7.5. Проектирование сэдо, ориентированных на использование технологии «docflow»

Системы электронного документооборота класса «docflow» – предназначены пре-

жде всего для автоматизации функционирования рабочих групп пользователей в масшта-

бах предприятия. С их помощью можно регламентировать и контролировать процесс коллективной работы исполнителей над документами и сохранять результаты этих работ в центральном хранилище для последующего использования или логической обработки.

Особенностью систем данного класса является то, что они имеют специальные средства разработки, которые позволяют быстро настроить систему под нужды конкрет-

ного предприятия, описать (регламентировать) деловые процессы в виде маршрутных

электронных форм и распространить их для использования.

Рассмотрим работу таких систем на примере системы «1С: Документооборот».

Система «1С: Документооборот» является дальнейшим развитием «1С: Электронной

почты» и может применятся в средних и крупных организациях, в простых и сложных ло-

кальных сетях с поддержкой удаленных филиалов и сотрудников, работающих вне офиса по

модему. К числу преимуществ данной системы можно отнести следующие ее возможности:

Отказаться от бумажной технологии управления и хранить все документы в

электронном виде.

С помощью средств модуля «Дизайнер форм» разрабатывать формы электрон-

ных документов, маршрутные схемы передвижения каждого документа, права

и обязанности участников конкретного технологического процесса обработки

документа, указать участников процесса и их адреса, т.е. формализовать (опи-

сать) технологические (бизнес) процессы, происходящие на предприятии.

Облегчить работу конечных исполнителей за счет автоматизации рутинной ра-

боты, поскольку большинство операций по приемке, получению, заполнению

документа выполняется системой автоматически.

Сократить суммарное время работы над документами за счет мгновенной пе-

редачи электронной версии документа от одного исполнителя к другому.

Получить возможность повторного использования документов с целью состав-

ления отчетов, сбора статистики, анализа деятельности предприятия и пр.

При использовании компоненты «Сервер документов» проектировать запросы

и разрешать их использование пользователям. Запросы создаются на встроен-

ном языке Бейсик и занимаются интеллектуальной переработкой информации

на сервере с отправкой результатов пользователям.

Обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочих

местах.

Защитить свое рабочее место паролем и закодировать хранящуюся на нем ин-

формацию. Средства аутентификации абонентов электронной почты дополни-

тельно запрещают несанкционированное использование личных почтовых

ящиков.

Использовать наработанные ранее или создаваемые параллельно документы

других приложений, например Microsoft Word, Microsoft Excel и пр. Также до-

пустимо использование отсканированных и распознанных документов.

Вести центральный архив всех циркулирующих документов и обрабатывать

хранящуюся в нем информацию посредством программируемых на встроенном

языке Бейсик запросов.

В основе функционирования всей системы лежит понятие электронного документа,

как объекта работы сотрудников предприятия. Электронные документы создаются конеч-

ными пользователями на основе электронных форм, которые, в свою очередь, можно соз-

давать с помощью средств разработчика («Дизайнер форм»). Кратко работу системы мож-

но описать следующим образом. После установки и настройки всех компонент системы в

некоторой организации (см. схему) пользователи начинают обмениваться стандартными

документами, входящими (сообщение, запрос, утверждение, обмен,

поручение и пр.). Создаваемые ими документы проходят обязательную регистрацию на

установленном в их филиале сервере и после этого отправляются конечным получателям.

Между филиалами существует модемная связь, по которой осуществляется пере-

нос документов из одного филиала в другой и синхронизация серверов документов. Уда-

ленные (мобильные) пользователи периодически соединяются с серверами для передачи

подготовленных ими документов и получения новых (поступивших).

Администратор следит за работой всех систем и разрабатывает новые формы, автома-

тизирующие различные деловые процессы в организации. После окончания тестирования

формы становятся доступны для использования соответствующим сотрудникам организации.

Накапливаемая на серверах информация подвергается периодическому анализу с

отправкой отчетов ответственным работникам и аналитикам.

Система разделена на следующие компоненты:

рабочее место пользователя (клиент);

иерархический справочник предприятия;

дизайнер электронных форм;

отладчик электронных форм;

сервер документов.

Компонента системы «1С: Документооборот» «Рабочее место (клиент)» предна-

значена для конечных пользователей системы и имеет простой и понятный интерфейс в

сочетании с широкими возможностями:

1. Создание и заполнение нового документа на основе разрешенных шаблонов.

2. Отправка документов и писем. После редактирования документа, т.е. внесения изме-

нений в разрешенные поля, можно отправить документ дальше по маршруту (если он

имеется). В этом случае документ «знает» своего следующего получателя и отправ-

ляется автоматически.

3. Приемка документов и писем. Рабочее место может также использоваться для прием-

ки и отправки обычных почтовых сообщений системы «1С: Электронная почта».

4. Складирование нужных документов в локальных папках для последующего использо-

вания. На локальном рабочем месте каждый пользователь может организовать удоб-

ную ему структуру папок и разместить в них хранящиеся у него документы.

5. Печать документов для получения твердых копий. Любой документ системы «1С:

Документооборот» может быть распечатан на стандартных устройствах печати (прин-

терах). При этом внешний вид напечатанного документа будет в точности соответст-

вовать его виду на экране компьютера.

6. Поиск документов.

7. Формирование и отправка запросов на сервер документов.

8. Защита программы и информации паролем.

Компонента «Справочник предприятия» предназначена для описания структуры

организации, ее отделов, сотрудников и отношений подчиненности. В карточке на каждо-

го сотрудника можно сохранять самую различную информацию – от почтовых адресов и

номеров телефонов до фотографии.

Компонента «Дизайнер форм» является средством разработчика и позволяет про-

извести настройку системы «1С: Документооборот» на автоматизацию конкретных техно-

логических процессов предприятия путем составления формы документа, описывающей

правила ее заполнения различными пользователями и порядок их обхода (маршрут).

Отладчик форм. При помощи этой компоненты разработчик может протестировать

спроектированную им форму в двух режимах – простом и сетевом.

Сервер документов добавляет к системе «1С:Документооборот» следующие воз-

можности:

возможность ведения центрального архива всех документов предприятия,

структурированного по архивным документам (завершившим свой жизненный

цикл) и по документам в работе;

отслеживание всех документов, находящихся в работе по каждому пользовате-

лю в отдельности и по всем вместе;

возможность повторного использования документов или их копий посредством

административной рассылки;

централизованное ведение и рассылка справочника предприятия пользователям

обработка запросов и формирование отчетов, отправляемых пользователям;

ведение расписания дел и процессов, позволяющих автоматически запускать

документы и запросы.

Администратор сервера может просматривать документы, возвращать документы

сотрудникам в случае потери или сбоя, удалять и архивировать документы, делать выбор-

ки документов с использованием механизмов нечеткого поиска и многое другое.

Технические возможности сервера документов позволяют хранить не более 2 Гб

информации, что равносильно в среднем 400-500 тысячам документов.