1.4. Характеристика информационной системы организации

Движение информационных потоков на предприятии между отделами осуществляется непосредственно через локальную вычислительную сеть и соединения с Интернетом.

Сеть строится на основе топологии звезда на основе разных видов кабелей: волоконно-оптический и витая пара, а так же при помощи телефонного провода на особо длинных участках.. Звезда - базовая топология компьютерной сети, в которой все компьютеры сети присоединены к центральному узлу, образуя физический сегмент сети. Достоинствами данной топологии является:

• выход из строя одной рабочей станции не отражается на работе всей сети в целом;

• хорошая масштабируемость сети;

• лёгкий поиск неисправностей и обрывов в сети;

• высокая производительность сети (при условии правильного проектирования);

• гибкие возможности администрирования.

В целях получения информации, необходимой для управления хозяйственной деятельностью, университет на базе современных информационных технологий используются системы автоматизированной обработки учетной информации на платформе 1С: Предприятие 7.7. с конфигурациями «1с Бухгалтерия», «1с Бухгалтерия: упрощенная система налогообложения», «1с Бухгалтерия: бухгалтерия бюджетного учреждения», а также автоматизированную информационную систему на платформе 1С: Предприятие 8.2. «Управление Образовательным Учреждением» и типовую конфигурацию на платформе 1С: Предприятие 8.1. «Зарплата и кадры».

2. Постановка задачи

В начале производственной практики в ЦИТ ГОУ ВПО ПГГТУ, прошло ознакомление с Автоматизированной информационной системой «Управление образовательным учреждением» (АИС УОУ), разработка этой АИС ведется сотрудниками ЦИТ отдела ПО, для разработки системы используется платформа 1С Предприятие 8.2. АИС вуза «УОУ» охватывает все функциональные подразделения и отделы вуза, каждое структурное подразделение выполняет соответствующие функции в системе, процесс полностью поставлен на поток и автоматизирован. Основные преимущества работы в АИС УОУ:

• оперативный доступ к информации, автоматизированное получение отчетности;

• обработка данных и формирование результирующей информации в реальном времени;

• значительное сокращение трудозатрат на обработку данных, более эффективное использование рабочего времени сотрудников.

Пятигорский Государственный Гуманитарно-Технологический университет обладает филиалом в г.Ставрополь. ФПГГТУ вуз выпускающий студентов по шести специальностям закрепленных за факультетом Экономики управления и сервиса. ФПГГТУ использует в качестве АИС по ведению учета и управления учебным процессом систему «Деканат».

Информационная система «Деканат» разработана в среде программирования Visual Basic 6.0, предназначена для ведения базы данных контингента студентов в ее состав входит:

• учет контингента студентов;

• перевод студентов в другую группу или специальность;

• создание списка специальностей;

• зачисление студентов из ИС «Абитуриент» и распределение по группам;

• расчет итогового рейтинга студентов за определенный период времени;

• поиск студентов в базе данных, получение сводок по количеству студентов и печать отчетов по студентам.

Информационная система состоит из клиентского приложения и базы данных «Деканат» на сервере Microsoft SQL Server 2000. Для администрирования базы данных «Деканат» используется программа UserManager .

Эксплуатация АИС «Деканат» в ФПГГТУ не позволяет эффективно использовать рабочее время сотрудников и вести оперативный анализ и учет.

Помимо этого использование нескольких АИС является не оптимальным решением в плане финансовых и трудовых затрат. На основании данных фактов возникла реальная задача по построению единого информационного пространства.

Проанализировав проблему предприятия, можно предложить путь ее решения. Наилучшим выходом из сложившейся ситуации будет осуществление внедрения АИС ГОУ ВПО ПГГТУ в Филиал Пятигорского государственного гуманитарно-технологического университета в г.Ставрополь с последующей доработкой конфигурации и разработки модуля обмена данными. Доработка конфигурации заключалась в возможности полноценно использовать весь функционал АИС несколькими организациями т.е ПГГТУ и Ставропольским ФПГГТУ. Что же касается модуля обмена данными, то для его разработки мной была изучена архитектура АИС «Деканат» используемая в ФПГГТУ, с целью написания алгоритма обмена.

Модификации подвергнутся те объекты конфигурации, которые не были должным образом сформированы при разработке.

Для представления данных в разрезе нескольких организаций были предложены изменения в следующих объектах нормативно справочной информации:

• формы списка и формы подбора справочников:

• учебные группы;

• потоки учащихся.

также в документах отражающих факты хозяйственной деятельности организаций:

• формы списка документов:

• Приказы о зачислении;

• Перемещения учащихся между учебными группами;

• Приказы по учащимся;

• Заявления абитуриентов;

• Результаты конкурса;

• Решение приемной комиссии;

• Утверждение тем курсовых;

• Ведомости учета успеваемости;

• Экзаменационные листы;

• Утверждение тем ВКР;

• Результаты защиты ВКР;

• Результаты итоговых экзаменов.

• модуль объекта документа:

• Приказы о зачислении;

• Перемещения учащихся между учебными группами;

• Приказы по учащимся;

• Структура учебных подразделений.

• была изменена и структура регистров:

• Выпускающие кафедры;

• Структура учебных подразделений.

Разработка модуля обмена данными должна осуществляться с целью настройки обмена и переноса данных между АИС «УОУ» и системой «Деканат». Работа модуля представляет собой три этапа переноса данных по:

1. контингенту учащихся;

2. учебным группам и потокам учащихся;

3. приказам по учащимся.

Модуль обмена должен быть реализован в рамках интуитивно понятного интерфейса для пользователя. Интерфейс желательно представить в виде мастера что существенно облегчает обмен данными.

3. РАЗРАБОТКА ТЗ НА ИНФОРМАЦИОННУЮ СИСТЕМ

Разработка ТЗ должна соответствовать требованиям ГОСТ – 34.602-89 «Техническое задание на создание автоматизированной системы».

3.1 Общие сведения

Наименование программы Автоматизированная информационная система «Управление образовательным учреждением» (АИС УОУ) ПГГТУ

3.2 Назначение и цели создания системы

Обычно, для решения подобных задач, прибегают к помощи компьютерных программ. И в нашем случае есть компьютерные программы, предназначенные для автоматизации работы деканатов и ВУЗов в целом. Но, как правило, они не учитывают специфику конкретного вуза.

Существуют три пути создания и развертывания таких ИС:

1) построение ИС на основе ERP-систем (Axapta, SAP R3 и пр.);

2) приобретение готовых программных разработок в данной области;

3) разработка собственных ИС.

Каждое из указанных направлений имеет как сильные, так и слабые стороны.

Недостатком первого подхода, помимо крайне высокой стоимости лицензии на ERP-систему, является значительная трудоемкость настройки и адаптации системы, неизбежно влекущая за собой необходимость консалтинговой поддержки, сопровождения и внедрения ИС, что еще более повышает ее стоимость.

Готовые программы (второй подход) отличаются низкой стоимостью, однако их внедрение сдерживают отсутствие жестко регламентированных бизнес-процессов в условиях существующей российской системы образования и специфические особенности вузов.

По третьему пути — разработка собственных ИС пошло достаточно большое количество вузов России.

Учитывая все эти аспекты, было принято решение о доработке конфигурации «Управление образовательным учреждением» и написании модуля обмена.