37. Назначение и возможности отчетов в Microsoft Office Access. Зоны отчета. Объекты отчета. Группировка данных.

Отчеты. По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на печатающее устройство (принтер). В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета и т. п.)

Для разработки отчетов, отражающих информацию базы данных в печатных документах, в системе Access можно Мастер отчетов и Конструктор отчетов. Основа (база) отчётов – чаще всего информация из баз таблицы. Важным свойством отчетов - группировка данных и получения итоговых данных для групп и всего отчета. Отчёты вызываются на вкладке Создание в группе Отчеты нажимаем кнопку Мастер отчетов.

В полученном отчете присутствуют объекты 3-х видов – Поле, которое в отчете может показывать данные поля таблицы базы, значение переменной или выражения, Надпись – любой текст в отчете и Прямоугольник – элемент оформления.

В Конструкторе отчет разбит на отдельные зоны, информация которых может присутствовать в отчете один раз (Заголовок отчета и Примечание отчета), в начале каждой страницы (Верхний колонтитул) или в конце каждой страницы (Нижний колонтитул), в начале каждой группы (Заголовок группы, групп может быть много) и в конце каждой группы (Примечание группы) и для каждой записи главной таблицы отчета (Область данных). Зоны Примечания… более правильно было бы назвать Итоги…, т. к. здесь можно разместить поля общих итогов (сумма, среднее и пр.) для группы или всего отчета.

Группировка данных необходима для доступа к базам, содержащим большие объемы данных. Если значения в некотором поле часто повторяются, имеет смысл объединить соответствующие им записи в группу. Так, например, для страницы, обеспечивающей доступ к таблице Комплектующие, в отдельные группы могут быть собраны записи, относящиеся к процессорам, материнским платам, жестким дискам и т. д. В результате группировки образуется иерархическая структура. Она может

иметь несколько уровней вложения. Так, например, внутри группы Мониторы могут быть созданы вложенные группы по про-изводителям Sony, Panasonic, Hitachi и т. д.

38. Назначение и разработка запросов в Microsoft Office Access. Виды запросов.

Суть запросов Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции, как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое. Начинающие пользователи не сразу понимают роль запросов, поскольку все те же операции можно делать и с таблицами. Да, действительно, это так, но есть соображения удобства (в первую очередь быстродействия) и соображения безопасности.

Разработка запросов. Запросы можно создать конструктором запросов

вкладка Главная ленты, группа Сортировка и фильтр). Там же присутствует кнопка Расширенный фильтр, которая откры-вает окно Конструктора запросов для текущей таблицы.

Кроме того для разработки запросов и их сохранения в базе данных в системе Access имеются специальные режимы на ленте Создание в группе Другие – Мастер запросов и Конструктор запросов.

Типы запросов, которые могут быть заданы в системе Access

1. Выборка (простой запрос) – запрос для отбора данные по заданным сложным условиям из одной или нескольких таблиц баз данных, с показом результатов выполнения запроса в виде таблицы, либо с использованием его для форм и отчетов данных – команда SQL SELECT…; в Окне свойств запроса может быть настроен параметр Тип набора записей динамический набор – после редактирования данных в таблице запроса данные таблиц базы данных обновляются! (с некоторыми ограничениями) и статический набор – только просмотр результатов отбора.

2. Перекрестный – формирование двухмерной итоговой таблицы, с группировкой по двум выражениям, одно из которых ста-новится заголовком строки, другое – заголовком столбца.

3. Создание таблицы – задается имя новой таблицы, куда заносятся результату выполнения запроса, с сохранением ее в теку-щей или другой базе данных.

4. Запросы на изменение данных

4.1. обновление данных – команда занесения общих изменений в группу записей одной или нескольких таблиц (команда SQL UPDATE…);

4.2. добавление данных – команда добавления группы записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц (команда SQL INSERT…);

4.3. удаление данных – команда удаления группы записей из одной или нескольких таблиц (команда SQL DELETE…).

Дополнительно Текст запроса состоит из нескольких частей

1) после ключевого слова SELECT следует список полей, которые будут представлены в результате выполнения запроса (например, Список.NZ – имя таблицы и е? поле, разделенные точкой);

2) после слова FROM следует список таблиц, из которых будут отбираться данные, и условия объединения таблиц; 3) после слова WHERE следуют условия отбора данных; 4) после слова FROM указаны условия упорядочения данных в запросе.

Запросы выполняются командой Открыть или двойным щелчком мышью.

Представление запроса таблиц можно представить в виде диаграмм и графиков.