3. Индивидуальное задание

После ознакомления с внутренней документацией финансово-экономического отдела и всего предприятия ОАО «Строительное Управление 920» в целом, мне была поручена организация документооборота по основным операциям учета товарно-материальных ценностей (доверенности, счета на оплату).

3.1 Основные цели и задачи

Необходимость организации документооборота финансово-экономического отдела определена Инструкцией по делопроизводству и документообороту ОАО «СУ-920».

К основным задачам относятся:

1. обеспечение платежей, выполнение финансовых обязательств, вытекающих из хозяйственной деятельности,

2. организация расчетов, контроль за правильным использованием финансовых ресурсов;

3. обеспечение соблюдения графика документооборота.

3.2. Описание функций, выполняемых на рабочем месте

Оформление доверенностей на получение товарно-материальных ценностей по форме № М- 2а, а также регистрация их в журнале «учета выданных доверенностей»;

Осуществление приема счетов на оплату ТМЦ.

Осуществление подшивки табелей учета рабочего времени

3.3. Организация документооборота по основным операциям учета товарно-материальных ценностей

3.3.1. Выписка и регистрация доверенностей на получение товара

Право сотрудника организации выступать в качестве доверенного лица при получении материальных ценностей (по наряду, счету, договору, заказу, соглашению и т.п.) удостоверяет Доверенность на получение материальных ценностей по форме № М 2 или № М 2а.

Доверенность по форме № М2 (содержит корешок и отрывную часть) оформляется в единственном экземпляре и выдается под расписку получателю товара.

В ОАО «СУ-920» получение материальных ценностей по доверенности происходит постоянно, поэтому используется Форма № М 2а, которая регистрируется в специальном пронумерованном и прошнурованном журнале (книге) «Учета выданных доверенностей» (Таблица.2). Мне было поручено вести данный журнал.

Таблица 2

Срок действия доверенности на получение ценностей устанавливается, как правило, не более чем на 15 дней и зависит от возможности получения и вывоза соответствующих товаров по счету, накладной или другому заменяющему их документу, на основании которого выдана доверенность.

Бланк доверенности на получение материальных ценностей заполняется полностью. (Приложение 1). Требуются подписи лица, на имя которого выписана доверенность, руководителя организации и главного бухгалтера. Также предусмотрена таблица, в которой вносится перечень товарно-материальных ценностей, подлежащих получению.

После того как МТЦ получена, подотчетное лицо предоставляет в отдел финансов накладную (документ, используемый при передачи товарно-материальных ценностей от одного лица другому.), подтверждающую получение ТМЦ, и в журнале учета доверенностей ставится соответствующая пометка с указанием номера и даты накладной.

3.3.2 Регистрация счетов на оплату

Счет на оплату - это документ, предназначенный для оплаты (предоплаты) покупателем отгружаемого продавцом (поставщиком) товара или для оплаты оказанных услуг. Счет является важным первичным учетным документом, как для продавца, так и для покупателя. Связано это с тем, что на основании счета покупатель сможет подтвердить обоснованность произведенного платежа. Продавец же использует счет в качестве основания для учета ТМЦ на складе и планирования их дальнейших закупок.

Счет на оплату содержит следующие реквизиты (Приложение 2):

- порядковый номер;

- дата выставления счета;

- платежные реквизиты стороны;

- наименование приобретаемых товаров или услуг,  их количество,  стоимость с указанием налоговой информации.

- реквизиты договора, на основании которого выставляется счет (если такой договор был заключен).

Помимо обязательных  реквизитов счет может содержать дополнительные сведения о сделке: сроки оплаты и поставки, условия доставки и т.д.

Счет на оплату выдается поставщиком и на его основании покупатель оплачивает полученные товары (услуги). Счет распечатывается в 1 экземпляре. Заверять его печатью предприятия необязательно, согласно принципу свободы договоров.

В мои обязанности входила регистрация счетов на оплату в тетради регистрации счетов. (Форма 1)

N счета-¦ Дата ¦При- ¦ поставщик ¦Наименова-¦ Сумма по счету ¦Дата при- ¦Подпись ¦

¦фактуры¦ счета¦меча-¦ ¦ние това- ¦ ¦нятия ¦бухгалтера ¦

¦ ¦выдачи¦ние ¦ ¦ра ¦ ¦счета ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+-------+------+-----+------------+----------+----------------+----------+------------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦

+-------+------+-----+------------+----------+----------------+----------+------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

Форма 1 . Тетрадь регистрации счетов