11.Список. Сортировка данных. Понятие о списке (базе данных).

Список — это набор строк (подчиняющийся несколько более строгим ограничениям, чем обычный лист с постоянными заголовками столбцов), в которых хранятся данные постоянного формата. Для построения Листа, способ­ного воспринимать все команды Excel по обработке списков, существуют определенные принципы.

Создаваемый Список должен иметь постоянное количество столбцов. Количество строк является переменным, что позволяет позднее добавить, удалить или переставить записи для того, чтобы список содержал оперативную информацию. В каждом столбце должна содержаться однотипная информация, и в списках недопустимы пустые строки или столбцы.

Создание Списка в Excel:

1. Открыть новую Книгу или новый Лист в существующей Книге. Лучше всего размещать списки на отдельных Листах, чтобы Excel смог автоматически выделить данные при выполнении команд обработки списков.

2. Создать Заголовки для каждого Поля в Списке, задать их выравнивание и отформатировать жирным шрифтом.

3. Отформатировать находящиеся под заголовками ячейки в соответствии с данными, которые в них должны храниться. Это подразумевает наложение числовых форматов (денежных или даты), изменение выравнивания и т. д.

4. Ввести новые записи (то есть данные) под Заголовками. (См. Рис.1) При этом следует соблюдать единый стиль заполнения, чтобы позднее взаимосвязанные записи могли быть выделены в группы. Количество строк может быть любым; в списке не должно быть пустых строк (даже между заголовками столбцов и первой записью). Каждый столбец представляет собой Поле, содержащее однородную информацию. Каждая строка соответствует Записи данных

После завершения сохранить Книгу. При этом следует продумать меры предосторожности — создание резервной копии, тем более, если Список содержит важную информацию

12.Использование команды итоги для организации списков.

Инструмент Промежуточные итоги помогает упорядочить список посредством группировки записей с выводом промежуточных итогов, средних значений или другой вспомогательной информации. Он также применяется для вывода итоговой суммы в верхней или нижней части списка и облегчает суммирование числовых столбцов. Кроме того, инструмент Промежуточные итоги отображает список в виде струк­туры, что позволяет разворачивать и сворачивать разделы простыми щелчками мышью.

Включение промежуточных итогов в список производится следующим образом:

1.Организовать список так, чтобы записи каждой группы следовали в нем подряд. Самым простым способом является сортировка по тому полю, на котором основаны группы. Например, можно отсортировать список по имени Региону.

2. Выделить необходимый блок Списка.

3.Выполнить:

Вкладка Данные - кнопка Промежуточные итоги – соответствующее диалоговое окно

13.Структурирование таблиц.

При работе с большими таблицами часто приходится временно закрывать или открывать вложенные друг в друга части таблицы на различных иерархических уровнях. Для этих целей выполняется структурирование таблицы, т.е. Группирование строк или столбцов. Прежде чем структурировать таблицу, необходимо произвести сортировку записей, тем самым косвенно выделяя необходимые группы. Структурирование выполняется следующим образом: данные - группировка и структура - группировка. Предварительно выделяется область (смежные строки или столбцы). Затем вводится команда. В результате структура таблицы со следующими элементами слева (и/или) сверху на служебном поле.