2. Этапы процесса принятия управленческих решений

Согласно изложенной классификации управленческих решений можно дать и системное содержание процесса принятия решений, состав основных его этапов:

1. Уточнение целей развития системы и ее подсистем.

2. Уточнение критериев эффективности управления и развития системы и ее подсистем.

3. Выявление степени достижения критериев по конечным и промежуточным целям развития.

4. Выявление основных причин отклонений в достижении целей и звеньев (уровней) системной иерархии, влияющих на эти отклонения.

5. Установление тенденций и повторяемости причин, вызывающих отклонения.

6. Сравнение возникших ситуаций и причин отклонений с набором стандартных ситуаций и причин, их количественно-качественных оценок с вариантами принятия по ним решений.

7. Выбор варианта управленческого решения, соответствующего возникшей ситуации.

8. Принятие решения по устранению нежелательных ситуаций и причин отклонения и по закреплению положительных изменений в процессах общественного производства.

9. Обеспечение принятого решения документами, организующими его выполнение в соответствующем звене управления.

10. Проверка исполнения принятого решения и результатов его воздействия на достижение промежуточных и конечных целей развития подсистем и в целом системы.

Каждый из перечисленных этапов процесса принятия управленческих решений имеет свою специфику, учитывает взаимодействие всех подсистем управления приведенной классификации, а также содержание всех групп классификации управленческих решений.

Содержанием первого этапа является четкое уяснение управленческим персоналом каждого уровня системной иерархии общей цели развития системы и целей руководимой этим персоналом подсистемы. В экономической литературе аналогичный этап называется как «уяснение проблемы и определение целей решения», определение задачи (целей), выяснение проблемы и определение цели, «предварительная формулировка задачи (проблемы), определение целей организации».

Как видно из перечисленных понятий, речь идет о целях не только и не столько принятия решений, сколько о целях развития организации, системы. С этим нельзя не согласиться. Цели принятия решений, безусловно, подчиняются целям развития системы.

Основная цель развития общества не статична, она постоянно изменяется по форме и содержанию. Эта ее динамичность значительно усложняет проблему, требует постоянного обновления промежуточных целей, связей между ними, нарушает сформировавшиеся закономерности, порождает новые. Все это в совокупности приводит к необходимости рассматривать процесс управления на всех его этапах, не исключая и процесс принятия решений как научный, творческий процесс. При этом, естественно, цели этапов подготовки и принятия управленческих решений подчинены целям развития системы и ее подсистем.

Второй этап процесса принятия решений, как и первый, является в какой-то степени подготовительным, общим не только для принятия решений, но и для всех приведенных ранее функционально-методических подсистем.

Отмеченная в первом этапе динамичность целей развития системы и ее подсистем, их содержания и закономерностей связей между ними оказывает существенное воздействие и на выбор критериев их достижения. Конечно, эти проблемы проявляются не оперативно, не одновременно на всех уровнях системной иерархии общественного производства, а от конечных целей к промежуточным, последовательно по технологическим звеньям отраслей народного хозяйства, охватывая периоды от 2-3 до 5-10 лет.

Меньший период касается отраслей народного хозяйства, выпускающих предметы потребления, непосредственно решающих задачи, вытекающие из главной цели развития общества. Больший период охватывает перерабатывающие и добывающие отрасли промышленности. При этом анализ позволяет выявить наличие тенденции роста темпов обновления потребностей по мере приближения технологических процессов от добывающих отраслей промышленности к перерабатывающим и особенно к удовлетворяющим потребности человека.

В этой связи при использовании одних и тех же показателей в качестве базы для критериев эффективности управления и развития системы и ее подсистем необходимо для отмеченных отраслей народного хозяйства учитывать разницу в динамике совершенствования производства. В первую очередь эта разница находит отражение в показателях и критериях оценки процессов внедрения новой техники, в частности разработки, освоения и внедрения новых высокоэффективных технологических процессов и видов продукции.

На основе отмеченной выше тенденции возникает возможность прогнозировать изменение требований к выпускаемой продукции на 5-10 лет в перерабатывающих и добывающих отраслях, имея информацию о тенденциях потребностей человека в текущий и оперативные периоды времени. Все это соответственно осуществляется на основе технико-экономических показателей и базирующихся на них критериях управления.

Таким образом, учитывая динамичность целей и содержания развития общественного производства, сдвиги во времени и неодинаковую продолжительность временных периодов, в течение которых происходит в разных отраслях обновление выпускаемой продукции, оказываемых услуг и потребностей общества, уточнение критериев эффективности и развития общественного производства во всех его звеньях становится настоятельной необходимостью. Тем более этот вопрос важен для каждой из функционально-методических подсистем управления, одной из которых является принятие решений, поскольку здесь на основе системы технико-экономических показателей, критериев и ограничений обеспечивается функционирование объекта (системы) управления в соответствии с объективно действующими экономическими законами.

Третий этап, в отличие от двух предыдущих, практически является уже начальным этапом процесса принятия решений. Именно с момента оценки степени достижения критериев эффективности управления и развития всех систем и ее пространственно-объектных подсистем, с момента выявления отклонений фактических значений технико-экономических показателей от планируемых, осуществляется фиксация необходимости принятия решений. Безусловно, здесь возникает необходимость методического обоснования границ количественного отклонения показателей, превышение которых требует вмешательства управленческого персонала, соответствующего принятия решений, привлечения того или иного уровня системной иерархии.

Решение задачи выявления степени достижения критериев, как по конечным, так и по промежуточным целям развития системы усложнено динамичностью изменения содержания этих целей. На каждом последующем этапе (временном периоде) развития системы одинаковые с предыдущими этапами количественные результаты будут характеризовать неодинаковую степень достижения критериев развития. Это соответственно будет оказывать влияние и на принятие управленческого решения.

Четвертый этап практически решает проблему выявления ситуаций, приведших к появлению отклонений фактического развития общественного производства от требуемого в соответствии с задачами, определенными поставленными целями развития общества. Поиск таких ситуаций, выявление отклонений целесообразно вести методом дедукции - от общего к частному. Иными словами, вначале должен быть установлен факт наличия отклонения в достижении общей цели развития системы каждого уровня - от высшего к низшему: народное хозяйство, отрасль, предприятие.

В дальнейшем происходит расчленение общего отклонения по составляющим. Здесь большое значение имеет установление приоритета отклонений, по которым необходимо оперативно принять решения, осуществить управленческое воздействие. Рассматривая состав количественно-качественных показателей, характеризующих развитие общественного производства в условиях отрасли, ее предприятий, очевидно, приоритет следует отдать совокупности показателей и критериев, позволяющих судить о выполнении или невыполнении заказов потребителей (планов поставок в соответствии с заключенными договорами). И только на этой основе производят дальнейшую детализацию отклонений по причинам их возникновения.

Следующим шагом активного поиска причин отклонений комплекса рассмотренных подсистем управления, по-видимому, явится анализ качества выпущенной продукции или оказанных услуг, соответствие его государственным, перспективным или мировым стандартам. И только после этого целесообразно рассматривать отклонения и их причины по выполнению планов по объему производства в номенклатуре продукции.

В экономической практике традиционно была принята, как известно, обратная, в отличие от приведенной, последовательность рассмотрения результатов деятельности предприятий, объединений, отраслей, сохранившаяся до сих пор. Соответственно и принятие решения подчиняется этой последовательности, что в итоге по-прежнему не позволяет обеспечить всей системе управления достижения конечной цели развития общества. Предложенная очередность анализа отклонений и ориентации принятия решений на достижение конечных народнохозяйственных результатов позволяет устранить отмеченный не достаток.

Кроме выявления причин отклонений в получении конечных результатов по повышению благосостояния и всестороннему развитию каждого члена общества, возникает необходимость исследовать причины отклонений в достижении условий их получения - обеспечение непрерывного роста и совершенствования производства. Сюда относятся отклонения показателей уровня использования трудовых и материальных ресурсов, производственных мощностей и причины, их обусловившие. При количественной ограниченности отмеченных исходных ресурсов непрерывный рост и совершенствование производства возможны только на основе снижения их расхода, повышения их удельной отдачи. Соответственно и управленческие решения ориентируются на достижение этой цели.

Важнейшей задачей в процессе подготовки решений на основе вы явленных причин отклонений по всем перечисленным результатам и исходным условиям их получения является распределение принятия каждого решения во времени и по уровню системной иерархии. Эти вопросы весьма специфичны, сложны и будут рассмотрены ниже.

На пятом этапе устанавливается, случайны или закономерны причины, приведшие к отклонениям в развитии, каковы тенденции их изменения (затухают они, прогрессируют или имеют маятниковый характер). При этом широкое применение находят математические методы исследования. Этот этап фактически определяет направленность принимаемого решения по каждому отклонению, поиск стандартных решений и выбор варианта управленческого решения.

Здесь решается задача классификации управленческих ситуаций, причин, породивших их и вызвавших отклонения, рассмотренные в предыдущем этапе, уровней системной иерархии, которым свойственны эти ситуации, и варианты управленческих решений для каждой ситуации и каждого иерархического уровня. Следует отметить, что этот этап находится в постоянном развитии. Классификации управленческих ситуаций, причин, их порождающих, и вариантов управленческих решений, свойственных каждой ситуации, разрабатываются на основе анализа больших объемов информации о ходе процесса развития общественного производства, о фактическом содержании основных этапов управления этим развитием. Такой анализ проводится для взаимосвязанных систем разной сложности (приведенных ранее пространственно-объектных подсистем). Отмеченные классификации дополняются и обновляются информационно в соответствии с изменяющимся содержанием развития общественного производства, динамикой его целей, естественным в этих условиях появлением диспропорций, порождающих ситуацию и причины отклонений в развитии производства.

На шестом этапе на основе сформированной в предыдущих пяти этапах информации производят сравнение фактических ситуаций, приведших к отклонению от поставленных целей развития системы и ее подсистем, с контрольными, стандартными ситуациями. Изучают количественные оценки управленческих решений по стандартным ситуациям, рассматривают варианты этих решений. Необходимая для этого информация может иметь либо структурно-графическое оформление, либо табличное. Безусловно, наиболее перспективным является решение этой задачи с использованием современных средств вычислительной техники, экономико-математических методов.

На этом этапе анализируют, какие последствия имели те или иные варианты принятых решений, выявляют соответствие количественно-качественных оценок этих решений результатам их реализации по каждой сравниваемой ситуации. Наряду с подготовкой конкретных управленческих решений по анализируемым ситуациям и породившим их причинам здесь происходят уточнение и обновление массивов стандартных ситуаций и количественно-качественных оценок по ним, используемых при принятии решений.

На седьмом этапе, в отличие от пятого и шестого, где решалась за дача не только по подготовке управленческих решений, требующихся в процессе оперативного вмешательства в ход развития общественного производства, но и текущего, и перспективного обеспечения системы принятия решений, осуществляется оперативный выбор вариантов управленческих решений.

По каждой ситуации, по отклонениям показателей, характеризующих уровень общественного производства, степень достижения критериев управления по конечным и промежуточным целям, осуществляется обоснование выбора того или иного варианта управленческого решения. При этом производимый перебор вариантов по каждой ситуации идет в направлении последовательного удовлетворения следующим условиям:

- определенности ожидаемого воздействия на конечные или промежуточные результаты развития;

- определенности воздействия на уровень использования исходных ресурсов и мощностей;

- конкретности лиц или коллективов - исполнителей принимаемого решения.

Восьмой этап является логическим завершением седьмого этапа. Здесь непосредственно происходит принятие управленческого решения. Как уже отмечалось, эти решения могут касаться как положительных, так и отрицательных отклонений. Характер решений может быть самым разнообразным. Однако все они упорядочиваются благодаря применению использованного в исследовании метода, позволившего дать взаимосвязанные классификации подсистем управления и управленческих решений.

Наряду с перечисленными в седьмом этапе условиями выбора вариантов решений непосредственное принятие решений касается практически обязательного отражения его содержания и ожидаемых действий в двух ведущих методах управления - планировании и стимулировании. Здесь уместно напомнить об их ведущей роли в системе управления.

При внимательном рассмотрении сущности управленческого решения, его принятия нельзя не обратить внимания, что оно практически по любой из ситуаций находит воплощение в одном из видов планов - оперативном (календарном), текущем (технико-экономическом) или перспективном. Иными словами, принятие управленческого решения направлено на корректировку или разработку какого-либо из планов развития общественного производства.

Учитывая, что отмеченные управленческие решения зачастую принимаются в условиях принятых к исполнению текущих планов, сбалансированных по всем видам ресурсов, их изменение требует дополнительного экономического стимулирования исполнителей производственного процесса либо усиления их ответственности за обеспечение достижения требуемых параметров развития производства. Поэтому управленческое решение, оформляемое, с одной стороны, как новое плановое задание, с другой - должно характеризовать, какую меру поощрения или ответственности будет нести исполнитель этого задания за его выполнение или невыполнение. На этом же этапе решаются вопросы о необходимости совершенствования нормативной базы планирования, методов планирования, стимулирования, хозяйственного расчета и коммерческих взаимоотношений.

На девятом этапе осуществляется закрепление принятых решений в соответствующих документах. Эти документы носят директивный характер плановых заданий, утверждаемых руководителем управляемой системы, а также стимулирующе-санкциональный характер хозяйственных договоров. В них находят воплощение перечисленные в седьмом этапе условия.

Десятый, завершающий, этап процесса принятия решений играет роль обратной связи, как в этом процессе, так и во всей системе управления. Здесь, с одной стороны, осуществляется контроль выполнения принятых решений исполнителями процессов общественного производства, а с другой - контролируется степень достижения промежуточных и конечных целей развития под воздействием принятых решений. Фактически на этом этапе проверяется соответствие количественно-качественных оценок решений, принятых по возникшим ситуациям, результатам их воздействия на развитие общественного производства. В случае их не соответствия и продолжающихся отклонений в ходе развития объекта процесс подготовки и принятия управленческого решения повторяется с шестого этапа.

Таким образом, принятие решений в системе управления является важным самостоятельным этапом. Обеспечение единства этапов принятия решения и остальных этапов процесса управления развитием общественного производства требует применения типового подхода в исследовании систем управления. Разработка классификации подсистем управления служит основой классификации управленческих решений.

Этапы процесса принятия управленческих решений системно охватывают все этапы процесса управления и основываются на содержании классификаций подсистем управления и принятия решений. Важнейшие методы управления - планирование и стимулирование, опосредованно отражающие в системе управления общественным производством действие объективных экономических законов, обеспечивающих достижение конечной цели развития общества, являются и основными методами реализации принимаемых управленческих решений.