18.3 Формы организации бухгалтерского учета.

Под формой бухгалтерского учета понимается определенная систе­ма хронологической и систематической записей, порядок ведения синте­тического и аналитического учета, а также способы и техника записи.

В настоящее время наиболее распространенными являются три формы бухгалтерского учета:

- мемориально-ордерная,

- Журнал-Главная,

- журнально-ордерная.

Суть мемориально-ордерной формы учета заключается в следую­щем. На основании проверенных документов, отражающих хозяйствен­ные операции, составляются так называемые ордера-документы бухгал­терского оформления. Они представляют собой указание, подписанное главным (старшим) бухгалтером, о том, в какие синтетические и анали­тические счета следует произвести записи по хозяйственной операции, изложенной в документе, на основании которого составляется мемори­альный ордер.

Пример. Мемориальный ордер № 1 записать за январь 201_ г.

Основание (Ссылка на документ или содержание записи)	По дебету		По кредиту		Сумма, руб.
	Счет	Карт.	Счет	Карт.
Отчет по кассе за 2.01.	50		51		14 925
Итого					14 925

2 января 201_ г.

Гл. (старший) бухгалтер Краснова

Приложение на 4 листах

Мемориальный ордер может составляться на основании как одно­го документа, так и целой группы документов. По мере составления все мемориальные ордера регистрируются в регистре, называемом регист­рационным журналом, который при этой форме учета являет­ся основным регистром хронологической записи, после чего все хозяй­ственные операции записываются по счетам Главной книги.

Пример.

Регистрационный журнал за январь 201_ г.

Порядковые номера мемориальных ордеров	Дата ордера	Суммы по мемориальным ордерам, т. руб.
1	2 января	14,925
2	3 января	20,050
...	...	...
Итого за январь		86,937

Итог регистрационного журнала за месяц используется для сличе­ния его с итогом оборотов по синтетическим счетам оборотной ведомос­ти. Этим достигается проверка полноты охвата хозяйственных операций синтетическим учетом.

После составления мемориальных ордеров и их регистрации в жур­нале производятся записи в синтетические счета. По данным записей в синтетических счетах составляется оборотная ведомость по синтетичес­ким счетам, а на основе последней - отчетный баланс.

Основной недостаток: значительные непроизводительные затра­ты труда работников учета на составление огромного количества ме­мориальных ордеров и весь последующий процесс, связанный с регист­рацией хозяйственных операций в регистрах синтетического и анали­тического учета.

Рис. 18.1. Последовательность работы при мемориально-ордерной форме учета.

Отличие формы учета, называемой журнал-главная, от мемориаль­но-ордерной формы состоит в том, что регистры синтетического учета -регистрационный журнал и Главная книга - объединяются в одной кни­ге Журнал-Главная, которая ведется по следующей форме:

Книга Журнал-Главная (тыс. руб.)

Дата	№ проводки	Содержание записи	Сумма оборота	Счет № 50		Счет № 52		Счет № 71
				Д	К	Д	К	Д	К
		Остаток на 1.01	-	17	-	25023	-	80	-
2.01.	1	Получено наличными по чеку №480352	14925	14925	-	-	14925	-	-
3.01.	2	По расходному К/о №1 в возмещение перерасхода подотчетных сумм Мигаеву и т.д.	440	-	440	-	-	440	-
...	...	...	...	...	...	...	...	...	...
		итого за январь	86937	48526	48500	75261	73456	50200	49121
		Остаток на 1.02		26	-	1805	-	1079	-

Сама форма этой книги показывает, что, несмотря на простоту и наглядность, Журнал-Главная неприемлема на предприятиях, где ис­пользуется более 20-25 синтетических счетов, так как на развороте лис­та Журнала-Главной технически трудно разместить большое количество колонок для дебета и кредита синтетических счетов.

Сущность журнально-ордерной формы бухгалтерского учета со­стоит в следующем:

Хозяйственные операции записываются в журналах-ордерах и раз­личного рода накопительных и группировочных ведомостях, построен­ных по шахматному принципу.

Первоисточником для отражения операций в учетных регистрах являются проверенные первичные документы.

При этом на основе разовых первичных документов, отражающих единичные хозяйственные операции, производятся записи непосредственно в журналы-ордера. Аналитический учет в таких случаях ведется либо в этих же журналах-ордерах (путем совмещения с синтетическим), либо в отдельных учетных регистрах.

На основании разовых и накопительных документов, отражающих массовые хозяйственные операции, производятся записи предварительно в накопительные и группировочные ведомости. В них собираются за ме­сяц в разрезе синтетических, а иногда одновременно и аналитических сче­тов однородные хозяйственные операции. Итоговые данные этих ведомо­стей в конце месяца переносятся в соответствующие журналы-ордера.

Месячные итоги журналов-ордеров по корреспондирующим синтети­ческим счетам переносятся в Главную книгу, в которой ведутся все синтети­ческие счета, на основе последней составляется отчетный баланс.

Рис. 18.2. Схема последовательности работы при журнально-ордерной форме учета.

Все журналы-ордера и вспомогательные ведомости ведутся по кре­дитовому признаку, т. е. по кредиту одного или нескольких счетов запи­си хозяйственных операций производятся по шахматному принципу в дебет корреспондирующих счетов. Шифры корреспондирующих счетов указываются в заголовках вертикальных граф (в журнале-ордере №10 -наоборот).

Записи в журналах-ордерах ведутся в хронологическом порядке. Каждой записи отводится одна строка.

Кроме журналов-ордеров, для некоторых счетов ведутся ведомости по дебету соответствующего счета (ведомость №1 по дебету счета №50 «Касса», ведомость №2 по дебету счета №51 «Расчетный счет» и т. д.) Итоги ведомостей используются для контроля оборотов по дебету счета.

В Главной книге каждому счету открывается отдельная табли­ца, рассчитанная для записи оборотов и остатков по счету в течение года с разбивкой по месяцам.

Счет № 50 «Касса» (т.руб.)

Месяц	Оборот по дебету с кредита счетов				Оборот	Сальдо
	№ 51 ж/о № 2	№ 71 ж/о № 7	№ ж/о №	Итого по дебету	по кредиту	Д	К
Январь	31665	11	-	на 1.01. 2002 г. 31676	31681	17 12

Первая графа таблицы предназначена для указания месяца. Три последующие графы под общим заголовком «Оборот по дебету с креди­та счетов» используются для отображения сумм оборотов по дебету сче­та и кредиту корреспондирующих с ним счетов. При подсчете сумм, за­писанных в этих трех графах (по одной строке), получается общий обо­рот по дебету счета за месяц, который и проставляется в графу «Итого по дебету».

Так, в нашем примере в дебет счета «Касса» перенесены два итога:

из журнала-ордера № 2 - 31665 тыс. руб. с кредита счета «Расчетный счет» и из журнала-ордера № 7 - 11 тыс. руб. с кредита счета «Расчеты с подотчетными лицами». Итог этих двух сумм - 31676 тыс. руб. - про­ставлен в графу «Итого по дебету». Обороты по кредиту счетов в Глав­ной книге записываются общей суммой за месяц согласно итогам соот­ветствующих журналов-ордеров.

В данном примере из журнала-ордера № 1 по кредиту счета «Кас­са» перенесен итог в сумме 31681 тыс. руб. и проставлен в графу «Обо­рот по кредиту» счета «Касса».

Последние две графы счетов Главной книги под общим заголов­ком «Сальдо» предназначены для записи остатков по счетам, которые выводятся в них ежемесячно на основании остатка на начало месяца и итогов оборотов дебета и кредита счета за месяц.

Так, по счету «Касса» остаток наличных денег в кассе составлял на 1 января 17 тыс. руб., а на 1 февраля - 12 тыс. руб., который получился путем следующего расчета: 17 + 31676 -31681= 12 тыс. руб.

После записи итогов всех журналов-ордеров в счета Главной книги в ней будут собраны все дебетовые и кредитовые обороты и остатки по счетам за отчетный период.

Расшифровка кредитового оборота отражается в журналах-орде­рах по соответствующему счету, а в Главной книге приводится расшиф­ровка дебетового оборота этого же счета.

При отсутствии ошибок в счетных записях итог оборотов по дебе­ту и кредиту будет одинаковым.

По окончании записей в Главной книге, их взаимопроверки и конт­роля составляется баланс, причем основным источником для составле­ния баланса является Главная книга.

Регистры аналитического учета при этой форме ведутся только в порядке исключения по тем операциям, по которым имеется большое количество лицевых счетов (карточки учета основных средств, ведомос­ти учета затрат на производство и т.д.).