Журнал учёта поступивших кд.

1. Учётный номер +- гриф конфиденциальности;

2. Дата поступления (дата регистрации);

3. Вид и заголовок документа;

4. Откуда поступил документ;

5. Исходящий номер и дата;

6. Количество листов:

   1. Основного документа;

   2. Приложений;

7. Кому выдан документ;

8. Количество листов (сколько выдано);

9. Подпись за получение и дата;

10. Подпись за возврат и дата;

11. Индекс (номер) дела, номера листов в деле;

12. Номер по учёту документов выделенного хранения;

13. Примечания.

22.03.2012

Учёт издаваемых конфиденциальных документов

При издании внутренних и исходящих конфиденциальных документов, необходимо учитывать следующие особенности:

1. Присвоение грифа будущему документу;

2. Учёт носителей, на которых документируется информация;

3. Письменное, санкционированное разрешение на изготовление документа (это или перечень издаваемых конфиденциальных документов или отдельное письменное разрешение на изготовление конкретного документа);

4. Учёт конфиденциального документа на стадии изготовления проекта конфиденциального документа.

Подготовка конфиденциальных документов осуществляется двумя способами:

1. Печатанье проекта КД в подразделении КДОУ;

2. Подготовка проекта конфиденциальных документов на рабочих местах исполнителей.

При этом, каким бы способом не были изготовлены КД, необходимо предусмотреть защиту КИ от утечки, то есть печатанье проекта должно происходить в защищаемом помещении, в которое ограничен доступ посторонних лиц и при этом используется средства защиты от перехвата вектора магнитных излучений.

Журнал учёта издаваемых конфиденциальных документов.

1. Учётный номер ± гриф конфиденциальности;

   1. Все внутренние и отправляемы КД учитываются по единой валовой нумерации, независимо от вида КД, в порядке исключения, при большом объёме, отдельно могут учитываться распорядительные документы, протоколы и другое.

2. Дата документа;

   1. Дата проставляется после согласования, подписания, утверждения проекта, исключение – акты и протоколы.

3. Вид и заголовок документа;

   1. Проставляется только по перечню издаваемых конфиденциальных документов.

4. ФИО исполнителя;

   1. Исполнитель должен быть допущен к этой конфиденциальной информации.

5. Номера учётных носителей и листов черновика;

   1. Пример: 12 КТ, листы 7-8.

6. Количество экземпляров;

   1. Должна соответствовать перечню издаваемых конфиденциальных документов.

7. Количество листов в экземпляре;

   1. Должна соответствовать перечню издаваемых конфиденциальных документов.

8. Подпись за получение черновика и дата;

   1. Подпись того, кто принимал.

9. Отметка об уничтожении испорченных листов;

   1. Пишем номера носителей и листов,

10. Отметка об уничтожении черновика;

    1. Подпись и дата.

11. Куда отправлен документ;

    1. Так же, в соответствии с перечнем издаваемых КД.

12. Номера экземпляров;

    1. Так же, в соответствии с перечнем издаваемых КД

13. Номер и дата сопроводительного документа;

    1. Пример: Письмо №38 КТ от 22.03.2012.

14. Отметка о возврате носителя;

    1. Пример: Письмо (исходящее) №39 КТ от 25.03.2012.

15. Указываем индекс (номер) дела, номера листов в деле;

    1. Пример: Дело № 20 КТ, л. 7-8.

16. Отметка об уничтожении, о передаче на архивное хранение, в службу открытого ДОУ, передача на выделенное хранение.

    1. При уничтожении КД – номер и дата акта об уничтожении, при передаче в службу открытого ДОУ – отметка, дата - подпись, на архивное, выделенное хранение – проставляется отметка, дата- подпись, учётный номер по журналу учёта документов выделенного хранения.

При передаче проектов конфиденциальных документов на подписание, согласование утверждение КД на рассмотрение руководителя, необходимо вести журнал передачи КД.