Подолання комунікативних бар'єрів

Комунікації дуже важливі, тому менеджери розробили низ­ку методів для подолання бар'єрів ефективних комунікацій. Деякі з цих методів охоплюють індивідуальні навики, а інші ґрунтуються на організаційних уміннях.

Індивідуальні навики Організаційні навики

Розвивати вміння слухати; Домагатися мети;

Заохочувати двонапрямлені комунікації; Регулювати інформаційні потоки;

Розуміти мову та значення слів; Розуміти цінність засобів комунікацій.

Поважати позицію одержувача;

Поважати позицію відправника;

Чинники середовища також можуть перервати ефективні комунікації. Як зазначено вище, вплинути на комунікації можуть різні перешкоди, наприклад, перевантаження. У цьому випадку одержувач накопичує більше інформації, ніж може опрацювати і керуватися нею. Зокрема, коли менеджер дає підлеглому багато доручень, і водночас сім'я або друзі доручають йому інші справи, то може виникнути перевантаження й ефективність комунікацій зменшиться.

Заняття 3. “Організація інформаційного забезпечення та комунікаційного процесу”

Навчальні питання:

1. Архітектура системи автоматизованої обробки інформації.

2. Технічне та програмне забезпечення.

3. Організація ділових бесід і переговорів.

Навчальна література: [3], с.435...438, [4 ], с.240...256, [7 ], с.237...242,

[10], с.398...413, [13], с.384...394

ВСТУП

Менеджерам потрібна високо­якісна інформація для прийняття найкращих рішень. Якість інфор­мації залежить від п'яти факторів:

1. Точність. Інформація не повинна містити помилок (відзначимо, що може настати момент, коли вартість підвищення точності інфор­мації переважатиме вигоду).

2. Оперативність. Інформація повинна базуватися на поточних даних.

3. Повнота. Рішення приймаються, коли кількість місць, які мають бути заповнені, зведено до мінімуму.

4. Стислість. Необхідно дотримуватися балансу між повнотою та стислістю, щоб той, хто приймає рішення, міг вловлювати її швидко та легко.

5. Доречність. Необхідно дотримуватися балансу між повнотою та доречністю. Пріоритет має бути відданий інформації, яка дійсно необ­хідна для прийняття рішень.

Сьогодні комп'ютери можуть дуже збільшити якість менед­жерських контор по збору інформації. В той час, як вартість обробки інформації зменшується, точність, оперативність та повнота можуть бути підняті до таких стандартів, які були дуже дорогими ще кілька років тому.

1. Архітектура системи автоматизованої обробки інформації

Найбільше застосовуються комп’ютери в системі обробки даних (СОД). СОД – це система, що накопичує дані, обробляє їх і передає добуту таким шляхом інформацію.

Накопичення даних. Дані – це прості факти. Щохвилини нас "бомбардують" різні факти. Розглянемо деякі з фактів, з якими сти­кається протягом робочого дня робітниця Мура Фентон, яка займа­ється збіркою аудіокасет для корпорації МТД:

• касета, яку вона збирає зранку;

• коробка з шурупами, які вона використовує, майже порожня;

• у Фентон болять зуби, отже, їй треба піти до лікаря;

• 15 разів протягом ранку вона змушена була відкладати касети, бо отвори під шурупи не підходили;

• у Фредді Буса, її контролера, пляма від підливки на краватці;

• виглянувши у вікно, Фентон зрозуміла, що буде дощ.

Для того, щоб зрозуміти, які дані стосуються Фентон, а які ні, не потрібен експерт. Якщо ви хочете мати хороший бізнес, то слід накопичувати (записувати чи вводити в комп'ютер) ті дані, які стосуються вашої справи. Наприклад, контролер Бус складає денний звіт на кожний виріб (вихід продукції), на кожного робітника. Він також щодня або щотижня звітує про кількість вибракуваних касет. І коли до робочого місця Фентон принесли нову коробку шурупів, хтось на складі повинен це зафіксувати. Дані про зубний біль, погоду і пля­ми на краватці контролера, звичайно, не потрібно накопичувати.