12.2. Формы организационных коммуникаций

Формы организационных коммуникаций разнообразны. В литературе не сложилось единого подхода к их классификации. Основными из них являются выступления, деловой разговор, деловая беседа, деловые совещания, деловые переговоры, семинары, конференции, симпозиумы, презентации, PR – технологии (технологии связей с общественностью).

12.2.1. Выступления, деловой разговор, деловая беседа.

Выступления могут быть официальными и неофициальными, ситуативными или подготовленными заранее. Речь - это тщательно подготовленное официальное выступление. Лекция - выступление преподавателя перед учащимися, слушателями. Доклад - официальное информационное сообщение в связи с конкретным событием или посвященное какому-либо важному вопросу.

В последнее время выделяют презентацию как детально спланированное официальное или неофициальное выступление, отличающееся широким применением мультимедийных средств сопровождения и являющееся по сути коллективным выступлением.

Деловой разговор – это речевой контакт. Он может осуществляться при непосредственном общении, а также с помощью технических средств: телефона, радио, компьютеров, видеотехники. Целью делового разговора обычно является достижение определенной договоренности по рассматриваемым вопросам, принятие соответствующих решений, проведение согласованных действий.

Деловая беседа – предполагает более продолжительный по сравнению с деловым разговором контакт участников для обсуждения заранее запланированных проблем. Беседа может проходить в форме монолога (один говорит, остальные слушают), в форме диалога (двое говорят по очереди), а также в форме многостороннего делового общения. Беседа имеет целью проанализировать возникшую проблему или ситуацию, прозондировать настроение подчиненных, партнеров или потребителей, выработать предложения для взаимоприемлемых решений. Эффективно говорить, т.е. строить речевую коммуникацию, можно на основе соблюдения некоторых требований.

1. Говорить ясно.

2. Готовность к любой ситуации, возникающей во время коммуникации. По сути, это ответы на вопросы:

• кто слушатель?

• что можно и нужно сказать?

• как передать сообщение, построить его?

• когда лучше это сделать?

3. Гибкость изложения мысли и поведения сообразно развитию ситуации.

4. Излагать мысли, идеи возможно просто и адаптируясь к специфике аудитории, избегая излишнего упрощения и поверхностности.

5. Выражаться ярко, т.е. речь должна быть захватывающей, интересной и привлекательной.

6. Быть самим собой, т.е. естественным.

7. Говорить лаконично, ибо слов должно быть ровно столько, сколько необходимо для выражения ваших идей, мыслей, и не больше.

12.2.2. Деловые совещания

Деловые совещания - одна из важнейших форм деятельности руководителя, способ привлечения подчиненных к обмену информацией и выработке управленческих решений по актуальным и наиболее сложным проблемам, возникающим на предприятии.

Достижение целей совещания осуществляется посредством соблюдения его обязательных этапов.

Этап 1. Подготовка совещания, которая включает:

Формулирование целей и задач совещания (решение о целесообразности и необходимости, главная тема совещания, условия, которым должен отвечать конечный результат).

Определение ответственных за подготовительную работу (например, создание рабочей группы по подготовке повестки дня, назначение ответственного за ведение протокола, сбор участников и т.п.).

Составление повестки дня, которая должна включать место проведения, дату, время начала, регламент и длительность совещания, перечень вопросов по предыдущим совещаниям и новые пункты для обсуждения, проект плана действий по всем пунктам, состав участников, применение аудиовизуальных и других технических средств и др.

Этап 2. Проведение совещания, при этом необходимо соблюдать следующее:

• продолжительность совещания;

• регламент: оптимальный регламент - 1 час работы; если требуется больше времени, то через 40 - 45 минут работы требуется 10-15 минут перерыва. Регламент должны соблюдать все участники, независимо от ранга;

• ведение протокола совещания, документа, на основании которого руководитель вправе требовать от участников выполнения порученных им заданий.

Научно доказано, что эффективность совещания зависит от его продолжительности. Чем оно дольше, тем больше снижается работоспособность его участников. Существует так называемый «принцип 120-й минуты». Если вы хотите «протащить» важный для вас вопрос или, наоборот, способствовать неуспеху ваших оппонентов, устройте обсуждение темы с большим количеством людей, в небольшом, плохо проветриваемом помещении, во второй половине дня, лучше под вечер, еще лучше в пятницу, растяните более чем на 2 часа, и дело будет в шляпе.

Этап 3. Принятие решения и подведение итогов совещания.

При подведении итогов совещания необходимо проверить точность протокола, сделать обзор результатов совещания с обязательным освещением следующих вопросов:

• Достигнуты ли цели совещания?

• Эффективно ли использованы возможности?

• Рационально ли было организовано совещание, не было ли допущено пустых трат времени?

Элементами хорошо организованного совещания являются:

1. Четко поставленные цели проведения совещания, ясные для всех участников.

2. Хорошо подготовленные материалы.

3. Повестка дня (а при необходимости - и проект решения) получена всеми участниками и всеми понята.

4. Руководитель и участники выдерживают регламент.

5. Созданы благоприятные условия, атмосфера непринужденности и деловитости, способствующие коллективной работе и выработке коллек­тивного решения.

6. В работе участвуют все присутствующие, всем им предоставлена возможность высказать свое мнение, в том числе особое.

7. Руководитель совещания гибко реагирует на ситуацию.

8. Совещание вовремя началось и вовремя закончилось.

Симпозиум (конференция) – это совещание по какому либо значимому вопросу (обычно научного характера). Целью является свободное, творческое обсуждение важной для науки и практики проблемы, сближение позиций участников или, наоборот, выявление противоречий в их подходах.

Семинар, подобно симпозиуму, также представляет собой совещание по значимой научной или прикладной работе. Однако, в отличие от симпозиума, главная цель семинара – учебная. Участники семинара под руководством преподавателя ведут обсуждение заранее подготовленных ими тематических сообщений.