- •Использование электронных таблиц excel для решения задач менеджмента управления человеческими ресурсами
- •Информационно-логическая модель предметной области
- •Справочник должностей
- •Справочник работы
- •Справочник Типа психики
- •Итоги по датам работы
- •Штатное расписание
- •Лист Сотрудники
- •Лист Табель учёта работы
- •Формирование данных базы данных
- •Импорт данных
- •Использование экранных форм ввода
- •Ввод данных в таблицу
Использование электронных таблиц excel для решения задач менеджмента управления человеческими ресурсами
Рассматривается предметная область – отдел управления персоналом. Решаются задачи:
- учёта рабочего времени работников,
- создания штатного расписания,
- расчёт заработной платы и создание расчётной ведомости по зарплате,
- оценка результатов работы персонала.
Создается база данных структурированной информации, необходимой для решения задач.
В среде электронных таблиц EXCEL обеспечить:
Создание и ведение нормативно-справочной информации для учета персонала предприятия;
Регулярный учет сведений о работе персонала и результатах деятельности;
Составление отчетов о штатном расписании, заработной плате и результатах работы;
Ведение статистики по затратам на человеческие ресурсы и результатам работы;
Планирование затрат на человеческие ресурсы.
Информационно-логическая модель предметной области
Подразделения
Должности
Учетные периоды
Штатное расписание
Персонал
Табель учёта работы
Рис. 1. Связи информационных объектов (ИО) - один ко многим, реквизитный состав ИО приведен в таблице 1.
Таблица 1
Наименование ИО |
Реквизиты |
Формат |
Подразделения |
Код подразделения Наименование подразделения Количество работников (человек) Суммарный объем зарплаты (в стоимостном выражении) Средний размер зарплаты Суммарное время работы (число часов) |
Текст 1 Текст 25 Числовой Денежный Денежный Числовой |
Должности |
Код должности Наименование должности |
Текст 1 Текст 25 |
Персонал |
Код работника ФИО работника Подразделение Должность Дата приёма Дата увольнения Дата рождения Пол Образование Тип психики |
Числовой Текст 25 Текст 25 Текст 25 Дата Дата Дата Текст 1 Текст 20 Текст 4 |
Учетные периоды |
Код периода (месяц, год) Суммарный объем зарплаты (в стоимостном выражении) Суммарный объем выработки (в стоимостном выражении) |
Дата Денежный Денежный |
Штатное расписание |
Код подразделения Код должности Количество должностей Оклад Суммарный объем зарплаты |
Текст 1 Текст 1 Числовой Денежный Денежный |
Табель учёта работы |
Дата работы (день, месяц, год) Код подразделения Код работника Количество часов работы Количество выполненных работ (операций) Тариф за единицу работы Норматив по выполненным работам Оценка качества работ |
Дата Текст 1 Числовой Числовой Числовой Денежный Числовой Числовой |
Тип психики |
Тип психики |
Текст 4 |
Итоги по датам работы |
Дата работы Затраты на зарплату Результаты работы |
Дата Денежный Денежный |
В базе данных фиксируются сведения о продажах ценных бумаг в конце операционного дня, все сводки за прошедшие сутки формируются на начало следующего дня. Итоги по видам ценных бумаг, эмитентам и дате
Последовательность выполнения лабораторной работы
Определение состава и назначения листов рабочей книги;
Проектирование структуры данных (макета размещения информации) отдельных листов рабочей книги;
Выбор информационных технологий EXCEL для решения задачи;
Рабочая книга EXCEL может включать 1-255 листов, каждый из которых содержит табличные структуры данных. Согласно приведенной схеме ИЛМ ПО (рис. 1) создается набор листов рабочей книги:
Справочники, содержит справочники (коды и наименования) подразделений и должностей, список учетных дат работы предприятия, а также итоговые данные технико-экономические показатели деятельности предприятия по датам и по подразделениям;
Штатное расписание – содержит данные о составе должностей подразделений и их окладах.
Табель учёта работы, содержит базу данных оперативного учета работы персонала и её результатов;
Итоги, содержит промежуточные итоги по группировочным полям базы данных;
Своды, содержит своды по данным оперативного учета работы персонала;
Анализ, содержит результаты дополнительного анализа работы;
Критерии, имеет вспомогательный характер для автоматизации обработки данных по оперативному учету работы персонала;
Статистика, содержит сведения статистического характера оперативного учета работы персонала;
Диаграммы, иллюстрирует состояние затрат на человеческие ресурсы и результатов деятельности.
Машинная реализация в среде EXCEL
Рабочая книга Человеческие ресурсы.xls
Создать новую рабочую книгу - команда меню ФАЙЛ, Создать, шаблон - Книга,
Сохранить созданную рабочую книгу под именем Человеческие ресурсы - команда ФАЙЛ, Сохранить как, выбрать диск, папку, задать параметры - пароль на открытие книги.
Лист Справочники
Переименовать лист Лист1 в лист Справочники.
Для нормативно-справочной информации ИО Подразделения, Должности, Периоды учета на листе Справочники создаются таблицы.
Справочник Подразделения
Код подразделения |
Наименование подразделения |
Количество работников |
Суммарный объем зарплаты |
Средний размер зарплаты |
Суммарное время работы |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Рис. 2
В столбцы Код подразделения и Наименование подразделения ввести коды и наименования подразделений (для учебного примера - ограничиться: У - Управление; Б - Бухгалтерия; М – отдел маркетинга; К – отдел кадров; П - производство). Остальные столбцы таблицы НЕ ЗАПОЛНЯТЬ.
Создать именованный блок Код_подразделения для ячеек, содержащих коды подразделений.
Блок - прямоугольная область ячеек, расположенных на одном и том же листе или различных листах рабочей книги. Имя блока - непрерывная последовательность символов, соответствующая следующим ограничениям:
· Первый символ обязательно буква или символ подчеркивания.
· Имена не имеют сходства со ссылками на ячейки.
· Пробел запрещен (можно символ подчеркивания, точки).
· Максимальная длина имени - 255 символов.
· Строчные и прописные буквы в именах блоков не различаются.
Блок ячеек одного листа может включать не обязательно смежные ячейки. Для выделения нескольких областей ячеек листа одного блока используется клавиша <Ctrl>. Microsoft Excel позволяет также создавать "объемные" блоки, содержащие ячейки различных листов одной рабочей книги, но имеющих одинаковую конфигурацию.
1 способ создания именованного блока ячеек одного листа:
Выполнить команду меню Формулы, Определённые имена, Имя присвоить;
Ввести имя создаваемого блока ячеек в строке Имя,
Установить курсор в строку Формула, нажать кнопку и закрасить диапазон ячеек, содержащий только значения кодов ЦБ;
Нажать кнопку ОК.
2 способ создания именованного блока ячеек одного листа:
Закрасить диапазон ячеек, содержащий название столбца и значения кодов ЦБ;
Выполнить команду меню Формулы, Определённые имена, Создать из выделенного фрагмента
Указать, что имя блока находится в строке выше;
Нажать кнопку ОК.
Наличие имен блоков позволяет упростить вид формул, сделать их стабильными независимо от фактического диапазона ячеек. Имена блоков обеспечивают также быстрый переход в рабочей книге в требуемое место через список имен - слева от строки формул.
EXCEL обеспечивает режим - гиперссылки на любые фрагменты рабочей книги, файлы допустимых форматов, ресурсы Internet - команда Вставка, Гиперссылка. При этом происходит автоматический переход к указанному фрагменту или осуществляется вызов файла-источника.
Пересчет показателей по Коду подразделения и коду работника должен осуществляться динамически в процессе оперативного ввода учетной информации работы персонала. Это возможно за счет применения встроенных функций работы с базами данных EXCEL (см. далее).
Суммарный объем затрат на зарплату за весь период наблюдения.
Суммарный объем результатов работ за весь период наблюдения.