5) Объему отражаемых операций:
- первичные – регистрируют операцию в момент ее свершения;
- сводные – составляются на основе первичных.
Документооборот - это движение документов от момента их выписки до сдачи на хранение в архив. Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:
- прохождение документов в организации должно быть оперативным , целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;
-следует исключить лишние инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью;
- в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия;
- порядок прохождения документов в организации должен осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, которая разрабатывается службой документационного обеспечения управления и утверждается руководством организации.
В организации происходит одновременное движение трех потоков документов, которые можно условно разделить:
На входящие;
Внутренние;
Исходящие.
Движение документов всех потоков в организации должно быть упорядоченным и управляемым. Этого можно достичь путем разработки графика документооборота. Работу по его составлению в бухгалтерском учете организует гл. бухгалтер организации. График документооборота регламентирует движение первичных документов и регистров в бухгалтерском учете организации и является неотъемлемой частью ее учетной политики. Составленный график утверждается приказом руководителя организации.
Статистические графики документооборота позволяют определить общую совокупность документов, используемых в организации. Они дают представление о порядке движения каждого вида документа в организации – от его получения или создания , через регистрацию, утверждение, пересдачу, текущее и постоянное хранение до уничтожения или сдачи в архив.
Статистический график документооборота предполагает следующие этапы движения каждого документа.
1.Составление документа в момент совершения хозяйственной операции согласно требованиям, предъявляемым к его оформлению.