4. Расширенный фильтр
Используя в Excel методы расширенной фильтрации , можно разработать сложные условия для поиска и выбора и отобразить результаты в другой части рабочего листа.
• Работа с расширенным фильтром требует организацию трёх диапазонов:
ИСХОДНЫЙ диапазон – сам список, в данном случае, именованный диапазон «БАЗА» |
диапазон КРИТЕРИЕВ |
диапазон вывода РЕЗУЛЬТАТА фильтрации |
4.1. Требования к диапазонам
• Все три диапазона должны иметь одинаковую структуру, схожее оформление, одинаковое название полей.
• Диапазон результата по объему строчек должен быть не меньше (а в реальной практике больше) чем диапазон Исходных данных.
• Диапазон КРИТЕРИИ должен иметь ОДНУ или немного (3-5) строчек записей.
• Первоначально диапазоны КРИТЕРИИ и РЕЗУЛЬТАТ имеют пустые записи.
• Желательно, чтобы все три диапазона были именованными.
4.2. Организация диапазонов
• Удобнее диапазоны расположить один под другим, оставив для Исходного диапазона достаточное количество строк (в дальнейшем в список можно добавлять строки вставкой).
• Необходимо отделять диапазоны друг от друга пустыми строками (столбцами).
• При создании диапазонов КРИТЕРИИ и РЕЗУЛЬТАТ используйте буфер обмена, скопировав в него заголовок полей и пару-тройку строк исходного диапазона (очистив затем строки записей).
Присвоить имена диапазонам «КРИТЕРИИ» , «РЕЗУЛЬТАТ».
4.3. Задание критериев для фильтра
• Прежде чем выполнить фильтрацию необходимо точно сообщить Excel, что именно вы хотите найти. Для этого введите критерии в диапазон КРИТЕРИИ на рабочем листе.
• Критерий расширенного фильтра может включать более одного условия для одного поля, причем условия могут быть вычисляемыми.
• ЕСЛИ ИСПОЛЬЗУЮТСЯ МНОГОСТРОЧНЫЕ КРИТЕРИИ ТО:
• Критерии, указанные в одной строке действуют с логическим оператором «И»
• Критерии, указанные в разных строках действуют с логическим оператором «ИЛИ»
• Чтобы найти текст, просто введите текст в нужное поле раздела КРИТЕРИИ. Вы можете найти текст только путем задания начала текста – например, поместив букву М в поле Имя раздела КРИТЕРИИ, вы найдете начинающиеся с буквы М.
• Если в качестве критерия используются числа, то их можно объединять с операторами <> и =.
4.4. Выполнение расширенной фильтрации
• Для выполнения расширенной фильтрации выберите команду меню Данные\Фильтр\Расширенный фильтр…
• Откроется диалоговое окно Расширенный фильтр:
•В поле «Исходный диапазон» с помощью команды меню Вставка\Имя\Вставить вставьте ссылку на диапазон БАЗА.
• В поле «Диапазон условий» с помощью команды меню Вставка\Имя\Вставить вставьте ссылку на диапазон КРИТЕРИИ.
• В поле «Поместить результат в диапазон» с помощью команды меню Вставка\Имя\Вставить вставьте ссылку на диапазон РЕЗУЛЬТАТ.
• Подтвердить процедуру фильтрации кнопкой «ОК».
• Проконтролировать получившийся результат.
• Изменить критерии, повторить процедуру фильтрации.
• Изменить критерии, повторить процедуру фильтрации.
Поиск записей в списке.
После щелчка на кнопке Criteria (Критерии) диалоговое окно Form (Форма) превращается в окно поиска. Теперь Вы можете ввести критерии поиска по одному или нескольким полям, причем, чтобы найти группу записей, необходимо использовать операторы сравнения. Чтобы удалить критерии поиска, щелкните на кнопке Clear (Очистить). Сам поиск записи осуществляется с помощью клавиш Find Next (Далее) и Find Prev (Назад). При щелчке на соответствующей кнопке в окне формы появится следующая (или предыдущая) запись, удовлетворяющая заданным критериям. Если же критерий не задан, тогда Вы будете просто перемещаться по элементам списка. Чтобы вернуться в форму, не осуществляя поиск, кликните на кнопке Form (Правка). Щелчок на клавише Restore (Вернуть) сбросит изменения в записи или в критериях поиска и вернет предыдущие значения.
5. Создание простейших макросов и объектов управления ими МАКРОС – совокупность действий пользователя, для достижения какой-либо цели, записанная как логически законченная процедура, имеющая ИМЯ. Длительную совокупность действий, записанную как МАКРОС, можно выполнить путем обращения к имени макроса, не вникая в детали процедуры. Макросы создаются вручную или в автоматическом режиме «в режиме магнитофона» В данной работе создается макрос для процедуры расширенной фильтрации, которая достаточно длительная в повторении.
5.1. Запись макроса • Продумать перечень операций, которые будут включены в процедуру макроса.
• Задать критерии в диапазоне КРИТЕРИИ.
• Обратиться к команде: Сервис / Макрос / Начать запись … .
|
