11 Функциональные и отраслевые системы документации

В литературе и практической деятельности, прежде всего, выделяют функциональные и отраслевые системы документации.

Функциональные системы документации – это организационно-распорядительная, плановая, отчетно статистическая, финансирование материально-технического снабжения и т.д.

Отраслевыми принято считать системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министр, ведомство отраслевых управлений).

18.Этапы документооборота

В процессе автоматизации документооборота можно условно выделить четыре стадии (рис. 3.20.): бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный и безбумажный документооборот.

Рис. 3.20. Эволюция форм документооборота

Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора десятка лет назад данный вид документооборота был доминирующим. Для регистрации бумажных документов использовались большие журналы или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.

Когда появились компьютеры, они заменили журналы и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК.

Бумажный документооборот с использованием автономных ПК означает, что ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, на данном этапе и возникает понятие электронного документа, т.е. такого документа, который хранится исключительно в компьютере, или, как говорят, "на машинных носителях". Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде.

Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры, объединенные в локальную сеть, служат для подготовки, передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Типичная схема такого документооборота показана на рис. 3.21.

Рис. 3.21. Смешанный документооборот

Подготовка проекта документа ведется в электронном виде (пункт 1), затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передает руководителю на утверждение (пункт 2). Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку (пункт 3). После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям (пункт 4).

Безбумажный документооборот означает, что все операции с документами производятся в электронном виде.

25. Юридические аспекты использования документа в электронной форме

С принятием законодательных актов, регулирующих отношения в области электронного документооборота, становиться возможным широкое легальное применение ЭДО. В то же время следует особое внимание уделять особенностям использования в документообороте электронных документов. Способность выступать в качестве доказательства является центральным вопросом проблемы придания документу юридической силы. Если документ можно признать доказательством, то значит, он обладает юридической силой. Действительно, участникам гражданского оборота не следует переходить на ЭДО, если у них нет обоснованной убежденности в том, что соответствующие электронные документы будут обладать доказательственной силой.

В литературе сформулирован ряд признаков, наличие которых позволяет говорить о наличии у документа доказательственной силы:

а) документ должен содержать сведения, носитель которых известен, и которые могут быть проверены;

б) сведения удостоверяются или излагаются органами или лицами, от которых документ исходит в пределах их должностной компетенции или, если документ исходит от гражданина, в пределах его фактической осведомленности;

в) соблюден установленный законом порядок приобщения документа к делу;

г) фиксируемые в документе сведения о фактах, обстоятельствах имеют значение для данного дела.

Электронные документы, обладая указанными характеристиками, имеют ряд особенностей. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии.

Вместе с тем, на наш взгляд, все еще остается неразработанным правовой механизм использования электронных документов в качестве доказательств в суде, арбитражном суде и других правоприменительных органах, что представляет собой значительное препятствие, в частности, для заключения договоров путем обмена электронными документами (данными). Как было написано выше, существующие стандарты на придание юридической силы документам на машиночитаемом носителе (электронным документам) требуют распечатки этого документа на бумажный носитель. Необходимость представления документа на бумажном носителе сводит на нет преимущества электронных документов и, кроме того, возникает вопрос о порядке установления судьей или иным должностным лицом факта наличия и действительности ЭЦП документа, подлинности распечатанного электронного документа.

Следовательно, должно быть предусмотрено оснащение судов и других юрисдикционых органов программно-техническим обеспечением для работы с электронной документацией и ЭЦП. Необходимо также внесение соответствующих изменений в подзаконные нормативно-правовые акты для создания возможности предоставления сторонами электронных документов непосредственно суду, арбитражному суду или иному юрисдикционному органу, нотариусу и т.д.