Глава 13. Консульская легализация документов и проставление апостиля

13.1. Для чего нужны консульская легализация документов

и проставление апостиля?

Документы, выданные и имеющие юридическую силу на территории одного государства, могут быть использованы на территории другого государства только после их соответствующего удостоверения - консульской легализации либо апостилирования (проставления апостиля), если иного не предусмотрено международными договорами, участниками которых являются государства. Оба из указанных способов легализации иностранных официальных документов являются на сегодня самыми применяемыми.

Консульская легализация - это подтверждение соответствия документов законодательству государства их происхождения, которое представляет собой засвидетельствование подлинности подписи должностного лица, его статуса и в надлежащих случаях печати уполномоченного государственного органа на документах и актах с целью использования их в другом государстве.

13.2. Где и кем осуществляются консульская легализация

и проставление апостиля?

Легализация иностранных документов, предназначенных для использования на территории РФ, может быть осуществлена как на территории того государства, где эти документы выданы, так и непосредственно в Российской Федерации. В первом случае документ сначала заверяется в Министерстве иностранных дел (МИД) либо ином уполномоченном органе государства, на территории которого выдан документ, а затем легализируется в консульском учреждении РФ в данном государстве. Во втором случае иностранный документ сначала заверяется в дипломатическом представительстве или консульском учреждении того государства, на территории которого был выдан документ, а затем легализуется в Департаменте консульской службы МИД России.

И в том, и в другом случае при необходимости может быть потребован нотариально заверенный перевод документа на русский язык. В обоих случаях процедура легализации является достаточно сложным процессом, требующим значительных затрат, да и к тому же она не является совершенной. Так, документ, прошедший такую многоступенчатую и трудоемкую процедуру, оказывается действительным только для государства, консульская служба которого его легализовала.

В целях упрощения процесса признания иностранных документов в 1961 г. в Гааге (Нидерланды) была подписана Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов. Данную Конвенцию еще называют Гаагской конвенцией. Для Российской Федерации Гаагская конвенция вступила в силу 31 мая 1992 г. Действия Гаагской конвенции распространяются на официальные документы, которые были совершены на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территории другого договаривающегося государства. К таким документам согласно ст. 1 Гаагской конвенции относятся:

- документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;

- административные документы;

- нотариальные акты;

- официальные пометки, такие как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.

То есть к документам, на которые в соответствии с Гаагской конвенцией проставляется апостиль, относятся, например, следующие документы: об образовании (диплом, аттестат); о гражданском состоянии (документы, подтверждающие, что физические лица являются супругами или близкими родственниками, свидетельства о заключении/расторжении брака); о трудовом стаже (трудовая книжка и др.); свидетельства о нахождении в живых; справки; судебные решения и материалы по гражданским, семейным и уголовным делам; учредительные документы юридических лиц (устав, учредительный договор, свидетельства о постановке на учет либо снятии с учета в налоговых органах) и многие другие документы. Апостиль проставляется, как правило, на копии указанных документов, заверенные в нотариальном порядке, а также на документы, оформленные у нотариуса (доверенности, согласия на выезд детей за рубеж) и т.д.

К документам, на которые не распространяются действия Гаагской конвенции, относятся, например:

- документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами;

- административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции (доверенности на совершение сделок, перемещение товаров через границу, договоры (контракты) о поставке товаров и предоставлении услуг, о выполнении различных работ и расчетов по ним).

В соответствии с Гаагской конвенцией на документах, совершенных компетентными органами одного государства и предназначенных для использования на территории другого государства, проставляется апостиль - специальный штамп, имеющий форму квадрата со стороной не менее 9 см. Образец апостиля в соответствии с Гаагской конвенцией:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ APOSTILLE │

│ (Convention de la Haye du 5 octobre 1961) │

│ 1. Страна............................................................ │

│ Настоящий официальный документ │

│ 2. Был подписан (фамилия) ........................................... │

│ 3. Выступающим в качестве ........................................... │

│ 4. Скреплен печатью/штампом (название учреждения) │

│ 5. В .................. 6. (Дата) ................................... │

│ 7. (Название удостоверяющего органа)................................. │

│ 8. За N ............................................................. │

│ 9. Печать/штамп 10. Подпись ......................................... │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Согласно ст. 5 Гаагской конвенции апостиль проставляется по ходатайству подписавшего лица или любого предъявителя документа. Заполненный надлежащим образом, он удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступило лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ. Подпись, печать или штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого дальнейшего заверения и легализации, а документ, на котором проставлен апостиль, может быть использован в любой из стран - участниц Гаагской конвенции.

Каждое договаривающееся государство назначает с учетом их официальных функций те органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля, о чем уведомляет министерство иностранных дел Нидерландов. Так, в Российской Федерации в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 14 июля 2008 г. N 523 Министерству обороны РФ предоставлены полномочия на проставление апостиля на официальных архивных документах о военной службе (работе) в Вооруженных Силах РФ, Вооруженных Силах СССР и Объединенных Вооруженных Силах СНГ, выдаваемых в Российской Федерации. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 21 июля 1998 г. N 810 Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки предоставлены полномочия на проставление апостиля на официальных документах об образовании, выдаваемых в Российской Федерации.

Легализация и проставление апостиля могут не потребоваться и вовсе, если международным договором предусмотрена отмена или упрощение этих процедур между договорившимися странами. Так, двусторонними договорами о взаимной правовой помощи и Конвенцией о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам от 22 января 1993 г. (с дальнейшими изменениями) предусмотрено, что документы, которые на территории одной из договаривающихся сторон изготовлены или засвидетельствованы учреждением или специально на то уполномоченным органом в пределах их компетенции и по установленной форме и скреплены официальной печатью, не требуют на территории другой договаривающейся стороны какого-либо удостоверения (легализации). В отношении таких документов может быть потребован только их нотариально заверенный перевод.