2.1. Презентація як засіб збуту товару

Презентації - сучасний спосіб «показати себе». Презентації як явище прийшли з Європи і швидко стали для нас звичними.

Сьогодні організація презентацій - захід дуже розповсюджений. Для залучення уваги до своєї компанії і послуг часто використовуються саме презентації. Ділові люди знають: для вдалого дебюту головне - зробити фурор. Презентація - найзручніший спосіб це зробити.

Однак, щоб презентація досягла своєї мети, потрібно ретельно продумати якою вона буде. І, звичайно ж, організація і проведення презентації повинні бути на висоті, адже це практично організація свята. Презентація при такому підході пройде «без сучка, без зволікань».

Якість і привабливість самої презентації - наочне підтвердження рівня компанії.

Презентація може пройти у вигляді:

• бізнес конференції або представляти собою своєрідний фестиваль послуг.

• Нерідко презентації організують як неформальні вечірки, креативні інсталяції чи інтерактивні творчі вечори.

• Суто «ділові» презентації часто представляють собою доповідь з показом слайдів або навіть круглий стіл, учасникам якого пропонується обговорити презентований товар.

Організація виставок, презентацій і конференцій починається з:

• визначення виду заходу;

• для ефективності презентації її форму варто підбирати виходячи з презентованого продукту або послуги, мети презентації та складу запрошеної аудиторії.

• коли формат такого корпоративного заходу як проведення презентації ясний, необхідно визначитися, де провести презентацію.

Майданчик, де пройде презентація, повинен створювати у гостей потрібний настрій. Правильний вибір приміщення - і презентація приречена на успіх!

Місце проведення презентації також має відповідати її формату. Оренда залу презентації - важлива ланка в процесі організації презентацій. Для проведення запам'ятовується і неординарною презентації ваш вибір може припасти на незвичайне місце: виставковий зал, старовинну садибу, театральний зал чи шикарний бальний зал. Головне, щоб стилістика приміщення для презентації, яке ви вибрали, вписувалася в концепцію заходу.

2.2. Структура презентації

Мета презентаціії – детально пояснити, як товар буде відповідати вимогам покупця. Проведення презентації включає етапи: 1. Визначення мети (або цілей і їх пріоритетів):

• залучення нових клієнтів;

• формування іміджу в діловому середовищі, залучення нових партнерів, - постачальників, споживачів, інвесторів, рекрутування нових зайнятих, поліпшення відносин з новою громадськістю та / або адміністрацією.

2. Генерування ідеї (основного задуму) презентації та її концептуалізація; визначення місця і термінів проведення, складу учасників - господарів і запрошених; зразкового бюджету.

Краще проводити презентації після обіду - в 15 годин. Тривалість - 1,5-2 години. Після закінчення коктейль або фуршет тривалістю 1-2 години.

Запрошеним зазвичай розсилаються спеціальні запрошення з інформацією, що дозволяє гостю оцінити доцільність своєї присутності. У запрошенні слід вказати місце, час (від і до) проведення презентації, програму, склад учасників і гостей, а також орієнтири і способи досягнення місця проведення (станції метро, транспорт).

3. Розробка сценарію (програми).

Відкриває і веде програму посадова особа фірми, що представляє її власною персоною. Це може бути керівник служби PR, або служби маркетингу. Ведучий повинен вміти добре говорити, мати хорошу дикцію і вміти вести себе публічно.

Можливий сценарій може будується за наступною схемою:

• ведучий представляє керівників фірми присутнім, і навпаки, - присутніх окремих найбільш цікавих осіб всім іншим,

• показується відеофільм тривалістю 7-12 хвилин з сюжетами, що відображають інноваційність, суспільну значимість, актуальність, оригінальність, творчу / технологічну / наукову / художню новизну об'єкта презентації,

• ведучий просить представників фірми зробити короткі повідомлення (по 2-5 хвилин) з питань, потенційно цікавим для присутніх, показати (бажано в дії) продукцію фірми, - якщо не в реальному втіленні, то в макеті, на діапозитивах / плівках за допомогою проектора, інший демонстраційний матеріал,

• представники компанії-господині відповідають на запитання присутніх,

• слово надається гостям для виступу із зауваженнями, коментарями, побажаннями та привітаннями,

• запрошеним вручаються подарунки, сувеніри, рекламні листки, пам'ятки, значки,

• коктейль / бенкет / фуршет а також розважальна, менш формальна частина, що надає запрошеним можливість встановлення контактів з представниками компанії-господині і один з одним, неформального обміну інформацією.

Встановлення таких контактів для багатьох учасників може бути однією з основних цілей відвідування презентації. Це слід використовувати й організаторам: запросивши цікавих персон, можна розраховувати на прихід ряду інших потрібних компанії людей. Найбільш широкі можливості для контактів забезпечує проведення прийому «стоячи», коли учасники можуть вільно переміщатися та спілкуватися один з одним. Прийом із розсадженням обмежує контакти учасника сусідом праворуч і ліворуч на тривалий період, що перешкоджає широкому та вільному спілкуванню учасників.

Таблиця 2

Комплекс дій з підготовки презентації

Розділ підготовки презентації	Конкретні дії, які необхідно зробити по кожному розділу.
Розвиток мови або презентації.	• Проаналізуйте аудиторію. • Почніть з залучення уваги. • Позначте головні пункти виступу. • Лімітіруте кількість основних думок до 3-4-х. • Поясніть все що, звідки, чому, з якою метою, як, коли і т. д. • Закінчите повтором основних пунктів.
Наочні средтва для ілюстрування мови.	• Використовуйте засоби ілюстрування для пояснення як речі виглядають, працюють, співвідносяться. • Використовуйте засоби ілюстрування для виділення основних думок і створення інтересу. • Виберіть відповідні кошти ілюстрування: 1. 1. Використовуйте дошки, діаграми, тексти в неформальній обстановці. 2. 2. Використовуйте слайди, фільми для формальної презентації. • Лімітуйте кожен засіб ілюстрування до 2-3 графіків, 4-5 пунктів, фраз. • Використовуйте короткі фрази. • Використовуйте великий читабельний шрифт. • Переконайтеся, що обладнання працює.
Секрети гарного виступу, презентації.	• Встановіть контакт з публікою. • Говоріть спокійно, зрозумілою мовою. • Не поспішайте, не перескакуйте з теми на теми. • Упевніться, що всі вас чують. • Говоріть у своєму натуральному стилі. • Стійте прямо, спокійно, ходіть повільно. • Використовуйте жести натурально і доречно. • Дозволяйте задавати питання • Контролюйте себе. • Контролюйте ситуацію.