требованиям удовлетворять предполагаемом у применению	Акты поверки и калибровки. Договоры с метрологическими органами. Перечень поверяемого оборудования.	Зав. лабораториями	Кафедры, имеющие лаборатории, обеспеченные оборудованием, которое используется для научных целей
8.2.2.		Записи по внутренним аудитам	План-график проведения внутренних аудитов на календарный год. Список аудиторов на календарный год. План внутренних аудитов на год. Чек-лист внутреннего аудита.. Перечень отклонений, выявленных в ходе внутреннего аудита. Отчет о результатах внутренней проверки. Сводный отчет о проведении внутренних аудитов.	Начальник ОКО	ОКО

Продолжение приложения 1
1	2	3	4	5
8.2.4.	Свидетельство соответствия продукции критериям приемки	Экзаменационные и зачетные ведомости (по курсам) Книга учета выдачи дипломов Реестр выдачи удостоверений Сертификаты		УМУ Структурные подразделения
8.3.	Записи о характере несоответствий и любых действиях	Аттестационная ведомость. Направления на пересдачу. Аттестационная ведомость (повторная пересдача). Приказ о переводе/отчислении/ академическом отпуске.	Декан	Деканат
		Акты выполненных работ.	Декан Зав. кафедрой Начальник УМУ Гл. бухгалтер	Бухгалтерия
		Отчет проректора по научной и инновационной работе.	Проректор по НИР	НИС
		Протоколы заседаний кафедры.		Кафедра
8.5.2/3.	Записи результатов предпринятых корректирующих и предупреждающих действий	Протокол заседания кафедры. Служебная записка руководителю.	Зав. кафедрой УК	Кафедра Стр. подразделения
		Отчет о результатах корректирующих/предупреждающих действий.	ПРК	ОКО

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ЛИСТ ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ

Номер изменения	№ и дата распорядительного документа о внесении изменений в документ СМК	Дата внесения изменения	ФИО лица, вносившего изменение	Подпись

ПРИЛОЖЕНИЕ 3