2.2. Унификация организационно-распорядительной документации

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее - УСОРД) является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в организационно-распорядительной деятельности организаций всех организационно-правовых форм (далее - организации).

Цель разработки УСОРД заключается в проведении унификации и сокращении видового разнообразия форм организационно-распорядительных документов (далее - ОРД). Использование УСОРД в деятельности организации способствует оперативному решению управленческих задач, снижению трудовых и материальных затрат на работу с документами, повышению качества организационно-распорядительной документации и сокращению объема документооборота.

Основополагающим документом для разработки УСОРД является Государственный стандарт Республики Беларусь 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения», устанавливающий требования к разработке, согласованию и утверждению унифицированных систем документации (УСД).

В ОРД выделяют три группы документов:

• организационные (устав организации, положение об ор­ганизации (структурном подразделении), структура и штат­ная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция);

• распорядительные (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание);

• справочно-информационные (письмо, акт, записки (объяснительная, служебная, докладная), справка (личная, служебная), протокол, телефонограмма, телеграмма и др.).

В состав УСОРД входят:

Государственный стандарт 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов и пояснительная записка по его применению;

Альбом унифицированных форм ОРД.

2.3. Виды документов. Оригинальность и подлинность документа. Юридическая сила.

Виды документов:

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Документы классифицируются по различным признакам:

1. служебные и личные

Служебные документы исходят от имени организаций, предприятий или представляющих должностных лиц.

К Личным относятся документы, созданные отдельными гражданами; (автобиография, заявления, доверенность, расписка, письма, предложения и др.)

2.Организационно-распорядительная документация (ОРД):

2.1 распорядительные - постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности и организационным вопросам, решения, указания и выписки из них;

2.2 организационные - положения, уставы, инструкции, правила и должностные инструкции

2.3      справочно-информационные — протоколы, акты, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы, телефонограммы, справки;

3. по месту составления:

Внутренние и внешние.

Внутренние документы создает сама организация, предприятие в процессе документирования.

Внешние - приходят извне, от других организаций, предприятий;, учреждений и граждан.

4. По сложности содержания:

Простые и сложные.

К простым относят документы, отражающие один вопрос, одну тему. В сложных содержание посвящено нескольким вопросам, темам.

5. По форме:

Документы могут быть:

индивидуальные, составленные по произвольному признаку;

типовые, представляющие собой текст-образец;

трафаретные, когда часть документа отпечатана заранее (постоянная информация), а часть текста вписывается при его составлении (переменная информация).

6. По стадиям создания.

Документы делятся на оригиналы и копии.

Оригинал - это документ, созданный в первый раз.

Копия - это повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованного в установленном порядке.

Различают несколько видов копий. К наиболее распространённым относятся: выписка - это копия части документа, которая выдается на руки.

Отпуск - полная копия отосланного документа, подшиваемого в дело организации отправителя. Правильность отпуска удостоверяется пометкой реквизитом «Верно» и подписью лица, ответственного за делопроизводство.

Общий вид копий представляет дубликат. Дубликат выдают в случае утери владельцем подлинного документа: аттестата, удостоверения, свидетельства о рождении и т.д.

Оригинальность и подлинность документа. Юридическая сила.

На приобретение документом юридической силы влияют:

1. Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства.

2. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.

Оригинальность документа. Слово "оригинал" происходит от латинского слова "originalis", что означает - первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность.

Нередки "умноженные оригиналы", т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом.

Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками.

Черновик - это документ в предварительной редакции. Черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Беловик - это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати.

Оригиналы служебных документов могут печататься на бланках.

Различают автографы - документы, переписанные или правленые (после перепечатки или переписки) рукою автора.

Подлинность документа. Как синоним слова оригинал употребляется подлинник, что в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.