Особенности управления проектами

Некоторые концепции традиционного функционально - ориентированного управления могут терять свою эффективность при использовании в проектах. Методы и системы планирования и управления ресурсами, используемые в функциональных отделах, обычно неэффективны в применении к проектам.

Относительно новые концепции и системы, разработанные для применения в проектах, сами по себе не создают конфликтов и проблем, а скорее выявляют уже существующие различия, конфликты и несогласованность между проектами и функциональной структурой организаций. В такой ситуации основная задача менеджеров высшего звена состоит в том, чтобы эффективно управлять всеми проектами, продолжая не менее эффективно управлять функциональной организацией.

2.4. Категории проектов

В коммерческих и государственных организациях существует большое разнообразие проектов. Их можно классифицировать следующим образом:

- коммерческие проекты, исполняемые в рамках контрактов на производство продукта или предоставления услуги;

- проекты по исследованию, разработке и инжинирингу;

- проекты по проектированию и строительству основных производственных средств;

- проекты по информационным системам;

- управленческие проекты;

- проекты по техническому обслуживанию и поддержке (в обрабатывающей промышленности / технологических процессах, на предприятиях коммунального хозяйства и в других секторах экономики).

В различных организациях существуют различные проекты: их характер и количество определяются характером и направленностью бизнеса конкретной организации. Каждая из вышеназванных категорий рассматривается в следующих разделах.

2.5. Проекты, выполняемые коммерческими и государственными предприятиями в рамках контрактов

Проекты этой категории подразумевают наличие любого контракта на производство продукта или предоставление услуги, имеющего характеристики проекта, приведенные в разделах 2.1 - 2.3. Определение исключает контракты без оговоренного срока действия или описания объема работ, контракты на поставки со склада или поставки стандартной продукции, а также контракты по регулярному сервисному обслуживанию. В рамках коммерческих и государственных проектов могут выполняться разработка нового продукта, проведение исследовательских и конструкторских работ, осуществляться создание средств производства, внедрение информационных систем в соответствии с условиями контракта или эквивалентного ему документа в системе государственных документов и процедур.

Определение проекта, выполняемого в рамках контракта

Проект, выполняемый в рамках контракта, определяется как любое оговоренное контрактом действие, которое включает техническую разработку продуктов либо услуг или любую их модификацию в соответствии с требованиями конкретного пользователя и которое выполняется таким образом, чтобы конечный результат отвечал требованиям конкретного заказчика или внутренним требованиям организации. Этот термин применяется в отношении заказных продуктов (то есть разрабатываемых для удовлетворения конкретных потребностей заказчика), при производстве которых используется существующее оборудование, модифицированное для удовлетворения требований заказчика, или комбинация существующего и нового оборудования. Термин не относится к продукции, поставляемой со склада в стандартной конфигурации.

Идентификация крупных проектов, выполняемых в рамках контрактов

Проекты, выполняемые в рамках контрактов, могут сильно различаться по сложности, стоимости и продолжительности. Для того чтобы своевременно определить крупный проект данного типа, оправдывающий применение формальных методов управления проектами и назначение менеджера проекта с полной занятостью, необходимо рассмотреть следующие характеристики:

1. Сложность. Высокая степень технической, производственной или другой сложности.

2. Новизна продукции. Высокая степень новизны или технический риск.

3. Привлеченные организации. Участие нескольких организаций, от которых существенным образом зависит успех выполнения проекта.

4. Экономический риск:

- 10 % или более от величины чистого годового дохода организации (точное значение зависит от проекта);

- возможные значительные штрафы;

- неубедительные (неподкрепленные) гарантии выполнения.

2.6. Проекты по исследованиям, разработке, инжинирингу

Разработка новой продукции включает любые программы или проекты, имеющие целью создание совершенно нового продукта, а также проекты, которые подразумевают значительную модификацию существующего.

Эта категория включает проекты по проведению четко определенных исследовательских работ (не являющихся плановыми исследованиями) и проекты по разработке и / или усовершенствованию какого-либо продукта, услуги, материала или метода.

Идентификация крупных исследовательских или инженерных проектов

Критерии идентификации крупных исследовательских или инженерных проектов те же, что и перечисленные выше критерии идентификации проектов, выполняемых в рамках контрактов. В крупные проекты могут включаться подпроекты по разработке и / или исследованиям, а также подпроекты по созданию новых средств производства. В этом случае весь замысел рассматривается как проект по разработке нового продукта с соответствующими характеристиками для каждого из составляющих его подпроектов: по исследованиям, по разработке, по созданию новых средств производства и т.д. (см. ниже).

2.7. Строительные и другие проекты по созданию основных средств производства

В большинстве организаций действуют давно устоявшиеся методы и процедуры управления проектами, которые требуют капитальных вложений средств. Эти методы и процедуры содержат подробные определения разных типов капитальных проектов. Обычно таковые сопровождаются расходованием средств на приобретение земельных участков, зданий и основных средств производства путем покупки, изготовления или лизинга и дополнительными расходами на значительную модификацию и перераспределение существующих средств производства.

Если капитальный проект неотделим от контракта, проекта по разработке новой продукции, исследованиям, инжинирингу, информационным системам или от управленческого проекта (либо является его частью), то им нужно управлять как элементом всей программы или всего проекта. Обычно в случае работы над капитальным проектом необходим дополнительный финансовый контроль. Наличие такого контроля позволяет удостовериться в том, что капитализация стоимости осуществляется в соответствии с планами высшего руководства и согласно принятой бухгалтерской практике.

Идентификация крупных капитальных проектов

Признаками крупного капитального проекта, обычно требующего полной занятости менеджера проекта и применения формальных методов управления проектами, являются:

1. Сложность. Высокая степень технической или операционной сложности, например при взаимодействии с текущими производственными процессами.

2. Экономический риск:

- полученные в результате проекта производственные мощности необходимы для исполнения крупных коммерческих проектов по созданию новых продуктов, исследованиям, проектированию, инжинирингу;

- инвестиции в размере трех миллионов долларов и выше в строительные работы и оборудование.

Вложения капитала в лизинг или покупку земли, средств производства и оборудования обычно рассматриваются как краткосрочные проекты, охватывающие промежуток времени, в течение которого ведутся соответствующие переговоры между сторонами. Как правило, перечисленные вопросы решаются функциональными специалистами, и ради этого не организуется крупный проект (как, например, проект строительства), требующий назначения менеджера проекта с полной занятостью.

2.8. Проекты по информационным системам

Проекты по информационным системам довольно специфичны и могут иметь отношение к любому направлению деятельности организации. Их результатами являются использование систем общего назначения или оборудования для обработки информации, в том числе данных о персонале и других ресурсах.

Термин «системы общего назначения» относится к методам упрощения работ, измерения выполненной работы, заполнения экранных форм, контроля процесса передачи информации, исследования производственного процесса по операциям, создания справочников компаний, хранения методик и т.д.

Термин «обработка информации» относится ко всем типам оборудования для обработки данных, программным пакетам, внешним консультантам, внутреннему персоналу и другим субъектам проекта, вовлеченным в деятельность по обработке информации.

Идентификация крупных проектов по информационным системам

Критериями для идентификации крупных проектов по информационным системам, как правило, требующих полной занятости менеджера проекта, являются:

1. Сложность. Высокая степень технической или эксплуатационной сложности.

2. Инновация. Высокая степень инноваций и риска.

3. Участвующие организации. Участие нескольких организаций, от которых существенным образом зависит успех выполнения проекта.

4. Экономический риск:

- полученная информационная система необходима для поддержки исполнения крупных коммерческих проектов по созданию новых продуктов, по исследованиям, проектированию, инжинирингу, а также капитальных проектов;

- трудоемкость составляет 10 или более человеко-лет профессиональных ресурсов.

2.9. Управленческие проекты

В различных организациях могут встречаться разные виды управленческих проектов. Часто они утверждаются специальными комитетами и подразумевают:

- масштабные мероприятия по снижению затрат;

- реорганизацию;

- слияние, создание или разделение компаний;

- значительную географическую или рыночную экспансию.

Другие виды управленческих проектов представляют собой частные случаи, характерные для отдельных организаций.

Управленческие проекты часто становятся благодатной почвой для подготовки проектов других категорий, перечисленных выше. Невозможно установить критерии идентификации крупных управленческих проектов в силу их значительного разнообразия и важности каждого такого проекта.

2.10. Мультипроекты

Во многих организациях существует относительно большое количество отдельных небольших проектов. Каждым из них можно было бы управлять эффективно, не прибегая к концепциям формального управления проектами. Но, когда количество таких проектов велико, многие из них лишены эффективного управления, о чем свидетельствуют временные задержки, получение меньшей прибыли и перерасход утвержденного бюджета.

Определение мультипроектной среды

Когда в организации одновременно существует несколько проектов (относящихся к любым описанным выше категориям) и когда они в своей совокупности создают экономические риски, равные или превышающие те, которые мог бы создать один большой проект, уместно использовать термин мулътипроектная среда (или мулътипроект).

Трудно провести четкую границу между мультипроектной средой и мультиконтрактной ситуацией, которая заключается в рутинных продажах, производстве и поставке продуктов. Если каждый контракт является повторением предыдущего лишь с небольшими изменениями или нововведениями, то такие контракты не должны рассматриваться как проекты. Если контракт предполагает значительную модификацию продукта или его адаптацию под нужды пользователя, целесообразнее считать каждый такой контракт про­ектом.

Хорошим примером может послужить установка телефонных коммутационных станций. Производство и поставка стандартного оборудования не являются проектом. Однако проектирование, установка, тестирование и поставка готовой телефонной станции необходимой конфигурации, очевидно, представляют собой проект, который, разумеется, будет зависеть от обычного, повторяющегося производства многих стандартных деталей и, в большинстве случаев, некоторых специально разработанных частей.

Управление мультипроектом

Хотя само собой разумеется, что нецелесообразно назначать менеджера для установки каждой поставляемой телефонной станции, основные концепции управления проектами будут полезны и в этой ситуации. Необходимо учитывать различия между применением принципов управления к нескольким крупным проектам и к большому количеству малых.

2.11. Окружение проекта

Каждый проект нужно рассматривать, а также управлять им, учитывая окружение, в котором он существует. То, что хорошо и эффективно работает в одном проекте и в определенном окружении, может оказаться неэффективным в другом проекте и другом окружении. Многие проекты сталкиваются с трудностями и теряют ожидаемую эффективность из-за того, что их цели, организационное построение и методы управления несовместимы или конфликтуют с ключевыми элементами окружения.

Успех проекта во многих случаях определяется не столько логическим или эффективным распределением ролей, обязанностей и ресурсов, сколько созданием наиболее работоспособной структуры связей различных внутренних частей проекта с внешними его участниками. К последним относятся местные, региональные и национальные государственные организации, поставщики продуктов и услуг и пользователи результатов проекта. Наиболее важными внешними участниками проекта являются лица или организации, которые получают от него максимальную выгоду или прибыль, а также те, на которых он влияет наиболее значительным образом, например бенефициары - получатели выгод от проекта.

Для менеджера проекта важно, во-первых, понимать окружение проекта и, во-вторых, обеспечивать его тесную связь с ключевыми действующими лицами и факторами в окружении таким образом, чтобы достичь максимально возможной успешности проекта. Наконец, необходимо предвидеть возможные изменения (различного рода и величины) в окружении проекта и обеспечить его достаточно гибкими методами управления для адаптации к этим изменениям.

Обзор окружения проекта

Не все элементы в окружении проекта являются решающими для его успеха. Систематический обзор окружения для выявления ключевых действующих лиц и факторов - важная функция менеджера и всей команды проекта. Такой обзор может выполняться в различной форме: от случайного наблюдения до целенаправленной запланированной и высокоструктурированной инспекции. На рис. 2.5 показан один из эффективных способов выполнения подобного обзора. При использовании этого подхода сначала определяется достаточно большое число потенциально наиболее значимых действующих субъектов и факторов в окружении проекта, которые заносятся в определенный сектор или кольцо. Затем, обычно по согласованию с командой проекта, с помощью квадратного или овального оформления выделяются наиболее критичные из них.

Под действующим лицом понимается личность, группа, институт, организация или учреждение, то есть тот, кто способен выполнить какое-либо действие и тем самым повлиять на проект.

Факторы - это такие элементы, которые, хотя и не могут совершать действий, оказывают огромное влияние на проект самим своим существованием. К ним относятся положения, законы, постановления, традиции, тенденции, физические или экономические условия.

Рис. 2.5. Окружение проекта

Связи между проектом и его окружением

Для того чтобы проект был успешным, он должен находиться во взаимосвязи со всем своим окружением. Эта задача достигается с помощью формирования связей проекта, которые отражают ключевые действующие субъекты и факто­ры, определяемые путем обзора окружения. Такие связи реализуются через организационную структуру и процесс управления.

Ниже приводится ряд примеров организационных связей:

• деятельность формальных управляющих комитетов;

• включение основных участников проекта в совет директоров или их назначение на роль советников либо спонсора проекта;

• участие менеджера проекта или членов команды в совете либо комитете организации ключевых действующих лиц;

• объединение команды проекта и ведущих действующих лиц из сторонних организаций;

• формирование целевых комитетов для координации и планирования с участием ключевых действующих лиц;

• введение должности менеджера по взаимодействию, обязанного обеспечивать связь с ключевыми действующими лицами, или возложение этой функции на менеджера проекта.

Далее приводятся некоторые примеры связей процесса управления:

• действующие лица. Приглашение ключевых действующих лиц для участия в совещаниях по проекту, особенно при разработке планов, которые их затрагивают. Приглашение ключевых действующих лиц посетить проектный офис и объекты выполнения работ; познакомить их с командой и руководителями проекта. Периодически снабжать их копиями соответствующих отчетов по проекту;

• факторы. Убедиться, что определенные ключевые факторы учтены при разработке планов проекта, бюджета, расписаний и т.д. Установить такую систему отчетности, которая позволит отражать изменения ключевых факторов в планах проекта. Сформировать системы мониторинга предложений и сообщать менеджеру проекта о значительных изменениях.

В табл. 2.3 представлены дополнительные примеры того, как проект может быть связан со своим окружением в рамках семи основных задач по управлению проектами.

Таблица 2.3.

Примеры связей между проектом и действующими лицами / факторами окружения

Задачи управления проектами	Ключевые действующие лица и факторы окружения проекта
	Действующие лица	Факторы
1. Определение проекта	Вовлечь действующие лица в процесс определения; если можно, использовать их идеи; объяснить им суть проекта; идентифицировать проблемы и негативные реакции	Включить первостепенные факторы в предположения для планирования; идентифицировать налагаемые ими ограничения, которые влияют на определение проекта
2. Организация и построение команды проекта	Установить формальные, рабочие и неформальные отношения с действующими лицами; рассматривать их как членов команды проекта, при необходимости приглашать на собрания	Включить влияние факторов и организационную структуру; довести до сведения членов команды все ключевые факторы и их влияние на успех проекта
3. Создание плана, расписания и бюджета	По возможности привлечь действующих лиц к подготовке планов, расписаний и бюджетов; удостовериться, что планы отражают реальность, определяемую ключевыми действующими лицами	Включить информацию, имеющую отношение к ключевым факторам, в планы, расписание и бюджеты
4. Авторизация работ и начало исполнения проекта	Постоянно информировать действующих лиц о ходе выполнения проекта, особенно когда операции напрямую влияют на их деятельность	По возможности осуществлять мониторинг факторов во избежание возникновения прямых конфликтов и проблем
5. Контроль исполнения работ, расписания и бюджета	См. выше	См. выше
6. Оценка хода работ и руководство проектом	По возможности включить действующих лиц в процесс оценки; заранее предоставлять информацию об основных изменениях	Периодически обновлять данные по каждому ключевому фактору и включать их в процесс оценки хода работ
7. Закрытие проекта	Привлечь действующих лиц к планированию и операциям закрытия; продолжать информировать их	Продолжать следить за факторами и вносить изменения в планы закрытия

Динамика окружения проекта

Точно так же, как по мере продвижения от фазы к фазе модифицируется сам проект, изменяется и его окружение. Менеджеры проекта должны периодически контролировать основные элементы окружения проекта и подтверждать актуальность действующих лиц и факторов, имеющих к нему отношение.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ МАТЕРИАЛ

1. УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ

1.1. Проекты

В данном разделе приводится описание содержания проекта, краткое изложение роли управления проектом. Проект приравнивается здесь к организации, причем характеризуются три составные части организации:

- структура,

- система

- и культура.

Вкратце дается также объяснение роли, которую играют структура и системы, и подчеркивается важность проведения анализа этих компонентов в контексте организационной культуры.

1.1.1. Понятие проекта

А кто проекты будет абы как ляпать, того пороть велю и чина лишу.

Петр Первый

Даже в то время, когда человечество еще не знало о том, что оно использует средства управления проектами, этот вид управленческой деятельности уже существовал и давал о себе знать результатами, которые и сегодня приводят в пример при изучении этого феномена современности. Это древнейшее достижение человечества демонстрирует свои успехи сохранившимися руинами древних городов, великолепными памятниками истории – древними пирамидами, великими соборами и мечетями, различными приспособлениями, основа работы которых применяется и в современных производственных системах.

В настоящее время результаты успешного управления проектами заставляют восхищаться весь мир организацией и проведением музыкального конкурса Евровидение, Олимпийских игр в Греции, позволяют создать лекарство от ранее неизлечимой болезни и препятствовать весеннему половодью созданием плотины, провести конференцию в университете Симферополя, легко общаясь с аудиторией в Брюсселе, Гамбурге и Амстердаме одновременно.

В настоящее время управление про­ектом представляет собой новую волну управленческой деятельности, которая занимает все более активные позиции в решении задач, которые ранее были привилегией среднего звена управления. От руководителя проектом требуется не только знание специфики деятельности предприятия, а в большей степени творчество и креативность, гибкость и адаптивность, настойчивость и терпимость, выдержка и легкость, мудрость и непредсказуемость.

В виду все более активного внедрения проектов в жизнь предприятий в настоящее время требуется создание специальных команд менеджеров проектами, способных создать и реализовать проект, успешно завершить его и создать условия жизненности всего того, что было создано в проекте.

Руководитель проекта приобретает все больше полномочий, оказывая управляющее воздействие на руководителей функциональных подразделений предприятия и в некоторых случаях – на руководителей высшего уровня управления; а управление проектом рассматривается как один из видов функционального менеджмента.

Традиционно управление проектом лежало в основе развития строи­тельной индустрии, в военной индустрии, в науке и искусстве и постепенно внедрилось в образовательные процессы, рекламную и консалтинговую деятельность, ре­структуризацию предприятий и экономик в целом, в процессы развития информационных технологий. Множество предприятий различных сфер деятельности достигли значительного преимущества в развитии часто благодаря использованию проектных подходов, обеспечивающих быстрые качественные преобразования, внедрение новейших технологий. Бурное развитие информационных технологий также возможно благодаря умелому использованию возможностей и средств управления проектами.

Управление проектом применяется не только в экономике, а позволяет более эффективно решать социальные, экологические, политические, технические, психологические, международные и другие вопросы.

Повышение заинтересованности в этом специфическом и полезном виде деятельности отражается во введении практически во всех высших учебных заведениях дисциплины или специальности / специализации управление проектами. Все больше предприятий и отдельных личностей изъявляют желание принимать участие в специально организованных различными фондами, грантодателями тренингах для приобретения навыков управления проектами и решения возникающих в ходе их выполнения проблем. При этом возрастает ценность для предприятий и специалистов, имеющих навыки разработки и реализации проектов.

Объединение исследователей и менеджеров проектов в ассоциации способствует как изучению и разрешению возникающих проблем, так и распространению опыта, обучению специалистов и развитию партнерских взаимоотношений. Профессиональная организация специалистов в области управления проектом Институт управления проектом (ИУП) насчитывает более 100 000 человек, заинтересованных в развитии науки и практики управления проектами.

Понятие проекта

Проект, прежде всего, рассматривается с позиции целенаправленного воздействия на проблемы (в прямом и переносном смысле), для изменения их состояния в желаемую форму. Вообще, проект можно отнести к категории «открытия». Часто говорят, что люди ищут и находят проблемы, затем совершают открытия, чтобы устранить эти проблемы, а открытия, в свою очередь, являются основанием для новых проблем.

Казалось, что купили всего лишь машину, а оказалось, что эта покупка является основанием для множества дополнительных расходов на покупку – гаража, охранной сигнализации, услуг по обслуживанию автомобиля и т.д. Создали удобные жестяные баночки для пива, множество разнообразных упаковочных материалов, а теперь страдаем от избытка мусора под ногами и все чаще доносящегося зловония свалок. Пластиковые бутылки и упаковки тетрапак решили вопрос тяжелых сумок покупателей, но создали проблему, связанную с поиском путей эффективного использования отходов.

Летом в Крыму можно хорошо отдохнуть и, в отличие от предыдущих периодов в любое время можно утолить жажду и перекусить практически в любом месте – на катере, на берегу моря, высоко в горах. Удобно! Но при этом возникает проблема мусора. Горы пластиковых тарелок, стаканов, бутылок толстым слоем покрывают большое пространство на горе Ай-Петри и в реликтовых парках Южного Берега Крыма. Это результат создания различных кафе, баров, и тем для новых проектов, позволяющих изменить последствия изменений. Множественность разнообразных тем в различных объектах управления дают возможность реализовать креативность творческого потенциала особой армии неуспокоенных создателей проектов.

Прогресс зависит от людей, способных совершать безрассудные поступки, - сказал когда-то Бернард Шоу. Разумные люди умеют приспосабливаться к окружающему их миру, а мечтатели, чудаки, творцы, когорта создателей постоянно реализуют потребность усовершенствования несовершенного и провоцируют изменения. В глазах окружающих это выглядит безрассудством. Именно безрассудство заставляет людей совершать такие поступки, которые дают возможность изменить мир. «Не стоит прогибаться по изменчивый мир, пусть лучше он прогнется под нас», - поет Андрей Макаревич в одной из его лучших песен.

Изменяя, меняешься сам. Изменяясь, сам, влияешь на изменения окружающих. Изменяясь и меняя, учишься, приобретаешь новые знания, новый опыт, развиваешь компетенции. Изменения полностью не повторяются никогда. И даже незначительные изменения могут являться причиной серьезных последующих перемен. Но изменения возможны лишь тогда, когда человек может выйти за рамки стандартов, видеть шире видимого, иметь желание и находить возможности совершать невозможное.

Реализация изменений в процессе выполнения проекта, как правило, осуществляется в процессе активизации групповых усилий коллектива. Специально применяемые механизмы управления функционируют в рамках специально организованной социально – экономической системы, реализующей заложенные в проекте производственно – технологические этапы преобразования требуемых исходных ресурсов в намеченные результаты. Процессы, происходящие внутри проекта, как и действия, обеспечивающие выполнение необходимых мероприятий в его внешней среде, требуют применения специальных средств, позволяющих добиться поставленных целей проекта наиболее разумным способом. Создается специальная структура, объединяющая многофункциональный коллектив для достижения целей.

Например, проект создания новогоднего фильма с участием звезд эстрады. Объединение усилий разноплановых певцов, актеров, музыкальных коллективов, поэтов, композиторов и других специалистов позволяет добиться интересных результатов, развивающих как участников проекта, так и зрителей. Созданная на время проекта структура подвержена выполнению специфических требований управления проектами и развития всех составляющих в единстве поставленных целей.

Достижение поставленных целей при выполнении бюджетных, ресурсных и временных требований дает основание констатировать факт успешности проекта. Серьезное отношение к проекту реализуется в процессе организованного выполнения запланированных действий.

В настоящее время невозможно находиться в стороне от процессов глобализации общества. Информационная революция последних лет создала условия необходимости развития собственного потенциала в направлении достижения мировых стандартов развития. Темпы развития настолько велики, что успеть за ними можно только либо в случае хорошей подготовки, либо в случае социального и эмоционального¹ воздействия на объект, приводящего к формированию эффективного лидерства, способного не отставать от возможностей развития или предвосхищать их.

Кроме того, нужно определить, в какой роли будет выступать человек, предприятие, организация, территория, отрасль или страна – лидера или ведомого, отстающего или идущего в ногу с основной массой аналогичных участников общественного развития.

Есть один интересный тренинг, который используется консультантами разных стран для того, чтобы показать развитие различных теоретических вопросов. На первый взгляд он кажется слишком наивным, возвращающим в детство, но все же стоит время от времени вспоминать о нем.

Ведущий просит участников закрыть глаза на 5 минут и помечтать о том, как изменится каждый участник игры через 5 – 10 – 15 – 20 лет в зависимости от возрастного преимущества группы. При этом нужно представить себе как будет выглядеть сам игрок: какую одежду он будет носить, какой стиль поведения будет им выбран, какого цвета будут некоторые элементы его одежды, запахи, манера поведения. В то же время нужно представить себе как будут выглядеть его окружение, сотрудники, во что они будут одеваться, и как будут перемещаться в процессе выполнения заданий. А каким будет предприятие? Как оно будет выглядеть внешне, какие растения будут посажены внутри и снаружи, и чем оно будет отличаться от находящихся рядом зданий и сооружений, как оно будет восприниматься внешней и внутренней средой.

По истечении времени игроки делятся своими мечтами. В зависимости от многих факторов не все принимают эту игру. Некоторые предпочитают не закрывать глаза совсем, может быть из-за недоверия к неизвестному, может в силу духа противоречия, а может быть только потому, что не привыкли находиться в роли ведомого. Но уже то, что основная часть игроков принимает игру, говорит о том, что люди могут быть управляемыми, согласны на перемены и готовы что-то делать для их воплощения в реальность. Можно надеяться, что это уже может являться одним из этапов продвижения к результативному управлению.

Интересно то, что ни один игрок не представляет себя в виде бездомного, ищущего себе средства существования в городских помойках. Как правило, представляемые офисы не выглядят как арендованные полуподвальные помещения в полуразвалившихся строениях, а мебель – поломанной, с покосившимися стульями, на которых восседают прокуренные и наглые секретари. Совсем наоборот. Тот, кто принимает игру – мечтает. И мечта эта, как в детстве, рисует в воображении удивительные картинки – солидные здания из современных материалов с элементами архитектуры эпохи Возрождения или что-то другое, навеянное либо уже увиденными картинками, либо фантазией, но базирующейся на какой-то полученной ранее информации. И такие картинки действительно очень привлекательны, и именно они способны направить некоторых людей на достижение несбыточных идей, воплощение их в реальность. К сожалению, не каждому удается выдержать нагрузку воздействия различных факторов, способных усилить или, наоборот, сладить остроту мечты на пути ее преобразования в реальность. Тот, кто способен увидеть свою мечту уже является потенциальным кандидатом на руководство проектом или хотя бы одним из его заданий. Именно так нужно мечтать о проекте, о его результатах.

О чем можно мечтать?

1. О запоминающемся проведении международного конкурса Евровидение в Киеве в 2005 году

2. Об оживлении сел Крыма и привлечении летом отдыхающих на праздник Лаванды, Персика или Караимской Кухни

3. Об обучении студентов менеджеров факультета управления, силами, как профессоров родного университета, так и университетов Европы, Америки

4. О ежегодном проведении фестиваля салютов и фейерверков в августе месяце

5. О создании ассоциации специалистов, ответственных за развитие человеческих ресурсов

6. Об издании нового современного учебника с приложениями в виде слайдов, компакт – дисков, сборников задач и методических материалов для преподавателей и студентов

7. О реконструкции стадиона

8. О полете в космос

9. О возрождении автомобилестроительного завода и выпуске самого совершенного автомобиля

10. Об организации и проведении благотворительного концентра и передачи вырученных средств детскому дому

и многом другом, что позволяет изменить мир.

В случае их реализации все эти события могут являться результатами различных проектов.

Определение проекта

Существует множество определений, которые можно дать проекту.

Проект - это что-то, что задумывается или планируется, большое предприятие. (Толковый словарь Вебстера)

Проект – это стремление к достижению специфических целей через уникальный комплекс взаимосвязанных задач и эффективное использование ресурсов. (Jack Gido, James P. Clements. Successful project management. South – Western College Publishing. An Internetional Thomson Publishing Company). 1999. – 405 C. [с. 4]

Проект – это некоторое предприятие с изначально установленными целями, достижение которых определяет завершение проекта. (Свод знаний по управлению проектами, PMI, США)

Проект - это комплексное, не повторяющееся, одномоментное меро­приятие, ограниченное по времени, бюджету, ресурсам, а также четкими указаниями по выполнению, разработанными под потребности заказчика. (Клиффорд Ф. Грэй, Эрик У. Ларсон. Управление проектами: Практическое руководство / Пер. с англ. - М.: Издательство «Дело и Сервис», 2003. – 528 с. [с. 16]

Проект - это отдельное предприятие с определенными целями, часто включающими в себя требования по времени, стоимости и качеству достигаемых результатов. (Английская Ассоциация проект - менеджеров)

Любое приложение усилий может рассматриваться как проект. Проект и работа – синонимы. (Фергус О`Конннэл. Как успешно руководить проектами. Серебряная пуля: Пер. с англ. – М.: КУДИЦ – ОБРАЗ, 2003. – 288 с.)

Проект - это предприятие (намерение), характеризующееся неповторимостью определенной совокупности условий, например:

- задание цели;

- временные, финансовые, человеческие и другие ограничения;

- разграничения от других намерений;

- специфическая для проекта организация его осуществления. (DIN 69901, Германия)

Под проектом понимается система сформулированных в его рамках целей, создаваемых или модернизируемых для их реализации физических объектов, технологических процессов; технической и организационной документации для них, материальных, финансовых, трудовых и иных ресурсов, а также управленческих решений и мероприятий по их выполнению. (Шапиро В.Д. и др. – СПб.: «ДваТрИ», 1996. – 610 с. [41]

Понятие «проект» обозначает комплекс взаимосвязанных мероприятий, предназначенных для достижения в течение заданного периода времени и при установленном бюджете поставленных задач с четко определенными целями. (Всемирный Банк. Оперативное руководство № 2.20 для под­держиваемых проектов)

Проект - это последовательность взаимосвязанных событий, которые происходят в течение установленного ограниченного периода времени и направлены на дости­жение неповторимого, но в то же время определенного результата. (Управление проектом / Фил Бэгьюли. - Пер. с англ. В. Петрашек. - M.: ФАИР-ПРЕСС, 2002. - 208 с.: ил. - (Начальная школа бизнеса)).

Проект как средство достижения целей

Любой проект создает изменения, влияющие на преобразование, модификацию и трансформацию мира, в котором мы живем. Сегодня во всех странах мира предприятия находятся в состоянии постоянной реализации проектов. Эти проекты могут быть очень маленькими и касаться одного человека – роста его карьеры, повышения квалификации, проведения отпуска, изучения специфики работы нового оборудования и др. Другие проекты касаются групп людей, объединенных общими целями, и могут быть направлены на изучение поведения волков в лесах Сибири, организацию и проведение спортивных соревнований или подготовку пловца к следующим олимпийским играм, создание новой услуги или продукта на предприятии, реконструкция цеха и многое другое. Также проекты могут быть направлены на решение тех задач, которые волнуют население всего земного шара. Это может быть разработка механизмов борьбы с терроризмом, запуск космического корабля с интернациональной командой, решение проблемы безопасности ядерных реакторов или создание лекарства против СПИДа, а также другие проекты, в результатах которых нуждается человечество.

Осуществляясь локально – в каком либо подразделении предприятия, в какой – либо части страны или мира, проект может иметь определенное воздействие не только на непосредственных участников, поставщиков или потребителей, а и на независимые группы общества. Часто это определяет яркий успех или неуспех проекта. Как, например, победа Русланы на международном конкурсе Евровидение дает повод многим Украинцам гордо думать и говорить, что «Это мы победили!». Каждая золотая медаль на Олимпиаде приносит удовольствие даже тем, кто не имеет никакого отношения к спорту и лишь случайно узнает о победе и с гордостью доказывает собеседникам, что «... если бы судьи не засудили (кого-то) у нас было бы гораздо больше медалей». При этом яркие неудачи тоже дают повод отреагировать на них в зависимости от предпочтения к объекту.

Для осуще­ствления любых проектов необходимы прежде всего желание, умение видеть проблемы и понимать их, творческий подход, неутомимая энергия и деловая ак­тивность. Проекты, направленные на решение полезных, хороших, нужных мирному населению задач живут рядом с другими проектами, которые, не смотря на приносимый ими вред обществу, тоже имеют все признаки и характеристики проекта и направлены на определенный результат. Пока в обществе существует зависимость от легкой (но иногда опасной) наживы за счет производства и использования оружия, распространения наркотиков, уничтожения поселений и даже стран с последующими работами по их восстановлению, будут существовать проекты, направленные на достижение разрушительных целей, создающие трагедию, разрушение, уничтожение.

Учебная дисциплина «Управление проектами направлена на изучение механизмов управления проектами, которые носят позитивный характер и являются средством преобразования окружающего мира в направлении его улучшения, усовершенствования, развития. Такие преобразования доступны каждому человеку, предприятию, государству, союзу государств, всему мировому сообществу. Проекты стали частью повседневной жизни, ее стилем и образом. И для более успешной реализации проектов необходимо применять современные средства управления проектами, которые позволяют добиться более высокой эффективности в процессе их реализации.

Важность проектов состоит в том, что они позволяют создавать что-то новое, а тем самым способствуют развитию личности и групп, участвующих в работе по подготовке, реализации и управлению проектом, они направлены на выявление и активизацию внутренних ресурсов, а также их эффективное использование. Индивидуум использует проекты для повыше­ния качества жизни, предприниматель - как средство планирования, определения основных направлений использования ресурсов организации и получения более высоких результатов деятельности. Государство – для решение проблемы повышения уровня благосостояния граждан иногда совокупностью проектов, реализуя программу социально – экономического развития общества.

В результате проекты могут рассматриваться как направляющее средство достижения поставленных целей, специфический вид деятельности, направленный на поддержку задач развития, способствующих достижению успеха и расширению деятельности различных по масштабу, форме и виду деятельности организаций, неза­висимо от их целей, выпускаемой продукции или видов предоставляемых услуг.

Сокращаются сроки выполнения проектов, повышается качество результатов, все более привлекательным становится сотрудничество, в том числе международное, в процессах достижения целей, отодвигая на задний план жестокую конкуренцию. В современных усло­виях перемены и проекты, способствующие им, носят глобальный характер, несмотря на то, что могут решаться задачи по устранению проблем на местном или национальном уровне.

Информационная эра характеризуется тем, что возникновение чего-то нового и полезного для использования или применения в одной стране мгновенно становится известным всему миру и организациям, ориентированным на удовлетворение потребности кли­ентов и уважающим их желания, необходим механизм, средства, позволяющие успеш­но и быстро решать стоящие перед ними задачи по применению полученных результатов для своих нужд, для реализации потребительских запросов.

Проекты являются таким средством, механизмом, способом, посредством которого можно более быстро и эффективно реагировать на изменения, активизировать использование ресурсов управлять временем и процессами для достижения поставленных целей.

Сущность любого проекта заключается в активной разнохарактерной управляемой деятельности. Но для того что­бы он увенчался успехом, необходимо тщательное и проду­манное управление им, служащее гарантией эффектив­ности деятельности и ее направленности на достижение общей конечной цели. Не совершенство руководства проекта может привести к срыву и не достижению поставленных целей, не своевременному его завершению или не рациональному использованию ресурсов, превышению затрат на его выполнение и неудовлетворенность участников проекта работой и его существованием вообще. Причины неудач должны быть проанализированы и приняты во внимания для недопущения их в других проектах, если эти неудачи не оттолкнут команду от такой деятельности вообще в будущем.

Успешное решение задач проекта возможно при профессиональном эффективном управлении. Следовательно, вся ответственность за результаты лежит на руководителе, его умении творчески мыслить, активизировать деятельность участников проекта, целеустремленно воздействовать на необходимые преобразования и организовать четкую и налаженную работу по выполнению задач, направленных на результат, соответствующий поставленным целям. Для этого необходимо испытывать потребность и жела­ние руководить проектом, уметь это делать и постоянно учиться, независимо от того, есть или нет опыт такой работы.

Проекты могут затрагивать любые области жизни и давать как осязаемые, ощутимые, вещественные результаты, так и результаты, которые могут влиять всего лишь на внутреннее состояние человека, группы лиц, общества, мирового сообщества.

Покупка домашнего компьютера для студента или создание специализированной компьютерной лаборатории для использования ее при обучении студентов менеджеров дают реально ощутимый результат в виде конкретных единиц компьютерной техники. А осуществление политики необходимости компьютерной грамотности ведет к изменению менталитета отдельных членов общества или групп людей и влечет за собой необходимость реализации следующего, уже вещественного проекта. Производство нового товара дает вещественный результат, а рекламная компания, убеждающая потребителей в необходимости этого товара влияет на желания и предпочтения потребителя и способствует материальному воплощению мечты, сформированной влиянием рекламы.

Ученые медики в Англии обеспокоены увеличением веса англичан и активно реализуют политику объяснения вреда для здоровья лишнего веса, особенно в результате употребляемых сладостей. При этом пищевики совместно с химиками и медиками работают в направлении максимально возможного исключения из продуктов питания компонентов, способствующих ожирению.

Во Франции реклама активно борется с курением. А в Финляндии для этого используют общественное мнение, когда не только запрещено курение в любых помещениях, в людных метах на улице, а и сформировано особое отношение к курильщикам, как к людям слабохарактерным, безвольным, понимающим, но не желающим или не способным преодолеть в себе эту зависимость.

Проекты, как приводящие к материальным результатам, так и проекты влияния, и их осуществле­ние требуют привлечения для их реализации финансовых и люд­ских ресурсов.

Особенности проектов

Проекты имеют особенности, выделяющие проектную деятельность из других видов управления.