Сортировка списков и диапазонов
Сортировка предназначена для более удобного представления данных.
Excel предоставляет разнообразные способы сортировки данных. Можно сортировать строки или столбцы в возрастающем или убывающем порядке данных, с учетом или без учета регистра букв. Можно задать и свой собственный пользовательский порядок сортировки. При сортировке строк изменяется порядок расположения строк, в то время как порядок столбцов остается прежним. При сортировке столбцов соответственно изменяется порядок расположения столбцов.
Стандартные средства Excel по умолчанию позволяют сортировать данные по трем признакам (графам таблицы).
Внимание! Перед тем, как производить сортировку, необходимо установить курсор на любую ячейку сортируемой таблицы.
Для демонстрации работы команды Сортировка будет использоваться созданная таблица на листе “Отчет”.
Для сортировки списка наименований товаров в алфавитном порядке необходимо выполнить следующие действия.
Выделить блок ячеек В2:I18. Обратить внимание, что первая графа (№ п/п) таблицы не принимает участия в процессе сортировки, чтобы нумерация строк оставалась неизменной.
Активизировать пункт меню Данные.
Выбрать команду Сортировка.
В окне Сортировать по из выпадающего списка выбрать “Наименование товаров”.
Установить переключатель По возрастанию.
Установить переключатель Идентифицировать поля по в положение Подписям (первая строка диапазона).
Щелкнуть по кнопке Параметры.
Установить переключатель в положение Строки диапазона.
Нажать ОК.
В окне Сортировка диапазона нажать ОК.
Снять выделение с диапазона ячеек в таблице.
В данном случае список отсортирован только по одному признаку сортировки, а строки упорядочены в соответствии с расположением наименований товаров по алфавиту.
Сортировка по нескольким столбцам
Отсортировать список сначала по наименованию магазина, а затем по виду продукции и виду оплаты.
Для необходимо выполнить следующие действия.
На листе “Отчет” выделить блок ячеек В2:I18.
Выполнить команду меню Данные|Сортировка.
В поле Сортировать по выбрать “Наименование магазина” (это поле называется первым ключом сортировки) и установить флажок По возрастанию. В поле Затем по (второй ключ сортировки) выбрать “Вид продукции” и установить флажок По убыванию. В поле В последнюю очередь по (третий ключ сортировки) выбрать “Вид оплаты (нал./безнал.)” и установить флажок По возрастанию. Второй ключ используется, если обнаруживаются повторения в первом, а третий – если повторяется значение и в первом, и во втором ключе.
Установить переключатель Идентифицировать поля по в положение Подписям (первая строка диапазона).
Нажать ОК.
Снять выделение с таблицы и просмотреть результат на экране и сравнить с данными, приведёнными на рис.48.
Аналогичными способами сортируются данные по столбцам таблицы, только при этом в окне Параметры… необходимо установить переключатель Сортировать столбцы диапазона.
Рис.48
Промежуточные итоги
Довольно часто на практике приходится анализировать данные части таблицы или списка по определенным критериям. Для решения этой проблемы Excel предлагает операцию подведения промежуточных итогов. Только после выполнения сортировки данных таблицы можно использовать команду Итоги из меню Данные, чтобы представить различную итоговую информацию. Эта команда добавляет строки промежуточных итогов для каждой группы элементов списка, при этом можно использовать различные функции для вычисления итогов на уровне группы. Кроме того, команда Итоги создает общие итоги.
Команда Итоги создает на листе структуру, где каждый уровень содержит одну из групп, для которых подсчитывается промежуточный итог. Вместо того чтобы рассматривать сотни строк данных, можно закрыть любой из уровней и опустить тем самым ненужные детали.
В качестве промежуточных итогов определить сумму продаж каждого магазина, а также общий итог продаж.
Для этого нужно выполнить следующие действия.
Установить курсор в любую ячейку таблицы с данными.
Выбрать пункт меню Данные|Итоги.
В диалоговом окне “Промежуточные итоги” (рис. 49)
Рис.49
в окне При каждом изменении в: выбрать “Наименование магазина”.
В окне Операция: выбрать Сумма.
В окне Добавить итоги по: выбрать Сумма (проверить, чтобы в остальных полях этой позиции флажки отсутствовали).
Включить флажок Итоги под данными. Если флажок этого параметра установлен, то итоги размещаются под данными, если сброшен – над ними.
Нажать ОК и сравнить результат на экране с рис.50.
Рис.50
Дополнительно к подведенным итогам подсчитать суммы, полученные магазинами за продажу аудио - и видеопродукцию.
Порядок выполнения действий следующий.
Установить курсор в любую ячейку таблицы с данными.
Выбрать пункт меню Данные | Итоги.
В диалоговом окне Промежуточные итоги в поле При каждом изменении в выбрать “Вид продукции”.
В поле Операция выбрать Сумма.
В поле Добавить итоги по выбрать Сумма (проверить, чтобы ничего другого выбрано не было).
Обратить внимание, что в поле Заменить текущие итоги флажок должен отсутствовать. Нажать ОК и сравнить результат на экране с рис.51.
Убрать полученные итоги, предварительно установив курсор в таблицу и выполнив команду Данные|Итоги|Убрать все.
Рис.51