1. 6. Работа с электронной таблицей как с базой данных

Помимо описанных ранее свойств, ЭТ предоставляют возможность обработки специальным образом организованных больших массивов данных, называемых реляционными или табличными базами данных (в Excel также используется термин "списки").

Базой данных (БД) называется упорядоченная информация о множестве однотипных объектов, занимающая в ЭТ прямоугольную область (блок). Каждому объекту в БД соответствует одна строка (запись), состоящая из нескольких полей. Каждому полю во всех строках БД соответствует одна и та же колонка ЭТ. Сведения, находящиеся в поле, характеризуют некоторое качество объекта, являются одной из его характеристик.

Особенность организации данных в виде БД заключается в том, что все находящиеся в БД сведения рассматриваются и могут обрабатываться как единое целое, причем порядок следования строк и колонок в конкретной БД не имеет значения безотносительно к их информационному смыслу и содержанию.

Примером данных, которые удобно организовать в виде БД, может служить список граждан, содержащий некоторые сведения о них (рис. 12).

	A	B	C	D	E	F
1	Фамилия	Имя	Отчество	Пол	Дата_рожд	Рост
2	Федоров	Аркадий	Иванович	М	19.10.48	173
3	Сергеева	Клавдия	Петровна	Ж	05.03.62	164
4	…	…	…	…	…	…

Рис. 12. Пример организации базы данных

Каждому объекту-гражданину в приведенной БД соответствует одна строка. Каждая колонка БД определяет одну из характеристик объекта и имеет свое уникальное имя. Типы данных, хранящихся в различных колонках БД, могут быть различными.

По отношению к сведениям, организованным в виде БД, должны выполняться определенные требования:

• первая, верхняя, строка БД содержит наименования полей, причем имя каждого поля должно быть уникально для данной БД;

• в БД не должно быть непоименованных колонок;

• между строкой, содержащей имена полей, и первой строкой БД, содержащей информацию, не должно быть пустых строк (пустая строка воспринимается как признак конца БД);

• порядок следования полей во всех строках БД должен быть одинаков;

• в одной колонке БД не должно быть смешения типов данных (т. е. в одинаковых полях каждой строки должны находиться данные одного и того же типа).

Над сведениями, находящимися в БД, помимо обычной формульной обработки могут выполняться следующие операции:

1. сортировка (упорядочение строк БД по значениям одного или нескольких полей);

2. поиск (фильтрация) и извлечение сведений из строк, значения полей которых удовлетворяют заданным условиям;

3. формульная обработка, при которой расчеты ведутся с использованием в качестве исходных данных значений одного из полей только тех строк БД, которые удовлетворяют заданным условиям.

Указанные возможности обеспечиваются однородностью данных в каждом столбце.

Перед выполнением конкретной операции над БД многие, если не все подготовительные операции приходится выполнять вручную. При этом область БД чаще всего распознается автоматически, достаточно поместить табличный курсор в одну из ячеек ЭТ, относящихся к БД. Первая (верхняя) строка рассматривается как строка, содержащая имена полей БД, а признаком конца БД считается первая пустая строка.