Лекция № 6 Кассовые операции

Кассовые операции - операции по приему, хранению и расходу наличных денег и денежных документов. Порядок осуществления кассовых операций регламентируется нормативными актами Центробанка РФ.

Работу с кассой осуществляет кассир (в небольших организациях бухгалтер-кассир), на которого посредством подписания договора о полной материальной ответственности возлагается ответственность за сохранение денег и денежных документов.

Наличные деньги и денежные документы хранятся в кассе - специально оборудованном помещении организации или сейфе.

Работая с наличными деньгами необходимо соблюдать следующие правила:

1. Соблюдение лимита остатка кассы

Ежегодно организация обязана предоставлять на утверждение в банк, осуществляющий ее кассовое обслуживание, документ, называемый «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу, на год» (см. Приложение 16). В документе указывается наименование предприятия, номер расчетного счета в банке и наименование банка (БИК банка указывается в табличке справа). Приводится наличная денежная выручка за последние 3 месяца в тысячах рублей (если наличной выручки не было, то можно привести ожидаемую сумму наличной выручки). Далее рассчитывается среднедневная выручка (делится наличная денежная выручка на число рабочих дней предприятия за 3 месяца), либо среднечасовая выручка. Приводится фактическая выплата наличными деньгами, кроме расходов на заработную плату и выплаты социального характера, за последние 3 месяца в тысячах рублей (также можно привести ожидаемую сумму выплат). Аналогично среднедневной выручке рассчитывается среднедневной расход. Фиксируется срок сдачи выручки: либо ежедневно, либо при образовании сверхлимитного остатка. Если выручка сдается ежедневно, указываются часы работы предприятия и время сдачи выручки в кассу банка.

Приводится испрашиваемая сумма лимита кассы и указывается, на какие цели будет расходоваться наличная выручка (на хозяйственные расходы, на закупку сельхозпродукции и т.д.). Документ подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером и передается на утверждение в банк. Руководитель учреждения банка устанавливает лимит кассы в тысячах рублей и разрешает расходование наличной выручки на указанные выше цели.

Это положение действовало до 2012 года. В настоящее время лимит кассы устанавливается предприятием самостоятельно, без утверждения в банке.

Когда лимит не установлен, он признается равным нулю. В случае превышения лимита на конец дня излишек должен быть сдан в банк (кроме 5-ти рабочих дней для выплаты зарплаты, когда допускается хранение неограниченной суммы денежных средств).

2. Использование наличной выручки

Расходование наличной выручки согласовывается с банком и ограничено конкретным перечнем расходов на выплату зарплаты, пособий, премий, закупку сельхозпродукции, скупку тары и вещей у населения, командировочные расходы, хозяйственные нужды. Внесение наличных денег из кассы организации на банковские счета других организаций и физических лиц не допускается.

3. Соблюдение предельного размера расчетов наличными между юридическими лицами.

Согласно указанию ЦБ РФ "Об установлении предельного размера расчетов между юридическими лицами" данный предел составляет 100 000 рублей по одной сделке. Т.е. по договорам, стоимость которых больше указанной суммы, расчеты наличными деньгами запрещены. К расчетам с физическими лицами и индивидуальными предпринимателями данное ограничение не применяется.

4. Применение контрольно-кассовой техники

При продаже товаров, работ, услуг за наличный расчет (или при оплате пластиковыми картами) в установленных случаях должна применяться контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный Реестр.

Если организации в силу специфики своей деятельности или особенностей местонахождения не имеют возможности применять контрольно-кассовые машины, то в качестве документов строгой отчетности при расчетах с населением могут использоваться формы бланков документов, утвержденные Минфином России.

Кассовые операции проводятся в следующем порядке:

оформление первичных документов по приходу и расходу;

регистрация первичных документов в журнале регистрации;

записи в кассовую книгу (в двух экземплярах), ежедневное подведение остатка по кассовой книге;

сдача в бухгалтерию (бухгалтеру) отчета кассира (2-й экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Прием наличных денег в кассу

Прием наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам (см. Приложение 17). В приходном кассовом ордере (форма № КО-1) указывается наименование фирмы и при необходимости ее структурного подразделения, код фирмы по ОКПО. Указывается номер кассового ордера (нумерация ведется строго по порядку с начала года) и дата его составления. В табличной части в колонке «Дебет» указывается бухгалтерский счет кассы (50/00), в колонке «Кредит» помимо различных кодов указывается корреспондирующий счет бухгалтерской проводки данной кассовой операции. В следующей колонке указывается сумма прихода в рублях и копейках.

Далее приводится организация и (или) физическое лицо, которое сдает деньги в кассу, основание для сдачи денежных средств, сумма сдаваемых денежных средств прописью. Если в указанной сумме содержится налог на добавочную стоимость, то в графе «В том числе» указывается сумма НДС в рублях и копейках. При необходимости могут быть указаны приложения к приходному кассовому ордеру (например, текст договора, по которому уплачиваются денежные средства). Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером и кассиром, принявшим деньги в кассу.

В правой части приходного кассового ордера расположена квитанция, которая заполняется теми же сведениями, которые приведены в основной части ордера. Квитанция подписывается также главным бухгалтером и кассиром, ставится печать организации. Квитанция отрезается от ордера и передается лицу, вносящему деньги в кассу, а сам приходный кассовый ордер остается в кассе и прикладывается к Кассовой книге.

Выдача наличных денег из кассы

Выдача наличных денег осуществляется по расходным кассовым ордерам или по другим документам. Такими документами могут быть платежные ведомости, заявления на выдачу денег, счета и т.п.

Расходный кассовый ордер (см. Приложение 18) имеет в заголовке наименование фирмы, ее структурного подразделения и код фирмы по ОКПО, а также номер и дату документа. Расходные кассовые ордера (форма № КО-2) нумеруются строго последовательно с начала года. В табличной части в колонке «Дебет», помимо различных кодов, указывается корреспондирующий счет из бухгалтерской проводки, описывающей операцию выдачи наличных денег. В колонке «Кредит» стоит бухгалтерский счет «Касса» 50/00.

В графе «Выдать» указывается фамилия, имя и отчество физического лица, который получает деньги из кассы, в графе «Основание» записывается причина, по которой выдаются денежные средства. Далее указывается сумма прописью и приложение (если есть необходимость его указать). Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации и главным бухгалтером. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

В графе «Получил» указывается сумма прописью, дата и подпись лица, получившего деньги по данному расходному ордеру. Указываются также паспортные данные (или данные иных документов) получателя. Завершает расходный кассовый ордер подпись кассира, выдавшего деньги.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Журнал (см. Приложение 19) применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов: платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. - до передачи в кассу организации. Исключение составляют расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей – они регистрируются после их выдачи.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) состоит из обложки и вкладного листа. На обложке указывается наименование фирмы, структурное подразделение, код фирмы по ОКПО, а также год заполнения, должность и ф.и.о. лица, ответственного за ведение журнала. По образцу вкладного листа происходит оформление, заполнение и печать всех страниц журнала. Вкладной лист разделен на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (графа 1-4), другая - для расходных кассовых документов(графы 5-8).

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов может вестись как в ручном, так и в автоматическом режиме.

Кассовая книга

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в Кассовой книге (см. Приложение 20). Каждое предприятие ведет только одну Кассовую книгу (форма № КО-4), которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

При ведении кассовой книги формируются два экземпляра: "Вкладной лист кассовой книги" (1-й экземпляр) и "Отчет кассира" (2-й экземпляр). Они должны составляться к началу следующего рабочего дня и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги осуществляется в порядке возрастания с начала года. На «Вкладном листе кассовой книги» указывается наименование фирмы и период, за который составлен данный лист (это может быть один день). Далее в табличной части в колонке «Номер» указываются номера приходных и расходных кассовых ордеров, выданных за указанный период. В колонке «От кого получено и кому выдано» указаны организации или физические лица, внесшие либо получившие денежные средства. В колонке «Корр. счет» указаны корреспондирующие счета бухгалтерских проводок по соответствующим операциям, в колонках «Приход» и «Расход» указаны соответственно суммы поступивших и выданных денежных средств. В верхней строке в графе «Приход» указан остаток денежных средств в кассе на начало периода, ниже таблицы приведены строка «Итого за период» отдельно по приходу и расходу, а также остаток денежных средств в кассе на конец периода. Остаток на конец периода не должен превышать разрешенный банком лимит кассы. Исключение составляют средства, предназначенные для выдачи заработной платы, которые указываются в последней строке таблицы. Вкладной лист кассовой книги подписывается кассиром и направляется на проверку бухгалтеру, который фиксирует количество документов (приходных и расходных), приложенных к листу кассовой книги.

Вкладные листы Кассовой книги сброшюровываются и оформляется первый и последний листы Кассовой книги (см. Приложение 21). На первом листе указывается наименование организации, структурное подразделение и код организации по ОКПО. Указывается период, на который оформляется Кассовая книга. На последнем листе указано, сколько листов содержится в Кассовой книге, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером, ставится печать организации и дата.

Параллельно оформляется «Отчет кассира», который составляется из вторых экземпляров листов Кассовой книги, к которым прикрепляются все приходные и расходные кассовые ордера и другие документы за период, на который оформлен данный лист Кассовой книги.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Акт ревизии кассы

На каждом предприятии в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при уходе кассира в отпуск или при его увольнении производится ревизия кассы с полным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. О проведении ревизии издается специальный приказ. В приказе назначается комиссия, которая в присутствии кассира проводит пересчет денежной наличности в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. По результатам ревизии комиссия составляет «Акт ревизии кассы» (см. Приложение 22). В первой строке этого документа приводится наименование предприятия и ставится утверждающая подпись руководителя организации. Приводится дата и номер Акта ревизии, а также основание ревизии: дата и номер приказа о проведении ревизии кассы. Указываются фамилии Председателя и Членов комиссии, присутствующего при ревизии кассира, а также дата проведения ревизии и дата, на которую фиксируется состояние наличности в кассе.

По результатам ревизии устанавливается:

- остаток наличных денежных средств на зафиксированную выше дату по данным бухгалтерского учета и кассовой книги;

- фактический остаток наличных денежных средств в кассе;

- если зафиксирована недостача наличных денег в кассе, то указывается, что она образовалась по вине кассира с указанием его фамилии, имени и отчества.

«Акт ревизии кассы» составляется в трех экземплярах, 1-й экземпляр направляется в дело, 2-й экземпляр – руководителю организации, 3-й экземпляр – главному бухгалтеру. В необходимых случаях прикладывается объяснительная записка кассира. Акт подписывается Председателем и Членами комиссии, ставится также ознакомительная подпись кассира и дата.

При обнаружении в кассе излишка ценностей в Акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Бухгалтерский учет кассовых операций

Бухгалтерский учет кассовых операций ведется на счете "Касса", который в соответствии с Планом счетов имеет номер 50. Счет 50 "Касса" является активным. Операции по нему сводятся к следующему:

Дебет (Дт) Кредит (Кт)

1. Сальдо - остаток денег на начало дня

2. Поступление денег в кассу 3. Выдача денег из кассы

4. Сальдо - остаток на конец дня (1+2-3)

Основные проводки, отражающие кассовые операции и операции с денежными документами, выглядят следующим образом:

Содержание операции	Документ	Номера корреспондирующих счетов
		Дебет	Кредит
Поступила арендная плата	Приходный кассовый ордер	50/00	91/01
Получена выручка за реализованную продукцию, оказанные услуги	Приходный кассовый ордер	50/00	62/00, 76/00
Выручка за реализованные основные средства и иное имущество	Приходный кассовый ордер	50/00	76/00
Получены наличные деньги с расчетного счета в банке	Приходный кассовый ордер	50/00	51/00
Возвращен выданный аванс	Приходный кассовый ордер	50/00	60/00
Получен аванс от заказчика	Приходный кассовый ордер	50/00	62/00
Сдан в кассу остаток неиспользованных подотчетными лицами средств	Приходный кассовый ордер	50/00	71/00
Погашена наличными задолженность по товарам в кредит, по займам, недостачам, растратам и хищениям	Приходный кассовый ордер	50/00	73/00
Внесен наличными вклад в уставный фонд предприятия	Приходный кассовый ордер	50/00	75/00
Погашена наличными дебиторская задолженность	Приходный кассовый ордер	50/00	76/00
Получены наличными штраф, пеня	Приходный кассовый ордер	50/00	91/01
Оплачены долгосрочные ценные бумаги, внесены вклады, даны займы	Расходный кассовый ордер	58/00	50/00
Оплачены счета по услугам, сторонних организаций	Расходный кассовый ордер	76/00, 60/00	50/00
Оплачены предприятием приобретенные товары	Расходный кассовый ордер	41/00	50/00
Сданы денежные средства на счета в банке	Расходный кассовый ордер	51/00, 52/00	50/00
Выданы единовременные пособия	Расходный кассовый ордер	69/00	50/00
Выдана заработная плата	Расчетно-платежные ведомости	70/00	50/00
Выдано под отчет	Расходный кассовый ордер	71/00	50/00
Выдано наличными разным кредиторам	Расходный кассовый ордер	76/00	50/00

Пример. Рассмотрим отражение на счетах операции по начислению и поступлению арендной платы. Допустим, поступил очередной платеж за аренду склада предприятия от индивидуального предпринимателя в размере 12.000 рублей. Для отражения этой операции данная сумма по начислению записывается в дебет счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и кредит корреспондирующего счета 90 "Продажи" либо 91 "Прочие доходы и расходы ", а поступившие денежные средства отражаются по дебету счета 50 "Касса" и кредиту счета 76.

76/00 90/01(91/01) 12000

50/00 76/00 12000

ЛЕКЦИЯ № 7

РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Расчеты с подотчетными лицами проводятся с помощью балансового счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Счет предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на командировочные, административно - хозяйственные и операционные расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств:

71/00 50/00

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов:

08/00 71/00 - приобретение основных средств или нематериальных активов

10/00 71/00 - приобретение материалов

20/00 (26/00,91/02) 71/00 - оприходование работ, услуг.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (если недостача будет удерживаться в течение нескольких отчетных периодов):

94/00 71/00

70/00 94/00, либо

73/00 94/00

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет в разрезе подотчетных лиц. Для каждого подотчетного лица открывается карточка, в которой фиксируются выданные под отчет суммы и результаты их расходования. В этой же карточке фиксируются выдача сумм в случае перерасхода по отчету и возвращения остатков подотчетных сумм в случае их возникновения.

Выше был рассмотрен вариант, когда счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" сначала дебетуется (т.е. подотчетному лицу выдаются денежные средства на приобретение товаров, работ, услуг), а потом выданные сотруднику деньги списываются. В этих случаях счет 71 выступает как активный. Но на практике достаточно часто этот счет может оказаться пассивным. Например, когда сотрудник сначала приобретает товары, работы, услуги или ездит в командировку, а расходы ему возмещают после возвращения. Поэтому счет 71 рассматривается как активно-пассивный, т.е. на этом счете могут быть остатки как по дебету, так и по кредиту.

По общему правилу любая выдача денег сотруднику под отчет должна сопровождаться оформлением соответствующих документов. При операциях с подотчетными лицами сотрудник должен оформить авансовый отчет. При этом бухгалтер должен не просто проследить, чтобы авансовый отчет был составлен корректно, но и убедиться в том, что работник не растерял в пути оправдательные документы. Авансовый отчет может быть оформлен как в случае командировки сотрудника для выполнения задания организации, так и в случае задания сотруднику на приобретение материалов, товаров, работ или услуг.

Оформление командировок

Оформление командировки сотрудника в другой город или населенный пункт для выполнения задания в интересах пославшей его организации начинается с составления «Служебного задания для направления в командировку и отчет о его выполнении» (см. Приложение 23). В этом документе в верхних строках указывается наименование организации и ее код по ОКПО, номер и дата составления служебного задания, а также фамилия, имя и отчество командируемого сотрудника и его табельный номер. В табличной части документа указывается структурное подразделение, должность сотрудника, место назначения командировки и организация, в которую направляется командируемый сотрудник. Указывается также дата начала и окончания командировки, срок ее в календарных днях (суммируются день отъезда, дни нахождения в пути «туда», дни пребывания в месте назначения, дни нахождения в пути «обратно» и день приезда). Отдельно указывается срок командировки без учета времени нахождения в пути. Указывается также организация-плательщик (чаще всего это фирма, посылающая в командировку, хотя бывают случаи, когда командировка оплачивается за счет принимающей стороны) и основание – номер приказа на командировку. Далее кратко указывается содержание задания (цель командировки), служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения и руководителем организации. После возвращения из командировки сотрудник заполняет графу «Краткий отчет о выполнении задания» и ставит свою подпись. Заключение о выполнении задания делает начальник структурного подразделения.

Далее на основании служебного задания издается «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» (см. Приложение 24). В верхних строках документа по-прежнему указывается наименование организации и ее код по ОКПО, номер и дата приказа (распоряжения), а также фамилия, имя и отчество командируемого сотрудника и его табельный номер. Далее указаны структурное подразделение, должность командируемого сотрудника, место назначения командировки, ее срок, дата начала и окончания командировки, а также цель командировки и источник ее финансирования. Основанием для приказа (распоряжения) служит оформленное ранее служебное задание на командировку. Приказ (распоряжение) подписывается руководителем организации и ставится ознакомительная подпись командируемого сотрудника.

Для выполнения задания на командировку сотруднику выдается «Командировочное удостоверение» (см. Приложение 25). Документ состоит из двух частей: лицевой и оборотной. На лицевой части командировочного удостоверения указывается наименование организации и ее код по ОКПО, номер и дата командировочного удостоверения, а также фамилия, имя и отчество командируемого сотрудника и его табельный номер, структурное подразделение, должность командируемого сотрудника, место назначения командировки и принимающая организация. Далее указываеися цель командировки, количество календарных дней (без учета времеи нахождения в пути) и даты начала и окончания командировки. Должен быть указан вид документв, при предъявлении которого действительно данное командировочное удостоверение (чаще всего это паспорт) и указан его номер. Командировочное удостоверение подписывается руководителем организации.

На оборотной стороне командировочного удостоверения располагаются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт (или в пункты назначения, если их несколько), выбытия из этих пунктов и прибытия обратно на место основной работы. На каждой отметке ставится наименование фирмы, дата прибытия (выбытия), должность ответственного за командировки сотрудника, его подпись и печать соответствующей организации (посылающей или принимающей сотрудника).

Командируемый сотрудник рассчитывает с помощью работника бухгалтерии примерное количество денежных средств (аванс), которое может ему понадобиться для финансирования командировочных расходов и получает в кассе организации необходимую сумму. При этом в кассе оформляется расходный кассовый ордер и делается проводка:

71/01 50/00 Сумма расхода на командировку.

Иногда бывает так, что сотрудник не получает аванса на командировку и все командировочные расходы оплачивает за свой счет. Тогда по возвращении из командировки все понесенные расходы оплачиваются сотруднику по предоставлению им авансового отчета.

Оформление авансового отчета о командировке

Командируемому сотруднику выдается бланк «Авансового отчета» (см. Приложение 26), который состоит из лицевой и оборотной части. Сотрудник заполняет бланк после возвращения возвращения из командировки. В лицевой части авансового отчета заполняются реквизиты: наименование фирмы, код по ОКПО, номер авансового отчета и дата заполнения, структурное подразделение, фамилия, имя, отчество подотчетного лица, его табельный номер, должность и назначение аванса. В табличной части заполняются данные остатка или перерасхода по предыдущим авансам, а также сумма полученного аванса из кассы. Если сумма получена в счет валютного аванса, то указывается сумма в рублях и в валюте (справочно).

После этого заполняется оборотная сторона авансового отчета. Далее построчно заполняются: номер по порядку, дата и номер прилагаемого документа, наименование документа или вида расхода и сумма по отчету в рублях и копейках (и если требуется, то в валюте). В прилагаемом примере заполнены расходы на железнодорожные билеты «туда» Москва-Санкт-Петербург и «обратно» Санкт-Петербург-Москва с указанием номеров билетов. Кроме того, указаны суточные за двое суток пребывания в командировке.

В настоящее время размер суточных для командировок внутри Российской Федерации составляет 100 рублей в сутки. Эта сумма входит в состав расходов и уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Эта сумма не компенсирует расходов командируемого сотрудника на проживание в командировке, поэтому большинство организаций в коллективном договоре устанавливают гораздо большие суммы, часто в зависимости от статуса командируемых сотрудников. Однако, суммы, превышающие 100 рублей в сутки, уже не уменьшают налогооблагаемую базу и выплачиваются таким образом из прибыли предприятия. Больше того, с суммы, превышающей 700 рублей в сутки, командированный сотрудник должен уплатить еще и подоходный налог, который в качестве агента взимает с него организация, выплатившая такую сумму суточных.

Если сотрудник отправляется в заграничную командировку, то суточные для каждой страны должны рассчитываться по специальной таблице, фрагмент которой показан в Приложении 27. Документ называется «Нормы расходов организаций на выплату суточных на каждый день нахождения в заграничной командировке, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». В таблице две колонки: нормы при направлении в командировку на срок до 60 дней и нормы при направлении в командировку на срок свыше 60 дней. Так, например, при командировании в Белоруссию на срок до 60 дней суточные составляют 57 долларов США в день, а на срок свыше 60 дней – 40 долларов США в день. Так же, как при командировках внутри Российской Федерации, размер суточных при загранкомандировках может быть увеличен, при этом превышение суточных по сравнению с нормативными будет оплачиваться организацией из прибыли (т.е. превышение не уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль). При этом устанавливается ограничение по налогу на доходы физических лиц: налог не взимается при сумме суточных, не превышающей 2500 рублей (в пересчете суммы суточных по курсу Центрального Банка РФ на день выплаты), с суммы, превышающей 2500 рублей налог взимается по ставке 13%.

В прилагаемом примере помимо суточных, равный 100 рублям в сутки, являющимися обязательными, указана выплата суточных в размере 500 рублей в сутки, зафиксированных в коллективном договоре. Все произведенные расходы суммируются, подводится итог и авансовый отчет подписывается командированным сотрудником. Авансовый отчет должен быть сдан в бухгалтерию не позднее трех дней после возвращения из командировки.

Бухгалтер по работе с подотчетными лицами должен убедиться, что к отчету работник приложил документы, которые подтверждают его затраты. После этого он проставляет суммы расходов, принятые к учету. Они не обязательно должны совпадать с суммами, которые проставил в своей колонке сотрудник – бухгалтер может не утвердить некоторые расходы (например, при отсутствии некоторых оправдательных документов). После этого бухгалтер проставляет номера счетов и субсчетов, соответствующих каждой строке расхода:

Железнодорожные билеты - дебет 60/00 (расчеты с поставщиками и подрядчиками)

Суточные по нормативам - дебет 20/00 (расходы, связанные с производством и реализаций)

Суточные сверх норматива - дебет 91/02 (прочие расходы, не уменьшающие налогооблагаемую базу).

На лицевой части авансового отчета бухгалтер заполняет таблицу «Бухгалтерская запись», в которой для каждого расхода из представленных подотчетным лицом записываются счет по дебету (эти счета указаны на оборотной стороне авансового отчета), сумма по дебету, счет по кредиту (это счет расчетов с подотчетным лицом 71/01) и сумма по кредиту. Бухгалтер заполняет графу «Израсходовано», сумма в которую проставляется равной сумме в графе «Итого» в колонке «Сумма расхода, принятая к учету). Вычисляется также остаток от подотчетной суммы или перерасход денежных средств, который произвело подотчетное лицо. Фиксируется приложение к отчету в виде количества документов на имеющихся листах, а также записывается сумма прописью, утверждаемая по данному авансовому отчету. Авансовый отчет подписывается проверившим этот отчет бухгалтером и главным бухгалтером организации.

Если в результате расчетов образовался остаток подотчетных сумм, то авансовый отчет передается в кассу и выписывается приходный кассовый ордер на сумму остатка. После уплаты суммы по этому ордеру кассир ставит свою подпись на авансовом отчете.

Внизу лицевой части авансового отчета имеется раздел – расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, сумма документально подтвержденных расходов прописью, количество прилагаемых документов, а также количество листов в них. Раздел подписывается проверившим авансовый отчет бухгалтером. После того как все будет заполнено, бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

Заполненный таким образом авансовый отчет передается на утверждение руководителю организации, который ставит свою утверждающую подпись. Авансовый отчет передается в бухгалтерию на хранение.

Оформление авансового отчета о приобретении материалов

Авансовый отчет о приобретении материалов оформляется на том же бланке, что и авансовый отчет о командировке (см. Приложение 28). На лицевой части отчета подотчетное лицо заполняет те же реквизиты, о которых шла речь выше, а также проставляет сумму полученного аванса. На оборотной стороне отчета в каждой строке указаны номер по порядку, дата и номер документа, вид приобретаемого материала или товара и сумма расхода. Рассчитывается итоговая сумма расходов. Бухгалтер проставляет суммы, принятые к учету для каждого документа, и счет по дебету. В данном отчете бухгалтер проставил счет 60/00 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» для каждого документа. Это связано с тем, что в дальнейшем будут сделаны проводки

10/00 60/00 - оприходование материалов

19/04 60/00 - выделен НДС, если он указан в представленных документах.

Аналогично могут быть сделаны проводки по оприходованию основных средств:

08/00 60/00 - капитальные вложения

01/00 08/00 - оприходование основного средства

19/01 08/00 - выделен НДС.

Однако, если материал приобретен в розничной сети без выделения НДС, то бухгалтер, принимающий авансовый отчет, может сделать проводку

10/00 71/01 - оприходование материалов.

Указанные проводки в нужном виде проставляются на лицевой стороне авансового отчета в таблице «Бухгалтерская запись».

При вычислении разницы между полученной и израсходованной суммой в данном авансовом отчету исчислен перерасход в сумме 210 рублей 00 коп. После передачи авансового отчета в кассу составляется расходный кассовый ордер, по которому подотчетному лицу выдается сумма перерасхода.

В остальном оформление авансового отчета на приобретение материалов завершается так же, как авансового отчета на командировку.