Печать документа

Перед печатью бланка стоит воспользоваться функцией предвари­тельного просмотра, чтобы проверить вид таблицы на распечатке. Для активизации функции предварительного просмотра выберите одноименную команду в меню Файл.

Таблица, распечатанная в таком виде, вряд ли украсит Ваш архив. Чтобы красиво расположить таблицу на странице, нажмите кноп­ку Страница и в появившемся диалоговом окне выберите раздел Поля. В нем можно установить новые значения полей, задать способ расположения таблицы по вертикали и горизонтали, а также расстояние от краев бумаги до нижнего и верхнего колон­титулов. В разделе Страница можно задать ориентацию страницы, размер бумаги, качество печати и печать номера первой страницы. В разделе Колонтитулы определяется содержимое верхнего и нижнего колонтитулов. Вы можете выбрать один из встроенных колонтитулов. В завершение в разделе Лист укажите, нужно ли печатать сетку, а также определите качество и последовательность печати. Установите все необходимые параметры и закройте диа­логовое окно Параметры страницы нажатием кнопки ОК. Для запуска процесса печати нажмите кнопку Печать. Программа попросит Вас установить в появившемся диалоговом окне неко­торые параметры печати: печатаемые страницы, количество ко­пий. Параметры для принтера задаются в диалоговом окне, которое открывается вследствие нажатия кнопки Свойства. Подождите немного, пока компьютер и принтер справятся с поставленной перед ними задачей, и приготовьтесь принимать поздравления с выполнением первого примера.

Контрольные практические вопросы

1. Форматирование ячеек таблицы;

2. Задание формул;

3. Задание функций;

4. Мастер функций;

5. Функции СУММ, ПРОСМОТР, ЕСЛИ

6. Печать документа

Управление данными в Excel

(Занятие № 4)

Анализ данных с помощью сводной таблицы

Поскольку мы создали список заказов для практического приме­нения, его данные подлежат анализу. Поможет нам выполнить анализ Мастер сводных таблиц. Главное отличие сводных таблиц от обычных состоит в интерак­тивности. Сводные таблицы создаются на основе списка или базы данных. Итак, перейдите в пятый рабочий лист и присвойте ему имя, например, Сводная таблица по месяцам. В этом рабочем листе мы разместим нашу сводную таблицу. Затем откройте меню Данные и выберите команду Сводная таблица. Поскольку после имени команды следует троеточие, после ее активизации откроется первое диалоговое окно Мастера сводных таблиц. В этом окне Вам предлагается выбрать один из четырех источников данных для сводной таблицы. Одоб­рите выбор мастера В списке или базе данных Microsoft Excel — и нажмите кнопку Далее.

Первый шаг сделан. Теперь укажите диапазон ячеек выбранного источника данных, которые будут использованы в сводной таблице. Если бы в момент вызова Мастера сводных таблиц указатель ячейки находился внутри списка заказов (в рабочем листе Заказы), то Excel автоматически указал бы выделенный диапазон в поле ввода Диа­пазон. Однако поскольку мы уже перешли в рабочий лист Сводная таблица по месяцам, то теперь, поместив курсор ввода в поле Диапазон, следует возвратиться в рабочий лист Заказы и выделить диапазон A1-L15.

После указания диапазона ячеек с данными для сводной таблицы нажмите кнопку Далее, чтобы продолжить работу.

Третье диалоговое окно Мастера сводных таблиц является наиболее важным. В нем определяется структура сводной таблицы. В центре этого диалогового окна находится область сведения, которая разде­лена на области полей строк, столбцов, страниц и область данных. Справа от области сведения отображаются все имена полей, исполь­зуемые в списке заказов. Справочная информация в верхней части диалогового окна поможет Вам правильно определить структуру таблицы. Разместить поле данных в подходящей позиции области сведения можно способом drag and drop. Однако перед этим следует хорошо продумать структуру создаваемой таблицы, например, какую информацию нужно проанализировать с ее помощью. В данном примере мы попытаемся проследить динамику сбыта отдельных товаров по месяцам и за весь квартал.

Поместите в область страниц поле данных Месяц, а в область строк - поля Наименование товара. Количество и Сумма заказа. Таким образом, в строках после наименования товара у нас будут указаны количество проданных единиц и общая сумма заказа на данный товар в указанном месяце. Теперь следует определить, по какому полю мы будем подсчитывать сумму. Поместите в область данных поле Сумма заказа, вследствие чего в области данных появится кнопка Сумма по полю Сумма заказа. Если Вы хотите задать выполнение другой операции, выберите ее в диалоговом окне, которое открывается при выполнении двойного щелчка на кнопке в области данных.

В этом же окне Вы можете задать параметры форматирования ячеек (для этого следует нажать кнопку Формат), а также выпол­нение дополнительных операций с данными (для этого надлежит активизировать кнопку Дополнительно). Выполнив двойной щел­чок, можно изменить параметры для любого поля. Например, после двойного щелчка на поле Количество в появившемся диа­логовом окне можно активизировать опцию Нет, чтобы в таблице не отображались промежуточные итоги. Учтите, при задании операций для полей области строки или столбца сводная таблица может получиться слишком громоздкой. Если структура таблицы Вас удовлетворяет, .нажмите кнопку Далее и перейдите в последнее окно Мастера сводных таблиц. Флаг в этом окне информирует о том, что создание сводной таблицы подходит к концу. В этом диалоговом окне выберите ячейку рабочего листа Сводная таблица по месяцам, с которой должна начинаться сводная таблица, присвойте таблице имя и подтвердите установ­ленные параметры нажатием кнопки Готово. Через несколько секунд сводная таблица появится в рабочем листе. Вместе со сводной таблицей на экране появится и панель инст­рументов Запрос и сводная таблица. Первая кнопка этой панели позволяет быстро "перенестись" в третье диалоговое окно Мас­тера сводных таблиц, чтобы изменить структуру таблицы. Струк­туру таблицы можно изменить и непосредственно в рабочем листе путем перемещения полей. Последняя кнопка служит для обнов­ления сводной таблицы после изменения данных в исходном диапазоне. Если Вы хотите изменить параметры поля данных, после размещения указателя ячейки на поле нажмите вторую кнопку панели Запрос и сводная таблица или выберите команду Поле сводной таблицы меню Данные. Путем выбора значения в списке Месяц (который выступает в качестве фильтра) можно отобразить данные о продажах в каждом месяце. В качестве фильтра можно использовать и несколько полей, поместив нужное поле в область страницы. Например, если поле Название разместить в области страницы под полем Месяц, значения этих двух полей можно будет использовать в качестве фильтра. Возможности комбинирования различных полей, задания допол­нительных операций вычисления и т.д. делают сводные таблицы незаменимым помощником при анализе данных списка. Давайте определим по нашей таблице, какой товар принес самый большой доход. Поместите поле Наименование товара в область строк, а в списке поля Месяц выберите значение Все. С первого взгляда на таблицу станет ясно, что безусловным лидером по продажам является компьютер К5-1OO.

Управление данными в Excel

(Занятие № 5)

Построение диаграмм

П одготовка данных для днаграмм Нам предстоит создать диаграмму, отражающую изменение объема продаж того или иного товара. Каждая диаграмма динамически связана с исход­ной таблицей. Все изменения в таблице отражаются на диаграмме. Поэтому сначала займемся подготовкой числового материала и вкратце объясним суть нашего замысла. Напомним, что в предыдущих главах мы выполняли пример, в котором с помощью сводной таблицы пытались проанализиро­вать данные об объемах продаж различных товаров. Мы продол­жим наши исследования в данном направлении и попытаемся представить данные из сводной таблицы в графической форме. Поскольку для каждой диаграммы нужна собственная таблица, придется заняться созданием новых сводных таблиц на основе данных листа Заказы одноименной рабочей книги..

После указания исходного диапазона посредством кнопки Далее перейдите в третье диалоговое окно Мастера сводных таблиц. В нем надлежит определить структуру сводной таблицы. Поместите в область строк кнопку Наименование товара, а в область столбцов кнопку Месяц. Сумма будет вычисляться по полю Сумма заказа, - поэтому переместите кнопку этого поля в область данных. Поскольку в последнем диалоговом окне Мастера сводных таблиц никаких принципиальных установок выполнять не требуется, можете ограничиться нажатием кнопки Готово. Через некоторое время, необходимое программе для расчета ячеек, сводная таблица отобразится на экране. Проверьте, соответствует ли ширина столбцов длине находящихся в них записей.

В строках таблицы представлены данные о продажах каждого вида товара по месяцам, а в конце подведены итоги для каждого вида товара и для каждого месяца. Напоминаем, что подсчет и пред­ставление итогов по строкам и столбцам сводной таблицы следует задавать в четвертом диалоговом окне Мастера сводных таблиц.